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采购管理制度

一、总则：制度的基石与导向

任何制度的建立，首先需要明确其核心宗旨与基本原则，为后续的具体规范提供总纲性的指导。

1.1制定目的与依据

本制度的制定，旨在规范公司采购行为，提高采购效率，确保采购物资（服务）的质量，降低采购成本，防范采购过程中的各类风险，保障公司资产安全与合法权益，最终服务于公司整体战略目标的实现。其制定应符合国家相关法律法规，并结合公司实际运营情况。

1.2适用范围

本制度应明确界定其适用对象，通常涵盖公司所有部门及员工在公司经营活动中发生的各类物资采购、服务采购及工程采购等行为。对于特殊采购项目，可在本制度框架下制定专项实施细则。

1.3基本原则

采购活动应严格遵循以下原则：

*合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

*公开透明原则：采购过程应尽可能公开化、透明化，引入适当竞争机制，接受监督。

*性价比最优原则：在满足质量、时效等要求的前提下，追求成本与效益的最佳平衡，不仅关注价格，更注重综合价值。

*廉洁诚信原则：采购人员及相关各方应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商建立诚信合作关系。

*权责分明原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保权责对等，避免推诿扯皮。

二、组织架构与职责分工

清晰的组织架构和明确的职责分工是采购管理制度有效运行的组织保障。

2.1采购决策与管理机构

公司可根据规模设立相应的采购决策机构，如采购委员会，负责审议重大采购策略、审批年度采购预算、审定重要采购项目的方案、处理采购工作中出现的重大争议等。其成员应包括公司高层、采购、财务、法务、技术及相关业务部门负责人。

2.2采购执行部门

设立专门的采购部门（或明确指定相关部门）作为采购工作的归口管理和执行部门，承担以下核心职责：

*具体实施采购计划，执行采购流程。

*供应商的寻源、开发、评估、管理与维护。

*采购合同的洽谈、拟定、报审与管理。

*采购物资（服务）的质量跟踪与交付协调。

*采购数据的统计、分析与报告。

*本制度的日常宣贯、执行与解释。

2.3需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：

*根据业务发展需要，提出真实、准确、合理的采购需求，并对需求的必要性、技术规格参数的准确性负责。

*参与相关采购项目的技术交流、供应商考察及评标工作。

*负责采购物资（服务）的验收工作，并对验收结果的真实性负责。

2.4财务部门

财务部门在采购管理中扮演着重要角色：

*负责采购预算的审核与控制。

*参与采购价格的审核，负责采购资金的筹措与支付。

*对采购合同的财务条款进行审核。

*监督采购资金的使用情况，确保合规高效。

2.5监督与审计部门

内部审计或监察部门负责对采购活动的全过程进行监督与审计，确保采购制度的严格执行，防范采购风险，查处违规行为。

三、采购流程管理

规范的采购流程是提升效率、控制风险的关键环节，应根据采购物品的特性、金额大小等因素，设计差异化的流程。

3.1采购需求提出与审批

需求部门应根据预算及实际需要，填写统一的采购申请单，明确采购物品的名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、总价、需求日期等信息，并按规定层级报批。对于大额或重要采购项目，还需附详细的可行性分析报告。

3.2供应商管理

供应商是企业重要的外部资源，其管理应贯穿于合作的全过程：

*供应商寻源与准入：采购部门应通过多种渠道积极寻源，建立潜在供应商信息库。对拟合作的供应商，必须进行严格的准入审查，包括其资质、生产能力、质量体系、财务状况、商业信誉、社会责任等。

*供应商评估与分级：建立科学的供应商评估体系，定期对供应商的履约能力、产品/服务质量、价格竞争力、交付及时性、售后服务等进行综合评价，并实行分级管理，动态调整合格供应商名录。

*供应商关系维护与淘汰：与优质供应商建立长期稳定的战略合作关系。对评估不合格或存在严重违约行为的供应商，应及时从合格供应商名录中清除。

3.3采购方式的选择与实施

根据采购项目的金额、市场竞争程度、技术复杂程度等因素，选择适宜的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

*对于达到一定金额标准的采购项目，应优先采用公开招标等竞争性采购方式，确保充分竞争。

*对于特殊或紧急情况下的采购，在履行严格审批程序后，可采用非招标采购方式，但需确保程序的合规性和价格的合理性。

*采购过程的相关文件，如招标文件、投标文件、谈判记录、询价单等，均应妥善保存，以备查验。

3.4合同管理

采购合同是明确供需双方权利义务的法律文件，必须严谨规范：

*采购合同的签订