技术部门技术档案管理规范详细型工具表单.docVIP

技术部门技术档案管理规范详细型工具表单

一、适用场景与价值说明

本工具表单适用于技术部门在日常项目开发、系统运维、技术研究、人员交接及合规审计等场景中，对技术档案进行规范化管理。通过明确档案的收集、分类、存储、借阅、更新及销毁等全流程要求，可有效解决档案散乱、查找困难、版本混乱、信息泄露等问题，保障技术资料的完整性、可追溯性和安全性，同时为项目复盘、技术沉淀、合规检查提供可靠依据，提升团队协作效率与知识管理水平。

二、全流程操作指引

（一）档案创建与收集

明确收集范围

技术档案需覆盖项目全生命周期及日常工作中的关键资料，包括但不限于：

项目启动类：项目立项申请、可行性分析报告、项目计划书、会议纪要；

设计开发类：需求规格说明书、架构设计文档、数据库设计文档、接口文档、（含注释说明）、测试用例、测试报告；

运维支持类：系统部署手册、运维手册、故障处理记录、功能优化报告；

研究沉淀类：技术调研报告、原型设计、技术方案评审记录、专利/软著申报材料；

其他：人员交接清单、培训资料、合规性文档（如安全评估报告）。

落实收集责任

项目负责人为档案收集第一责任人，需指定专人（如项目助理或技术文档专员）在项目关键节点完成后3个工作日内，完成对应资料的收集与初步整理；日常运维类档案由运维团队每月汇总一次。

资料审核与确认

收集的资料需经项目负责人（或部门技术负责人）审核，保证内容完整、格式规范（如文档命名统一、图表清晰、代码注释完整），审核通过后方可进入下一环节。

（二）分类与编号

分类维度

采用“项目类型+资料性质”双重分类法，保证档案逻辑清晰：

按项目类型：研发类项目（如电商平台开发）、运维类项目（如系统升级改造）、测试类项目（如自动化测试框架搭建）、技术研究类（如新技术预研）；

按资料性质：过程文档（如会议纪要、评审记录）、成果文档（如最终版设计文档、验收报告）、支持文档（如培训资料、工具手册）。

编号规则

档案编号需唯一且可追溯，格式为：公司简称-年份-项目序号-资料类型代码-流水号，各部分含义

公司简称：统一使用公司内部简称（如“JS”代表“技术公司”）；

年份：档案创建年份（如“2024”）；

项目序号：当年项目立项时的唯一序号（如“001”代表2024年首个项目）；

资料类型代码：用两位字母表示（如“YX”代表“需求文档”，“SJ”代表“设计图纸”，“CS”代表“测试报告”）；

流水号：同一项目同一类资料的唯一序号（三位数，从“001”开始）。

示例：JS-2024-001-YX-001（表示2024年首个项目、需求文档、第1份资料）。

（三）存储与保管

电子档存储

存储路径：公司指定服务器（如\服务器名），禁止存储在本地电脑或个人云盘；

版本控制：重要文档需保留历史版本，命名规则为“文件名_版本号_日期”（如“需求说明书_V2.0docx”），最新版本文件名后标注“最新版”；

加密与备份：密级档案（如核心算法代码、未公开技术方案）需加密存储，密码由档案管理员与项目负责人分别保管；电子档每周增量备份、每月全量备份，备份数据异地存储。

纸质档存储

仅存储需长期保存或具有法律效力的原件（如项目合同、验收报告、专利证书）；

使用统一规格档案盒（A4竖装），盒面标注“档案编号+项目名称+资料类型+保管期限”，按编号顺序存放于专用档案柜；

档案柜需上锁，钥匙由档案管理员与部门负责人分别保管，定期检查防潮、防火、防虫情况。

（四）借阅与归还

借阅申请

借阅人需填写《技术档案借阅申请表》（见模板），注明借阅档案编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过7天，特殊情况需部门总监审批）；

密级档案（秘密级及以上）需额外说明借阅必要性，经部门总监及分管副总裁审批。

审批与登记

普通档案：由部门经理审批；

密级档案：由部门总监审批；

审批通过后，档案管理员在《技术档案借阅登记表》中记录借阅时间、借阅人、归还期限，并借出档案（电子档需授权访问权限，纸质档需签字确认）。

归还与检查

借阅人需在到期前归还档案，如需续借需提前2天提交续借申请；

归还时，档案管理员需检查档案完整性（纸质档无缺页、污损，电子档无篡改、病毒），确认无误后登记归还状态；

逾期未归还或档案损坏，需提交书面说明，并根据情节轻重追究借阅人责任。

（五）更新与维护

档案变更

档案内容需变更时，由申请人提交《技术档案变更申请表》，说明变更原因、变更内容及影响范围，经原审批人审核通过后，由档案管理员更新档案并新版本；

原版本档案需保留（标记“已作废”），保证变更可追溯。

定期盘点

档案管理员每月核对电子档与纸质档的一致性（如编号、数量、版本），每季度《技术档案盘点报告》，提交部门负责人审阅；

对缺失或损坏的档案，及时查找原因并补充完善。

（六）销毁与归档

销毁条件

档案保存期限已满