文档管理规范手册文件分类与归档标准版.docVIP

文档管理规范手册文件分类与归档标准实用版

一、适用范围与核心价值

本规范适用于企业内部各类文件（含电子文档与纸质文档）的分类、归档、保管及借阅管理，覆盖行政、财务、人力资源、项目研发、市场销售等全部门场景。通过标准化分类与归档流程，实现文件“快速检索、安全存储、责任可追溯”，提升运营效率，保障合规性，规避因文件丢失、混乱导致的管理风险。

二、文件分类与归档全流程操作指南

（一）文件收集：明确范围与责任

收集范围：涵盖部门日常运营中产生的所有正式文件，包括但不限于：

制度类：管理制度、流程规范、操作指引；

合同类：采购合同、服务协议、保密协议；

报告类：月度/季度/年度工作报告、项目总结、审计报告；

凭据类：报销单、会议纪要、培训记录；

其他：客户资料、供应商档案、知识产权文件等。

责任分工：各部门指定*专员（可兼职）负责本部门文件收集，保证文件齐全、内容完整（如合同需含双方签字页，报告需含审批签字）。

（二）文件分类：三级分类体系构建

采用“部门-类型-密级”三级分类法，保证逻辑清晰、无交叉重叠。

一级分类（部门）

二级分类（文件类型）

三级分类（具体内容）

行政部（XZ）

制度规范（XZ-ZD）

行政管理制度、会议管理规范、档案管理办法

会议纪要（XZ-HY）

部门例会纪要、专题会议纪要、外部会议纪要

财务部（CW）

财务报告（CW-BG）

月度财务报表、年度财务决算、审计报告

合同票据（CW-HT）

采购合同、费用报销单、发票（合规票据）

人力资源部（RL）

人事档案（RL-DA）

员工入职登记表、劳动合同、离职证明

培训记录（RL-PX）

年度培训计划、培训签到表、培训效果评估

项目部（XM）

项目文档（XM-XM）

项目立项报告、需求说明书、测试报告

成果交付（XM-CG）

项目验收报告、知识产权证书、客户交付清单

（三）文件编码：唯一性规则设计

每份文件赋予唯一编码，格式为“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”，示例：

行政部2024年第3项会议纪要：XZ-HY-2024-003

财务部2024年第15项采购合同：CW-HT-2024-015

注：流水号按部门年度内文件形成顺序从001开始编排，跨年重新计数。

（四）文件归档：电子与纸质双轨管理

电子文档归档：

存储路径：企业服务器指定目录（如“\服务器\2024年”），按“一级分类-二级分类-年份-编码”命名文件夹；

格式要求：文本类文件优先保存为PDF（防止篡改），表格类保存为Excel或PDF，图片类保存为JPG（分辨率≥300DPI）；

归档时间：文件终稿审批通过后3个工作日内完成，并填写《电子文档归档登记表》（见模板1）。

纸质文档归档：

整理要求：去除钉书针、回形针等金属夹，装订成册（超过10页需装订），首页附《文件归档标签》（包含编码、名称、形成日期、页数、责任人）；

存储要求：按分类存入专用档案柜，标注“一级分类-二级分类”标签，密级文件存放带锁保密柜；

归档时间：每月最后一个工作日由部门*专员统一移交档案部，填写《纸质文档归档登记表》（见模板2）。

（五）文档保管：期限与安全双保障

保管期限：根据文件价值分为三类，具体

永久保管：公司章程、年度财务决算报告、重大合同（如战略合作协议）；

长期保管（10年）：管理制度类文件、项目验收报告、员工劳动合同；

短期保管（3-5年）：日常会议纪要、报销单、培训签到表。

安全措施：

电子文档：服务器开启自动备份（每日增量备份+每周全量备份），重要文件异地备份；

纸质文档：档案库房配备防火、防潮、防虫设备，温湿度控制在18-22℃、45%-60%，定期检查（每季度1次）；

密级文件：借阅需经部门负责人及以上领导审批，电子文档加密存储，纸质文档借阅后限期归还（不超过3个工作日）。

（六）借阅管理：权限与流程规范

借阅权限：

公开文件：部门内部员工可直接借阅，登记后归还；

内部文件：需经本部门负责人审批；

秘密文件：需经分管副总及以上领导审批。

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板3），注明文件编码、借阅事由、归还时间；

审批人签字后，档案部核对文件状态，提供借阅（电子文档发送加密，纸质文档现场交接）；

归还时档案部检查文件完整性，无误后登记归还时间，逾期未还需催办并记录。

（七）定期清理：到期文件处置

销毁条件：达到保管期限且无继续保存价值的文件（如短期保管的日常会议纪要）；

销毁流程：

档案部每半年梳理到期文件清单，提交《文件销毁申请表》，经行政部负责人、分管副总审批；

电子文档由IT部彻底删除（低级格式化），纸质文档由2人以上监销，使用碎纸机销毁，销毁后填写《文件销毁记录表》（含文件名称、编码、销毁日期、监销人签字）；

涉及密级文件的销毁，需额外记录《涉密文件销毁专项报告》，存档备查。

三、标准