活动场地租赁与设备准备清单表.docVIP

活动场地租赁与设备准备清单表通用模板

一、适用范围与常见应用场景

本清单表适用于各类线下活动的场地租赁与设备筹备工作，涵盖企业年会、产品发布会、行业研讨会、培训课程、庆典仪式、展览展示等多种场景。无论是小型内部会议还是大型公开活动，通过系统化的清单管理，可保证场地与设备准备环节无遗漏、责任明确、流程可控，有效提升活动执行效率与现场体验。

二、清单表使用分步指南

（一）前期需求梳理

明确活动核心信息

活动名称、日期、具体时间（如：2024年月日9:00-17:00）；

预计参与人数（含工作人员人数，区分正式嘉宾与普通参会者）；

活动类型（如：seatedconference/standingreception/workshop）；

场地功能需求（如：是否需要分论坛区、签到区、展示区、茶歇区）；

设备用途（如：演讲需投影、互动需麦克风、展示需LED屏）。

确认特殊需求

场地accessibility（无障碍通道、轮椅预留位）；

设备兼容性（如：是否需支持Mac系统、特定视频格式）；

其他要求（如：场地布置限制、设备提供方资质证明）。

（二）清单表填写与细化

场地租赁信息登记

填写场地基础信息：名称、详细地址、联系人（经理）、联系电话（虚拟示例：13）；

明确租赁时段（含布展与撤场时间，如：布展月日8:00-12:00，活动月日9:00-17:00，撤场月日18:00-20:00）；

场地容量核对（如：剧院式容纳200人、课桌式容纳120人）；

场地布局要求（附场地平面图标注功能分区）；

费用明细（租金、押金、清洁费、设备租赁费、额外服务费如安保、停车）。

设备准备清单列项

按“基础设备-功能设备-辅助设备”分类填写，明确规格、数量、提供方、负责人：

基础设备：桌椅（规格：1.2m*0.6m方桌，配6椅）、讲台、签到台、指示牌；

展示设备：投影仪（分辨率、幕布（尺寸：100寸）、LED屏（尺寸：P2.5，4m3m）、展示架；

音视频设备：无线麦克风（手持2个、领夹3个）、调音台、音响（功率：200W*4）、摄像机（用于活动记录）；

辅助设备：签到机（支持身份证/扫码）、打印机（A3彩色）、WiFi路由器（覆盖全场）、电源延长线（10条，5米/条）、应急照明设备。

（三）场地与设备实地确认

场地考察要点

核实地场面积与布局是否符合活动需求（如：主舞台与观众席距离、通道宽度）；

检查基础设施（电源接口数量与位置、空调制冷/制热效果、网络稳定性）；

确认场地限制（如：承重限制、禁止明火、搭建审批要求）；

查看周边环境（交通便利性、停车位数量、餐饮配套）。

设备测试与对接

与设备提供方提前1-2天到场测试，保证所有设备正常运行（如：投影画面清晰、麦克风无杂音、音响音量适中）；

确认设备操作人员（如：调音师*师傅）联系方式及到场时间；

备用设备准备（如：备用投影仪1台、备用麦克风2个、备用电池若干）。

（四）活动前最终复核

清单逐项核对

活动前1天，组织方（*主管）与场地/设备提供方共同对照清单，确认场地布置完成情况、设备到位数量及状态；

重点检查易遗漏项：电源接口是否匹配、WiFi密码是否共享、应急设备是否accessible。

责任分工确认

明确各环节负责人（如：场地对接人助理、设备负责人工程师），留存联系方式；

约定现场问题对接流程（如：设备故障立即联系师傅，场地问题联系场地经理女士）。

（五）活动后收尾与反馈

场地与设备归还

活动结束后，检查场地是否恢复原状（如：桌椅归位、垃圾清理、设备无损坏）；

与设备提供方共同清点设备数量，确认无遗漏或损坏后签字确认。

费用结算与反馈

核对实际费用与清单预估费用，差异部分需书面说明（如：额外产生的设备租赁费）；

收集团队反馈，记录本次场地与设备准备中的经验与不足（如：音响功率不足需增配、场地指示牌位置需优化），为后续活动提供参考。

三、场地租赁与设备准备清单模板

（一）活动场地租赁清单表

项目类别

具体内容

数量/规格

单位

备注（如特殊要求）

场地基本信息

场地名称

*会议中心三楼宴会厅

-

需预留2个VIP休息室

详细地址

市区路号

-

-

联系人

*经理

-

电话：13*

租赁时段

活动日期

2024年月日

-

-

活动时间

9:00-17:00

-

含1小时午休（12:00-13:00）

布展时间

8:00-12:00

-

需提前2小时进场

撤场时间

17:30-20:00

-

当日内完成撤场

场地容量与布局

预计人数

150

人

含工作人员20人

布局方式

剧院式+签到区

-

签到区设于入口左侧

舞台尺寸

6m*3m

-

需铺设红色地毯

费用明细

场地租金

8000

元/天

含基础清洁费

押金

2000

元

活动结束后无损坏退还

设备租赁费（投影+音响