销售合同管理模板合同签订及执行跟进标准.docVIP

销售合同管理模板：合同签订及执行跟踪标准

一、适用范围与核心价值

本模板适用于企业销售部门、项目团队及法务协作场景，旨在解决销售合同管理中常见的流程混乱、跟踪滞后、责任不清等问题。通过标准化合同签订流程及执行跟踪机制，可实现合同全生命周期可追溯、风险可预警、责任可落实，提升合同管理效率，降低履约风险，保障企业销售目标顺利达成。

二、合同签订及执行全流程操作指引

（一）合同准备阶段：明确需求与资质审核

责任主体：销售经理、客户专员

关键动作：

需求梳理：销售经理*与客户沟通，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、交付时间、付款方式、质量标准等核心条款，形成《合同需求确认单》（详见模板1）。

客户资质审核：客户专员*收集客户营业执照、法人身份证明、相关资质证书（如行业许可证、认证证书等），验证客户主体资格及履约能力，审核通过后录入客户档案库。

输出成果：《合同需求确认单》《客户资质审核表》

（二）合同谈判阶段：条款确认与价格协商

责任主体：销售经理、法务专员（必要时）

关键动作：

条款初步协商：销售经理*基于《合同需求确认单》，与客户就标的、价格、交付、违约责任等核心条款进行谈判，达成一致意向。

法务条款审核：涉及金额较大或条款复杂的合同，法务专员*需参与谈判，重点审核合同条款的合法性、公平性及风险点（如争议解决方式、管辖法院、不可抗力约定等），提出修改意见。

输出成果：谈判会议纪要（含双方确认的条款要点）、法务审核意见书

（三）合同起草阶段：模板化填写与完整性检查

责任主体：销售经理、法务专员

关键动作：

模板调用：使用企业标准化销售合同模板（见模板2），填写双方主体信息、合同标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款。

完整性检查：保证合同包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法），同时补充企业内部管理需要的附加条款（如知识产权归属、保密义务等）。

输出成果：合同草案（加盖合同章前版本）

（四）合同审批阶段：内部流程合规性审核

责任主体：销售经理、部门负责人、法务专员、财务总监、总经理*（根据金额分级审批）

关键动作：

逐级审批：

销售部门负责人*审核合同条款与销售政策一致性、客户资源匹配度；

法务专员*审核合同法律风险及合规性；

财务总监*审核付款方式、发票条款、财务风险控制点；

金额超过[具体金额，如50万元]的合同，需提交总经理*最终审批。

审批意见反馈：各审批环节需在[具体时限，如2个工作日]内反馈意见，如有修改，销售经理*根据意见调整合同后重新提交审批。

输出成果：《合同审批流程表》（详见模板3，含各环节审批意见及签字）

（五）合同签订阶段：签署仪式与盖章规范

责任主体：销售经理、授权签约人、行政专员*

关键动作：

签署准备：确认合同文本最终版本无误后，由授权签约人*（需提供授权委托书）与客户方授权代表共同签署合同。

盖章规范：

企业side：合同文本需加盖合同专用章（严禁使用公章或财务章），骑缝章加盖多页合同连接处；

客户side：核对客户方签字/盖章真实性，留存营业执照复印件及授权委托书（如需）。

文本分发：行政专员*将签订后的合同原件、复印件及电子版分发给销售、法务、财务、档案管理部门，保证各部门存档一致。

输出成果：正式签订合同文本（至少一式三份，企业、客户、档案各执一份）

（六）执行跟踪阶段：履约计划与进度监控

责任主体：销售经理、项目执行团队、客服专员*

关键动作：

制定履约计划：合同签订后3个工作日内，销售经理*牵头制定《合同执行计划表》（详见模板4），明确各阶段任务（如生产、物流、验收）、负责人、计划完成时间及交付标准。

进度监控：

项目执行团队按计划推进工作，每周向销售经理提交《执行进度报告》，说明已完成工作、未完成原因及风险；

客服专员*跟踪客户验收反馈，保证验收标准与合同条款一致。

风险预警：如出现可能影响履约的情况（如客户需求变更、供应链延迟），销售经理*需在[具体时限，如1个工作日]内上报部门负责人，启动风险应对预案。

输出成果：《合同执行计划表》《执行进度报告》《风险预警及处理记录》

（七）变更管理阶段：书面确认与流程追溯

责任主体：销售经理、客户方代表、法务专员*

关键动作：

变更申请：客户提出合同变更需求时，销售经理*需填写《合同变更申请表》（详见模板5），说明变更内容、原因及对合同金额、履行期限的影响。

变更审批：参照原合同审批流程完成变更审批，涉及金额或条款重大变更的，需重新签订补充协议。

变更记录：审批通过后，向客户发送《合同变更通知书》，双方签字盖章确认，并将变更文件与原合同合并归档。

输出成果：《合同变更申请表》《合同变更通知书》《补充协议》（如需）

（八）合同归档阶段：资料整理与电子备份

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