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汇报会议召开规定

一、会议召开概述

为规范会议组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本规定。本规定适用于各类内部会议的召开，旨在明确会议申请、准备、执行及后续工作流程，确保会议有序进行。

（一）会议分类

1.**常规会议**：定期召开，如部门周会、月度总结会等。

2.**专项会议**：针对特定事项临时召开，如项目启动会、问题研讨会等。

3.**高层会议**：由管理层主导，涉及全局性决策的会议。

（二）会议目的

1.**信息共享**：传递工作进展、政策动态等。

2.**决策制定**：针对具体问题达成共识或做出决议。

3.**协调协作**：明确跨部门合作事项及分工。

二、会议申请与审批

（一）申请流程

1.**提交申请**：会议发起人填写《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员及预期目标。

2.**部门审批**：部门负责人审核申请表，确认必要性及资源可行性。

3.**综合审批**：涉及多部门或高层参与的会议，需提交至综合管理部门审批。

（二）审批标准

1.**必要性**：会议议题需具有实际意义，避免冗余会议。

2.**时间合理性**：会议时间不宜过长，一般不超过2小时，特殊情况需提前说明。

3.**资源协调**：确保场地、设备、人员等资源到位。

三、会议准备工作

（一）议程制定

1.**明确议题**：根据会议目的，列出具体讨论事项，按优先级排序。

2.**时间分配**：每项议题分配合理时间，预留讨论及休憩环节。

3.**材料准备**：提前收集相关数据、报告等，发送至参会人员预习。

（二）场地与设备

1.**场地选择**：根据参会人数选择合适会议室，确保通风、采光及网络通畅。

2.**设备调试**：提前测试投影仪、麦克风、视频会议系统等，确保运行正常。

（三）参会人员通知

1.**发送通知**：通过邮件、内部通讯工具等方式，提前3天通知参会人员，包含会议时间、地点、议程及需准备的事项。

2.**人员确认**：会议前1天确认参会名单，如有变动及时调整。

四、会议执行规范

（一）开场环节

1.**主持人宣布会议开始**：介绍参会人员及会议主题。

2.**明确规则**：强调发言时间限制、讨论顺序等纪律要求。

（二）议题讨论

1.**按议程逐项推进**：主持人控制流程，确保每项议题得到充分讨论。

2.**记录关键内容**：指定记录人员，详细记录决议、待办事项及负责人。

3.**避免跑题**：如讨论偏离主题，主持人及时引导回正题。

（三）会议结束

1.**总结发言**：主持人回顾会议成果，重申决议及分工。

2.**后续安排**：明确会议纪要的发送时间及跟进事项。

3.**场地清理**：参会人员离场后，检查设备并保持会场整洁。

五、会议纪要与后续跟进

（一）会议纪要编制

1.**内容要素**：包括会议时间、地点、参会人员、讨论要点、决议事项、负责人及完成时限。

2.**格式规范**：使用统一模板，条理清晰，重点突出。

3.**审核发布**：纪要经主持人确认后，通过邮件或内部平台发送至参会人员及相关部门。

（二）任务跟进

1.**责任分配**：明确各项任务的负责人及截止日期。

2.**进度跟踪**：定期检查任务完成情况，如有延迟需及时协调解决。

3.**效果评估**：会议结束后1周内，收集参会人员反馈，优化后续会议组织流程。

六、附则

本规定自发布之日起施行，由综合管理部门负责解释。各部门应遵照执行，如有特殊情况需提前报备。

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**（接上文）**

**三、会议准备工作（续）**

（一）议程制定（续）

1.**明确议题**：根据会议目的，列出具体讨论事项，按优先级排序。除了核心议题，还应考虑加入简短的现状通报或相关背景信息，确保与会者对讨论背景有共同理解。例如，如果议题是关于新办公区域布局的讨论，议程前可加入“公司新办公区概况介绍”作为背景环节。

2.**时间分配**：每项议题分配合理时间，预留讨论及休憩环节。建议为每个议题设定明确的时间范围，如“议题A：讨论XX项目第二阶段计划，时间30分钟”。对于预计讨论热烈的议题，可适当增加时间，但需控制总量，避免会议超时。同时，在议程中明确安排5-10分钟的茶歇时间。

3.**材料准备**：提前收集相关数据、报告等，发送至参会人员预习。材料应简洁明了，突出重点，避免冗长文件。可以采用PPT、PDF或Word文档形式。发送时间应至少提前2天，以便参会者有足够时间阅读和思考。若材料涉及复杂数据，可附带简单的图表或注释进行说明。

（二）场地与设备（续）

1.**场地选择**：根据参会人数选择合适会议室，确保通风、采光及网络通畅。除了物理空间，还需考虑场地的声学效果（是否回声过大）和视野（是否所有参会者都能看清