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采购需求与供应商资质评估工具使用指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业及机构在采购活动中，对采购需求的规范化梳理及潜在供应商的综合资质评估，具体场景包括但不限于：

常规采购项目：如办公用品、生产原材料、设备采购等，需明确需求细节并筛选合格供应商；

新供应商准入：首次合作的供应商需通过全面资质审核，保证其具备履约能力；

跨部门协同采购：涉及多部门需求的复杂项目（如工程服务、IT系统采购），统一需求标准与评估尺度；

预算内紧急采购：在保证合规前提下，快速评估供应商资质，满足紧急需求。

二、操作流程详解

（一）采购需求提报与审核

需求部门发起：需求部门负责人填写《采购需求明细表》，明确项目名称、需求内容（规格、数量、技术参数）、预算金额、交付时间、质量标准及验收要求，提交至采购部。

示例：需求部门“市场部”提报“2024年Q3展会物料采购”，需注明物料清单（展架、宣传册、样品等）、数量、材质要求、预算5万元及展会前10天交付。

采购部初审：采购部核对需求完整性（如是否明确技术参数、预算是否合理）、合规性（是否符合公司采购制度），对模糊需求（如“高质量设备”未明确参数）退回需求部门补充，直至需求清晰可量化。

（二）供应商信息收集与筛选

供应商寻源：采购部通过公开招标、定向邀请、行业推荐等方式收集供应商信息，要求供应商提供基本资料（公司名称、统一社会信用代码、主营业务、联系方式等）。

初步筛选：根据采购需求类型（如货物类需关注生产资质，服务类需关注行业经验），排除明显不符合要求的供应商（如经营范围不含相关业务、处于经营异常状态）。

（三）供应商资质评估

采购部组织需求部门、财务部、法务部（如需）成立评估小组，依据《供应商资质评估表》对筛选后的供应商进行量化打分（总分100分），评估维度及标准

主体资格（20分）：营业执照（经营范围涵盖采购内容，10分）、经营期限（剩余有效期≥1年，5分）、无严重违法失信记录（通过“信用中国”等官方渠道核实，5分）；

专业资质（25分）：行业认证（如ISO9001质量体系认证、相关行业资质证书，10分）、生产/服务能力（如产能报告、服务案例数量，8分）、技术团队（专业资质人员数量及占比，7分）；

业绩与信誉（25分）：类似项目业绩（近3年合作案例数量及客户评价，15分）、合同履约率（无违约记录，10分）；

财务状况（15分）：资产负债率（≤60%，5分）、现金流状况（无重大逾期债务，5分）、纳税信用等级（A级优先，5分）；

服务与成本（15分）：供货周期/服务响应时间（满足需求时间，5分）、售后服务方案（质保期、维修承诺，5分）、报价合理性（与市场均价对比，5分）。

（四）综合评分与结果确认

评分汇总：评估小组独立打分，去掉最高分和最低分后取平均分，形成最终得分。

等级划分：优秀（≥90分，优先推荐）、合格（70-89分，可纳入候选）、不合格（70分，直接淘汰）。

结果确认：采购部将评估结果及推荐供应商名单提交需求部门确认，双方达成一致后进入后续采购流程（如谈判、招标）。

（五）表单归档与记录更新

归档保存：评估完成的《采购需求明细表》《供应商资质评估表》及相关证明材料（供应商资质文件、业绩合同复印件等）由采购部统一归档，保存期限≥3年。

动态更新：对合作中的供应商，每半年更新一次资质信息（如营业执照、认证证书）；对出现履约问题（如质量不达标、延迟交付）的供应商，启动复评，视情况调整合作资格。

三、表单模板结构与填写说明

（一）采购需求明细表

项目名称

2024年Q3展会物料采购

项目编号

CG-202407-001

需求部门

市场部

联系人

*明

联系方式（内部）

内部通讯录查询

预算金额

5万元

需求明细

物品名称：展架（数量：10个，材质：铝合金，尺寸：2m×1m）；宣传册（数量：500册，纸张：200g铜版纸，工艺：覆膜）；样品展示台（数量：3个，材质：木质，带收纳功能）

交付时间

2024年8月15日前

交付地点

展会场馆指定位置

质量标准

展架结构稳固，无划痕；宣传册印刷清晰，无色差；样品台承重≥50kg，抽屉推拉顺畅

验收方式

需求部门现场验收，对照需求明细逐项核对，留存验收单

审批意见

需求部门负责人签字：_________日期：_______采购部负责人签字：_________日期：_______

（二）供应商资质评估表

供应商名称

文化传播有限公司

评估日期

2024年7月10日

统一社会信用代码A0567

联系人

*华

主营业务

展览展示服务、物料设计与制作

类似项目业绩

近3年合作案例5个（如2023年展会物料供应、2022年YY企业展厅搭建）

评估维度

评估项目

评估标准

分值

主体资格

营业执照

经营范围包含“展览展示服务”“物料制作”

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