企业采购审批标准化流程.docVIP

企业采购审批标准化流程工具模板

一、采购审批标准化：企业降本增效的基石

在企业管理中，采购活动是连接资源与生产的核心环节，其审批流程的规范性直接影响企业成本控制、运营效率及合规风险。传统采购审批常因流程不清晰、责任不明确、标准不统一等问题，导致采购周期延长、资源浪费甚至廉政风险。建立标准化的采购审批流程，能够通过明确权责、固化步骤、统一标准，实现采购过程的透明化、规范化和高效化，为企业降本增效、强化内控提供坚实支撑。本工具模板适用于各类大中型企业及中小型规范化管理企业，涵盖从采购申请到付款结算的全流程管控，助力企业构建科学、高效的采购管理体系。

二、标准化流程执行步骤详解

企业采购审批标准化流程需严格遵循“需求导向、分级审批、全程留痕、风险可控”原则，共分为八个关键步骤，各环节环环相扣，保证采购活动有序推进。

（一）采购申请：需求发起的源头管控

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、研发部等）

核心任务：明确采购需求，提交完整申请材料

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公设备、服务外包等），填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途及交付时间等关键信息。

对于采购金额较大或技术复杂的物品（如大型设备、定制化服务），需附《需求说明书》，明确技术要求、验收标准及供应商资质条件（如是否具备特定行业资质、ISO认证等）。

需求部门负责人对申请材料的真实性、必要性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

关键输出：《采购申请表》（含附件《需求说明书》）

（二）采购审核：需求合规性双重把关

操作主体：采购部门、财务部门

审核要点：

采购部门审核：

核查采购需求是否符合企业年度采购计划及预算范围；

判断采购物品/服务是否属于集中采购目录（如企业已制定《集中采购管理办法》），若属于，需通过集中采购流程执行；

确认采购数量、规格参数是否合理，是否存在重复采购或过度采购情况。

财务部门审核：

复核采购预算与预估金额的匹配度，保证未超年度/季度预算指标；

对于预算外采购，需核查是否已履行预算调整审批流程（如提交《预算调整申请表》经总经理办公会审批）。

审核结果处理：审核通过后，流转至下一环节；审核不通过的，需注明原因并退回需求部门重新申请或调整。

（三）采购执行：供应商选择与订单

操作主体：采购部门

操作步骤：

供应商寻源：根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商。优先选择长期合作、信誉良好的战略供应商，保证供应商资质合规（如营业执照、相关许可证、质量体系认证等）。

价格确定：

对于标准化物品（如办公用品、通用耗材），可采用询价方式，至少向3家合格供应商询价，选择性价比最优的供应商；

对于大型设备或复杂服务，需组织招标或谈判，形成《比价/招标/谈判记录》，详细说明供应商选择理由及价格构成。

订单：确定供应商后，采购部门编制《采购订单》，明确物品/服务名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、付款方式、质量标准及违约责任等条款，经采购经理审批后加盖采购专用章，发送至供应商。

关键输出：《比价/招标/谈判记录》《采购订单》

（四）合同签订：法律风险的核心防线

操作主体：采购部门、法务部门（或外聘律师）、分管副总

操作说明：

对于单笔采购金额达到企业规定标准（如5万元及以上）或采购周期超过3个月的项目，需签订正式《采购合同》。

采购部门根据《采购订单》拟定合同文本，法务部门对合同条款（如付款条件、违约责任、知识产权归属、争议解决方式等）进行合法性审核，避免法律漏洞。

合同文本经采购部门、法务部门负责人审核后，提交至分管副总及总经理审批（审批权限根据企业《授权管理办法》确定）。

审批通过后，由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章，合同正式生效。采购部门将合同复印件分送需求部门、财务部门及仓库备案。

关键输出：《采购合同》（正本+副本）

（五）订单跟踪：保证交付及时准确

操作主体：采购部门

操作说明：

采购专员根据《采购订单》约定的交付时间，提前与供应商确认生产/备货进度，保证供应商按时履约。

若出现可能延迟交付的情况（如供应商生产故障、物流异常），采购部门需立即启动应急方案，如联系备用供应商、协商交付时间调整等，并及时通知需求部门。

物品/服务送达后，采购部门核对送货单信息（名称、规格、数量、批次号等）与《采购订单》是否一致，确认无误后通知需求部门进行验收。

关键输出：《订单跟踪记录表》

（六）入库验收：质量与数量的双重确认

操作主体：需求部门、仓库管理部门、质检部门（如需）

验收标准：

数量验收：仓库管理员根据送货单清点物品数量，保证与采购订单一致；若出现数量不符，需当场在送货单上注明差异，并由供应商签字确认。

质量验收：

对于标准化物品