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采购申请与审批流程模板：简化采购管理，提升效率

一、适用范围与应用场景

日常办公采购：如办公文具、设备耗材、IT软硬件等常规物资采购；

生产运营采购：如原材料、零部件、设备维护等与业务直接相关的物资采购；

服务类采购：如咨询、设计、维修、外包服务等非物资类采购；

专项项目采购：如市场活动、工程建设、研发项目等专项物资或服务采购。

无论组织规模大小（初创企业、中小型企业、集团化公司），均可根据实际需求调整审批层级与流程细节，适配不同场景的采购管理需求。

二、全流程操作指南

采购申请与审批流程需严格遵循“需求确认→申请发起→逐级审核→采购执行→验收归档”的逻辑，保证每个环节责任到人、记录可追溯。具体步骤

步骤1：需求确认与申请发起

责任人：需求部门申请人（如行政专员、生产主管、项目负责人等）

操作说明：

明确需求：申请人需提前确认采购物品/服务的具体需求，包括名称、规格型号、数量、用途、预估单价、总价及期望交付时间，保证需求符合部门工作计划且必要。

填写申请单：通过内部OA系统、采购管理平台或纸质表格，填写《采购申请单》（模板见第三部分），详细填写采购信息、预算科目（如“行政办公费”“研发费用”等）及采购理由（如“替换报废打印机”“新产品研发需采购实验材料”等）。

附件准备：如涉及大额采购或特殊物品（如特种设备、进口物资），需附上技术规格书、3家以上供应商报价单、市场调研报告等支撑材料，保证采购依据充分。

输出物：《采购申请单》（含附件）

步骤2：部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（如行政部经理、生产部总监、项目负责人）

操作说明：

审核必要性：确认采购需求是否与部门工作目标匹配，是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等），避免重复采购或过度采购。

审核预算：核对申请预算是否在部门年度/月度预算额度内，若超预算需说明资金来源（如追加预算、专项审批等）。

审核完整性：检查申请单信息是否填写完整、附件是否齐全，对不符合要求的退回申请人补充完善。

输出物：部门负责人审批意见（通过/不通过，需注明理由）

步骤3：财务部门预算审核

责任人：财务部门专员/经理

操作说明：

预算合规性：通过财务系统核对申请预算与部门预算科目是否一致，预算余额是否充足，避免超预算或预算科目错用。

成本合理性：对大额或高频采购，参考历史采购数据、市场价格行情，评估预估单价的合理性，必要时要求申请人补充比价依据。

资金计划匹配：若涉及大额资金支出，需确认是否与公司当期资金计划冲突，避免影响其他业务资金需求。

输出物：财务部门审批意见（通过/调整预算/不通过，需注明理由）

步骤4：采购部门专业审核

责任人：采购部门专员/经理

操作说明：

采购方式确认：根据采购金额、物品类型及公司制度，确定采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购、零星采购等）。例如：

金额≥10万元：需启动询比价或招标流程，至少获取3家供应商报价；

金额＜10万元：可直接通过合格供应商目录采购或零星采购。

供应商资质审核：若为新供应商，需核实其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）及过往合作业绩；若为现有供应商，需评估其履约记录（如交货及时率、质量合格率）。

采购方案优化：对可合并采购的同类物品（如多部门同时采购办公用品），提出整合采购建议，降低采购成本。

输出物：采购部门审核意见（通过/指定供应商/建议调整采购方案）

步骤5：高层审批（根据金额/类型分级）

责任人：分管副总/总经理/采购委员会（根据公司授权制度确定）

操作说明：

审批权限划分：根据采购金额或战略重要性分级审批，例如：

金额＜5万元：由分管副总审批；

5万元≤金额＜20万元：由总经理审批；

金额≥20万元或涉及重大资产采购：提交采购委员会集体审批。

重点事项审核：对战略物资、关键设备或影响公司核心业务的采购，重点审核其与公司长期发展规划的匹配性、投资回报率等。

输出物：高层审批意见（批准/否决，需注明理由）

步骤6：采购执行与订单下达

责任人：采购部门专员

操作说明：

订单制作：审批通过后，根据审核通过的供应商信息及采购要求，制作采购订单（PO），明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式、质量标准等条款，经采购经理审核后盖章/发送给供应商。

订单跟踪：与供应商确认订单接收情况，跟踪生产/备货进度，保证按约定时间交付；若遇延期风险，及时协调供应商或启动备选方案，并通知需求部门。

输出物：采购订单（盖章版/电子版）、订单跟踪记录

步骤7：验收与入库

责任人：需求部门申请人+仓库管理员（如涉及物资入库）

操作说明：

到货核对：物品送达后，申请人与仓库管理员共同核对实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量、外观等），检查包装是否完好。

质量验收：根据技术规格书或质量标准，对物品功能、质量进行测试或检验（如设备需