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行政后勤综合服务需求登记及处理指南

一、适用范围与需求类型

本指南适用于公司各部门、全体员工提出的行政后勤综合服务需求，涵盖办公环境维护、设施设备维修、物资申领、会议与场地支持、车辆服务及其他后勤保障事项。需求类型主要包括：

办公环境类：工位调整、清洁服务、绿植养护、环境消杀等；

设施设备类：办公电脑、打印机、空调、照明等设备故障维修或保养；

物资申领类：办公文具、耗材、劳保用品、饮用水等日常物资申领；

会议与场地类：会议室预订、布置、设备调试，活动场地协调等；

车辆服务类：公务用车申请、行程安排、车辆调度等；

其他后勤类：快递代收发、文件传递、后勤咨询等。

二、服务需求处理全流程指引

步骤一：需求提出

操作说明：

需求主体：由需求部门负责人或员工本人发起，根据需求类型选择对应渠道提交：

线上渠道：通过公司内部OA系统“后勤服务”模块提交，填写电子表单；

线下渠道：至行政部前台领取《行政后勤服务需求单》（纸质版），填写完整后提交至行政部。

信息填写：需明确需求内容、具体要求、期望完成时间及紧急程度（一般/紧急），保证描述清晰、无歧义（如“会议室需容纳20人，配备投影仪及麦克风，时间：2024年X月X日14:00-16:00”）。

步骤二：需求登记与编号

操作说明：

行政部在收到需求后（线上需求实时确认，纸质需求需在1个工作日内完成），对需求信息进行核对，检查填写完整性及规范性。

核对无误后，唯一“需求编号”（规则：年份+月份+流水号，如202405001），并将编号反馈至需求方（线上系统自动回复，纸质需求单加盖行政部公章后返还需求方）。

步骤三：需求审核与分级

操作说明：

紧急需求（如影响正常办公的设备故障、突发会议需求）：行政部需在1小时内完成审核，直接分配至对应处理组，并同步通知需求方确认；

一般需求：行政部在2个工作日内完成审核，重点评估需求合理性、资源匹配度（如物资库存、场地占用情况），审核结果通过系统或电话反馈需求方。

特殊需求（如大型活动支持、超预算物资申领）：需报请行政部负责人*审批，审批通过后启动处理流程。

步骤四：任务分配与处理

操作说明：

行政部根据需求类型，将任务分配至对应处理小组（如维修组、物资组、场地组），明确处理负责人及联系方式。

处理负责人需在分配任务后1小时内与需求方联系，确认需求细节（如维修设备型号、物资规格），并制定处理方案：

常规需求：在承诺时限内完成（如一般维修24小时内，物资申领3个工作日）；

复杂需求：与需求方协商确定处理时间，并定期反馈进度（至少每24小时更新1次）。

步骤五：结果反馈与确认

操作说明：

需求完成后，处理负责人需向需求方提交处理结果（如维修完成并测试正常、物资送达指定位置），请需求方现场或线上确认验收。

需求方确认后，在系统或纸质单据上签字（或线上确认），行政部同步更新需求状态为“已完成”。

若需求方对结果有异议，处理负责人需在2小时内响应，协调解决或上报行政部负责人*裁定。

步骤六：归档与记录

操作说明：

行政部对所有已处理的需求进行分类归档，电子资料保存至OA系统“后勤服务档案”模块，纸质资料按月整理存档，保存期限不少于1年。

定期（每月/每季度）对需求数量、类型、处理时效等数据进行统计分析，形成《后勤服务需求分析报告》，作为优化服务流程的依据。

三、行政后勤服务需求登记表（模板）

基本信息

需求编号

（由行政部填写）

提交日期

需求部门/人员

联系方式

需求详情

需求类型

□办公环境□设施设备□物资申领□会议场地□车辆服务□其他（请注明）

紧急程度

具体需求描述

期望完成时间

处理跟进

受理人

审核人

处理负责人

分配时间

处理进度

□待处理□处理中□已完成□取消（请注明原因）

完成时间

处理结果

需求方确认

验收情况

□满意□基本满意□不满意（请注明意见）

确认签字

备注

四、使用与执行要点

（一）需求方注意事项

信息准确性：提交需求时需提供真实、完整的信息（如部门名称、联系方式、需求细节），避免因信息模糊导致处理延误。

紧急程度标注：根据实际需求合理选择紧急程度，紧急需求需在提交后立即电话联系行政部前台（分机号*）确认，保证优先处理。

配合响应：在需求处理过程中，需保持通讯畅通，配合处理负责人确认细节、现场验收，保证需求高效解决。

（二）行政部执行要求

响应时效：严格按照“紧急需求1小时内响应、一般需求2个工作日内审核”的标准执行，超时需向需求方说明原因并记录。

沟通反馈：处理复杂需求时，需主动向需求方同步进度，避免信息不对称；对无法满足的需求，需在审核后24小时内向需求方解释说明并提供替代方案。

质量管控：定期对处理结果进行抽查（每月不低于20%），保证服务符合标准（如维修设备3个月内无故障、物资无错发漏发）。

（三）档案与数据管理