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对各分包单位资料管理制度

一、总则

在工程项目建设过程中，分包单位作为工程建设的重要参与方，其工程资料的规范性、完整性与及时性，不仅直接反映了其施工管理水平，更对整个工程项目的竣工验收、结算审计、后期运维以及历史追溯具有不可替代的重要意义。为统一标准、明确责任、强化管理，确保各分包单位工程资料能够与工程实体进度同步，真实、准确、完整地反映工程建设实际情况，特制定本管理制度。

本制度适用于参与本工程项目建设的所有分包单位（以下简称“分包单位”），各分包单位在工程资料的编制、收集、整理、报审、归档等各个环节，均须严格遵守本制度的规定。

二、资料管理基本原则

各分包单位在资料管理工作中，必须严格遵循以下原则：

1.真实性原则：工程资料必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、变造、抽撤或弄虚作假。所有数据、记录、图表均应来源于工程实践。

2.准确性原则：资料的内容、数据、图表、签章等必须准确无误，符合相关规范、标准及合同要求。

3.规范性原则：资料的格式、内容、签署、编号、装订等应符合国家、行业及业主、总包单位的统一规定和要求，做到标准化、规范化。

4.及时性原则：工程资料的形成应与工程进度同步，及时收集、整理、编制和报审，不得拖延、积压。

5.完整性原则：工程资料应齐全完整，能够全面反映工程的各个方面和环节，从开工到竣工的全过程资料均应妥善保管，不得遗漏。

6.可追溯性原则：资料的形成、流转、审批、归档等环节应有清晰的记录，确保每一份资料都有迹可循，责任明确。

三、资料管理具体要求

（一）资料的分类与组成

分包单位应根据其承包工程的性质和内容，参照国家、行业相关标准及总包单位的要求，对工程资料进行科学分类。一般应包含但不限于以下主要类别：

1.施工管理资料：包括分包合同、施工组织设计或专项施工方案、施工进度计划、项目部人员配备及资质、施工日志等。

2.技术资料：包括施工图纸会审记录、设计变更洽商记录、技术交底记录、工程测量记录等。

3.物资资料：包括主要材料、设备、构配件的出厂合格证、质量证明文件、进场检验（试验）报告等。

4.施工记录：包括各分项、分部工程的施工过程记录、隐蔽工程验收记录、工序交接检验记录等。

5.试验与检测资料：包括各种原材料、半成品、成品的试验报告，以及施工过程中的各项检测记录。

6.质量验收资料：包括分部分项工程质量验收记录、检验批质量验收记录等。

7.安全与文明施工资料：包括安全技术交底、安全检查记录、安全教育培训记录、文明施工措施等。

8.竣工图及竣工验收相关资料：包括按规定编制的竣工图、竣工结算资料、工程总结等。

（二）资料的编制与提交基本要求

1.格式统一：分包单位应采用总包单位规定的标准表格格式进行资料编制。如无统一格式，应采用国家或行业现行标准格式，并事先报总包单位确认。

2.内容完整：资料的各项内容应填写齐全，不得缺项、漏项。文字表述应清晰、简练、准确。

3.签署规范：资料的编制人、审核人、批准人等相关人员签字必须齐全，并加盖有效印章。签字应清晰可辨，不得代签。

4.编号有序：资料应进行系统编号，编号规则应科学合理，便于查找和管理。总包单位有统一编号要求的，应严格执行。

5.图文清晰：复印件应清晰，并注明原件存放处及复印人；图纸、图表应绘制规范，比例恰当，字迹、线条清晰。

6.及时报审：各项资料在形成或完成后，应按照合同约定及总包单位的管理流程，及时报送总包单位及监理单位审核。

（三）资料的报审与审核流程

1.内部审核：资料在报送前，分包单位应首先进行内部审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。

2.报审程序：分包单位应按总包单位规定的报审程序和时限，将整理合格的资料报送总包单位相关管理部门。重要或关键资料的报审，应提前与总包单位沟通。

3.配合审核：对于总包单位或监理单位提出的审核意见，分包单位应在规定时间内认真整改、完善，并重新报审。

4.资料回执：资料报审时，应办理交接手续，由接收方出具回执，注明资料名称、份数、接收日期等。

（四）资料的积累、整理与归档

1.过程积累：分包单位应在施工过程中随做随清，及时收集、整理各类资料，避免事后补做或突击整理。

2.定期整理：应定期对已形成的资料进行系统整理、组卷，做到分类明确、顺序合理、装订整齐。

3.竣工归档：工程竣工验收前，分包单位应按照总包单位和档案管理部门的要求，完成全部竣工资料的编制、汇总、装订工作，并向总包单位提交符合规定套数的竣工资料（包括纸质版和电子版，具体要求另行明确）。

4.资料保管：分包单位应对其持有和提交前的资料妥善保管，建立专门的资料柜，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保资料完好无损。

四、保障措施与责任追究