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技术文档编写与审核规范指南
一、引言
技术文档是产品研发、团队协作及知识沉淀的核心载体，其质量直接影响项目推进效率、团队沟通成本及后续运维质量。为统一技术文档的编写标准、规范审核流程，保证文档内容的准确性、完整性与可读性，特制定本指南。本指南旨在为技术团队提供一套标准化的文档管理框架，覆盖从文档规划到最终发布的全生命周期，助力提升文档价值与团队协作效能。
二、适用范围与核心价值
（一）适用场景
本规范适用于以下技术文档类型：
需求类文档：产品需求规格说明书（PRD）、用户需求调研报告、需求变更申请单等；
设计类文档：系统架构设计文档、数据库设计说明书、接口设计文档、UI/UX设计规范等；
开发类文档：开发计划、测试方案、测试报告、部署手册、故障排查指南等；
运维类文档：系统监控配置文档、备份恢复方案、应急预案、运维操作手册等；
知识沉淀类文档：技术总结报告、最佳实践文档、培训教材、API使用文档等。
（二）核心价值
统一标准：规范文档格式、术语与结构，减少理解偏差；
提升效率：明确编写与审核流程，缩短文档迭代周期；
保障质量：通过多环节审核，降低内容错误与遗漏风险；
知识复用：形成标准化文档资产，支撑团队快速交接与项目复用。
三、标准化编写与审核流程
（一）文档编写前准备
明确目标与受众
确定文档核心目标（如指导开发、支撑运维、培训用户等）；
分析受众背景（如开发人员、产品经理、运维人员、终端用户），调整内容深度与表述方式。
规划文档结构
根据文档类型，参考模板框架搭建目录（如需求文档需包含“背景目标、功能描述、非功能需求、验收标准”等模块）；
保证逻辑层级清晰，一级标题、二级标题、三级标题需明确区分。
收集与整理素材
梳理需求来源（如产品原型、用户反馈、业务规则）、设计依据（如技术选型报告、架构图）、测试数据（如用例、结果）等；
核对素材的准确性与时效性，避免使用过时信息。
（二）文档编写规范
内容要求
完整性：覆盖文档目标所需的所有关键信息，无重大遗漏（如需求文档需明确“功能边界、异常场景、数据字典”）；
准确性：数据、图表、代码示例需经过验证，与实际产品/系统一致；
逻辑性：章节内容需前后连贯，结论需有论据支撑（如架构设计需说明“为何选择该技术栈”）；
可读性：语言简洁易懂，避免歧义；专业术语首次出现时需标注解释（如“RPC（RemoteProcedureCall，远程过程调用）”）。
格式规范
标题层级：采用“一、（一）1.（1）”三级标题格式，末级标题后不跟标点；
图表规范：图表需有编号（如图1、表1）和标题，编号按章节递增（如“2.1节第一个图为图2-1”）；图表内容需清晰，可在下方添加简要说明；
代码规范：代码片段需标注编程语言（如Java、Python），关键步骤需添加注释；
版本控制：文档首页需标注“版本号、编写人、编写日期、审核人、审核日期”，版本更新时需注明“修订内容说明”（如V1.1修订：新增功能接口描述）。
（三）文档审核流程
审核流程分为“初审-复审-终审”三阶段，各环节职责与重点
环节
参与角色
审核重点
初审
文档编写人（自检）
格式规范性（标题层级、图表编号）、内容完整性（无遗漏章节）、术语一致性（全文术语统一）
复审
相关领域专家
技术准确性（架构设计、接口定义、数据逻辑）、业务合理性（需求与业务目标匹配度）、可操作性（步骤是否可执行）
终审
项目负责人/技术负责人
整体质量评估（是否满足文档目标）、风险控制（是否存在潜在实施风险）、发布合规性（版本信息、审批流程完整）
审核输出：审核人需填写《文档审核记录表》（见第四章），明确“审核意见”“处理结果”（通过/需修改），并签字确认；文档编写人需根据意见逐条修改，修改完成后反馈审核人复核。
四、与示例规范
（一）通用框架
模块
说明
文档信息
版本号、文档名称、编写人、审核人、发布日期、保密级别（如内部公开/机密）
修订历史
记录版本变更信息（版本号、修订日期、修订内容、修订人）
目录
自动，包含一级至三级标题及对应页码
引言/背景
说明文档编写目的、适用范围、参考资料
主体内容
按章节展开（如需求文档分“功能需求、非功能需求、接口需求”等）
附录
补充说明（如术语表、数据字典、图表索引）
（二）常用示例
1.产品需求规格说明书（PRD）模板节选
功能需求
功能模块
功能点
优先级
描述
输入
输出
验收标准
用户管理
用户注册
高
支持手机号+验证码注册，手机号需格式校验，验证码有效期5分钟
手机号、验证码
注册成功提示
1.输入非11位手机号，提示“手机号格式错误”；2.验证码错误/过期，提示“验证码无效”
用户登录
高
支持手机号+密码登录，密码错误次数超过5次，账户锁定30分钟
手机号、密码
登录成功Token
1.密码错
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