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公司会议布置与人员调度指南
适用会议类型与场景
本指南适用于公司内部各类会议的统筹安排与现场执行，包括但不限于：
常规会议：周例会、月度总结会、部门协调会等固定周期会议；
专项会议：项目启动会、方案评审会、问题研讨会等目标明确的专题会议；
重要会议：客户对接会、合作伙伴洽谈会、年度/季度战略会等需重点保障的会议；
突发会议：临时工作部署会、应急问题处理会等需快速响应的紧急会议。
全流程操作步骤
一、会前筹备：明确需求与分工
会议信息确认
与会议发起人（如部门负责人*）沟通，明确会议主题、核心目标、预期成果（如决策输出、方案定稿、问题同步等）；
确定会议时间（具体起止时间、是否需预留签到或茶歇时间）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（名单、职务、是否需特别邀请外部人员）；
确认会议时长、是否需要记录（需指定记录人*）、是否形成会议纪要及后续分发范围。
场地与设备规划
根据参会人数选择场地：小型会议（5-10人）优先选用独立会议室，大型会议（10人以上）需确认场地容纳能力、桌型（U型/课桌式/圆桌式）；
列出设备清单：投影仪/显示屏、麦克风（无线麦/领夹麦）、音响、视频会议设备（如需线上参会）、白板/翻页板、马克笔、便签纸、电源插座等，提前1天检查设备运行状态；
准备物料：会议资料（打印装订成册，按人数+2份备用）、席卡（标注姓名及职务）、饮用水（瓶装水/保温壶）、茶歇（如需，提前确认dietary需求，如素食、无gluten等）。
人员调度与职责分配
核心团队组建：总协调人（统筹全局，对接会议发起人）、现场执行人（负责场地布置、设备调试）、签到引导员（负责参会人员签到、指引座位）、技术支持（负责线上会议设备及突发网络问题）、记录人（实时记录会议内容）；
明确到岗时间：总协调人提前2小时到场，现场执行人提前1.5小时完成场地布置，签到引导员提前30分钟到岗，技术支持提前1小时调试设备。
会议通知与提醒
提前2-3天发送正式会议通知（邮件/企业），包含会议主题、时间、地点、议程（如有）、参会人员、需提前准备的资料（如需）；
会议前1天发送提醒，附上会议室位置图/线上会议，提醒参会人员准时出席。
二、会中执行：现场协调与保障
签到与引导
签到员提前10分钟开放签到，使用签到表（含姓名、部门、联系方式）或电子签到工具（如企业签到），核对参会人员信息；
引导参会人员按席卡就座，主动告知洗手间位置、茶歇时间及设备使用说明（如麦克风传递顺序）。
流程把控与应急处理
总协调人按议程推进会议，提醒发言人控制时间，若某环节超时及时温和提醒；
技术支持全程在场，保证投影、麦克风、网络等设备正常运行，突发故障时5分钟内启动备用方案（如备用设备、临时切换为纯文字沟通）；
现场执行人随时关注场地环境（如空调温度、灯光、饮用水是否充足），及时补充物料。
记录与信息同步
记录人实时整理会议要点，包括关键决策、待办事项（明确负责人、完成时间）、遗留问题及下一步计划；
如需线上同步，技术支持保证线上参会人员能清晰听到发言、看到共享内容，并适时提醒线上人员提问。
三、会后收尾：复原与跟进
场地复原
现场执行人会后30分钟内清理场地：回收会议资料、整理桌椅、关闭设备（投影仪、灯光、空调）、检查是否有遗留物品（如手机、笔记本），联系行政人员归还借用设备（如无线麦）。
资料整理与分发
记录人会后2小时内整理会议纪要，经总协调人审核后，在1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门（含未参会但需知晓信息的人员）；
将会议签到表、纪要、照片（如有）等资料归档至公司共享文件夹，按“会议名称-日期”分类存储。
反馈与复盘
总协调人收集参会人员对会议组织（如场地、设备、流程）的反馈（可通过简短问卷或口头沟通），记录改进建议；
若为重要会议，可组织核心团队召开简短复盘会，总结本次经验（如设备调试耗时过长、茶歇准备不足等），优化下次流程。
实用工具模板
模板1：会议信息登记表
会议名称
会议时间
会议地点
会议类型
项目启动会
2024-03-1514:00-16:00
3楼第一会议室
专项会议
会议目标
明确项目分工、制定里程碑计划
参会人员（共8人）
张（项目经理）、李（产品经理）、王*（技术负责人）等
需提前准备资料
项目方案初稿、预算表
记录人
赵*
是否需纪要
是（会后1个工作日分发）
联系方式
总协调人：刘*（）
模板2：人员调度表
岗位
负责人
职责描述
到岗时间
联系方式
总协调人
刘*
统筹筹备、流程把控、纪要审核
12:00
现场执行人
陈*
场地布置、设备调试、物料准备
13:00
1395678
签到引导员
杨*
签到、座位引导、问题解答
13:30
1379012
技术支持
黄*
线上会议设备、网络保障
13:00
1363456
记录人
赵*
会
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