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合同文档审核及标准化处理工具指南

一、工具概述

本工具旨在规范企业合同审核流程，通过标准化操作模板和审核要点，帮助法务、业务及行政人员快速完成合同合规性检查、格式统一及风险防控，提升合同管理效率，降低法律纠纷风险。工具适用于各类商务合同（如采购、销售、服务、租赁等）的全流程处理，覆盖从资料收集到归档管理的各个环节。

二、典型应用场景

日常合同合规审核：企业法务部门对新签/续签合同进行法律风险评估，保证条款符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度。

业务部门合同自查：业务人员在合同签订前，使用标准化模板快速排查条款漏洞，减少因表述模糊导致的履约争议。

历史合同合规性整改：对存量合同进行批量审核，识别未标准化条款（如违约责任不清、争议解决方式不明等），推动整改完善。

新员工法务培训：作为新员工入职培训材料，通过模板示例和操作步骤，帮助快速掌握合同审核核心技能。

三、标准化操作流程

步骤1：合同资料前置准备

操作说明：

接收合同文本时，同步收集以下资料，保证信息完整：

①合同正本（含附件，如技术协议、补充函等）；

②签约双方主体资质文件（营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书及代理人身份证复印件）；

③业务背景说明（如立项审批表、需求方案等，用于理解合同目的）；

④特殊行业需提供资质证明（如建筑施工合同需提供施工许可证）。

检查资料是否齐全，缺失部分需及时对接业务部门补充，避免因资料不全导致审核延误。

步骤2：基础信息筛查

操作说明：

重点核对合同基础要素是否准确、完整，避免低级错误：

①合同编号：是否符合企业编号规则（如“年份-部门-序号”，如“2024-采-001”），是否重复使用；

②主体信息：甲方/乙方名称需与营业执照一致（注意“有限公司”与“有限责任公司”等全称统一），避免使用简称；

③关键日期：签订日期、履行起始/截止日期、质保期等是否明确，无矛盾表述；

④金额信息：合同总金额、分项金额（如含税/不含税）需同时有大写和小写，大小写一致，金额单位明确（如“人民币元”）；

⑤签字盖章页：是否由法定代表人或授权代理人签字，公章是否清晰（避免公章模糊、骑缝章缺失等）。

发觉基础信息错误，立即标记并退回业务部门修正，不进入后续审核环节。

步骤3：核心条款逐项审核

操作说明：

按以下模块拆解合同条款，逐项核查合规性与风险点：

审核模块

审核要点

主体条款

1.乙方/甲方是否具备履约能力（如经营范围、资质等级）；2.授权委托书是否在有效期内，授权范围是否涵盖合同内容。

标的条款

1.标的物名称、规格、型号、数量等描述是否清晰，无歧义；2.质量标准是否明确（国家标准/行业标准/双方确认标准）。

履行条款

1.履行时间（具体日期或“收到后X日内”）、地点（具体地址或“甲方所在地”）是否明确；2.验收标准、流程及期限是否可操作（如“验收需在X日内完成，逾期视为默认合格”）。

价款支付条款

1.支付方式（转账/承兑汇票等）、节点（预付款/进度款/尾款比例）是否明确；2.发票类型（增值税专用/普通发票）、开票时间及交付方式是否约定。

违约责任条款

1.违约情形是否具体（如“逾期交货”“质量不合格”），对应责任是否量化（如“按合同总额X%支付违约金”）；2.约定违约金是否过高（一般不超过实际损失的30%），避免被法院调整。

争议解决条款

1.是否明确约定仲裁或诉讼（二选一，避免“或/和”表述模糊）；2.仲裁条款需写明仲裁机构全称（如“北京仲裁委员会”），诉讼条款需明确管辖法院（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。

特殊条款

1.保密条款：保密范围、期限、违约责任是否明确；2.知识产权条款：归属、使用权限是否清晰；3.不可抗力：定义、通知义务、免责范围是否符合法律规定。

审核中发觉问题，需在《合同审核意见表》（见模板表格）中标注具体条款、问题描述及修改建议，反馈至业务部门。

步骤4：标准化格式处理

操作说明：

完成合规性审核后，对合同格式进行标准化调整，保证文本规范统一：

①字体与排版：标题（黑体二号，加粗，居中），（宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符），条款编号（“第一条”“1.1”层级清晰）；

②页眉页脚：页眉含合同名称及编号，页脚含页码（“第X页共Y页”）；

③条款表述：替换模糊表述（如“尽快”“适当”），改为具体时限或标准（如“收到通知后3个工作日内”“符合国家GB标准”）；

④附件处理：附件需在中明确提及，并作为合同组成部分，附件内容需与一致，避免矛盾。

步骤5：审核意见反馈与修改

操作说明：

法务人员将《合同审核意见表》同步发送至业务部门负责人及经办人（经理、经办），明确修改截止时间（一般为2个工作日内）。

业务部门修改后，重新提交法务复核。复核重点：问题条款