采购申请与供应商选择决策工具.docVIP

采购申请与供应商选择决策工具模板

一、工具概述

本工具旨在为企业采购申请流程与供应商选择决策提供标准化指引，通过规范化的步骤设计、结构化表格模板及关键风险提示，帮助采购相关人员高效完成从需求提报到供应商确定的全流程，保证采购活动的合规性、经济性与合理性，降低采购成本，提升供应链稳定性。

二、适用场景与对象

（一）适用场景

日常运营采购：企业生产、办公、服务等常规物料或服务的采购申请（如原材料、办公用品、外包服务等）；

项目专项采购：新建项目、技改项目、研发项目等专项需求的采购申请；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、订单激增）导致的急需物资采购；

新供应商引入：首次合作供应商的选择与评估，或现有供应商的重新筛选。

（二）适用对象

需求部门（如生产部、行政部、项目部等）：负责提交采购申请及需求细节；

采购部门：负责审核申请、组织供应商选择、执行采购流程；

财务部门：负责预算审核与资金安排；

管理层/决策委员会：负责重大采购事项的审批与最终决策。

三、标准化操作流程

（一）第一步：需求提报与初步审核

操作内容：

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息，并附必要的技术参数或需求说明文件（如图纸、样品要求等）；

需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

责任人：需求部门经办人、部门负责人

输出成果：《采购申请表》（含附件）

（二）第二步：采购计划与预算确认

操作内容：

采购部门收到申请后，核对需求细节，结合库存情况（如适用）判断是否需采购，并评估采购的紧急程度；

采购部门协同财务部门审核预算，确认申请金额是否符合部门年度/季度预算，超预算需提交额外审批流程；

审核通过后，采购部门制定采购计划，明确采购方式（如公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等），并启动供应商信息收集。

责任人：采购专员、采购经理、财务负责人

输出成果：《采购计划审批表》（详见模板二）

（三）第三步：供应商信息收集与资格预审

操作内容：

采购部门通过企业合格供应商名录、行业推荐、公开招标平台、自主调研等渠道，收集潜在供应商信息；

对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无相关资质、产能不足等）；

向通过初步筛选的供应商发放《供应商信息调查表》（详见模板三），收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可）、生产/服务能力、过往业绩、财务状况等证明材料；

采购部门组织对供应商提交的资料进行审核，重点核查资质的真实性、有效性及与采购需求的匹配度，形成《供应商资格预审报告》（详见模板四）。

责任人：采购专员、采购部门、技术部门（如需技术参数审核）

输出成果：《供应商信息调查表》《供应商资格预审报告》

（四）第四步：供应商评估与综合打分

操作内容：

采购部门根据采购需求特点，确定评估指标及权重（参考标准：价格20%-30%、质量30%-40%、交付期20%-30%、服务/合作10%-20%、资质/10%等），制定《供应商评估打分表》（详见模板五）；

组织评估小组（成员可包括采购、技术、质量、财务、需求部门代表），对通过资格预审的供应商进行现场考察或视频审核（如需），重点考察生产环境、工艺流程、质量控制体系、售后服务能力等；

评估小组根据《供应商评估打分表》对供应商进行独立打分，取平均分作为最终得分；

综合得分排名前列的供应商进入候选名单，得分最高的供应商作为首选推荐，次高作为备选（如需）。

责任人：评估小组全体成员

输出成果：《供应商评估打分表》《供应商候选名单》

（五）第五步：采购决策与结果确认

操作内容：

采购部门整理候选供应商的评估报告、打分结果、报价文件等资料，形成《采购决策报告》（详见模板六），明确推荐供应商及推荐理由；

根据采购金额及企业权限规定，提交至相应管理层/决策委员会审批：

常规小额采购：采购部门负责人审批；

中额采购：分管副总审批；

大额/战略采购：总经理/决策委员会审批；

审批通过后，采购部门向最终确定的供应商发出《中标通知书》或《合作意向函》，并抄送需求部门、财务部门；

若需求部门或财务部门对结果有异议，需在收到结果后2个工作日内提出，采购部门组织复核并反馈意见。

责任人：采购部门、审批人、需求部门、财务部门

输出成果：《采购决策报告》《中标通知书》

（六）第六步：采购执行与后续跟踪

操作内容：

采购部门与供应商签订正式《采购合同》（详见模板七），明确双方权利义务、价格、交付时间、质量标准、验收方式、违约责任等条款；

供应商按合同约定交付货物/服务，需求部门组织验收（可邀请质量部门、技术部门参与），填写《到货验收单》（详见模板八），确认数量、质量是否符合要求；

验收合格后，采购部门向