企业采购流程合规性审查表.docVIP

企业采购流程合规性审查工具指南

一、适用情境与范围

本工具适用于企业各类采购活动的合规性审查，涵盖生产物资采购、服务外包、固定资产采购等场景。无论是常规采购、紧急采购还是战略项目采购，均可通过此工具保证采购流程符合《_________招标投标法》《企业内部控制基本规范》等相关法规及内部管理制度，重点防范采购方式不合规、供应商资质不符、合同条款缺失、验收标准模糊等风险，适用于采购部门、财务部门、法务部门及业务需求部门的协同审查工作。

二、操作流程指引

（一）明确审查依据与范围

梳理法规与制度：收集当前有效的采购相关法律法规（如《采购法》若涉及采购）、行业监管要求及企业内部《采购管理办法》《合同管理制度》等文件，明确审查需遵循的“红线”条款。

确定审查边界：根据采购金额、采购类型（货物/服务/工程）、供应商性质（本地/异地/关联方）等，界定本次审查的具体环节（如是否需包含招标、谈判、单一来源采购等）和关键节点（如需求提报、供应商准入、合同签订、履约验收）。

（二）收集采购全流程资料

由采购经办人*牵头，业务需求部门、财务部门配合，整理以下资料：

需求阶段：采购申请单（含需求描述、规格参数、预算金额）、立项审批文件（如涉及重大项目）；

供应商选择阶段：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）、招标文件/谈判记录/询价记录、供应商入围评审表；

合同签订阶段：合同草案（含标的、价款、质量标准、违约责任等条款）、定价依据（如成本分析报告、市场询价记录）；

执行与验收阶段：订单交付记录、验收报告（含数量、质量、技术参数验收结果）、供应商发票复印件；

付款阶段：付款申请单、资金审批单、发票合规性检查记录。

（三）分环节合规性审查

按照采购流程顺序，逐环节对照审查标准进行核查：

需求与预算审查

核查采购申请是否与业务需求匹配，是否存在超预算、无预算采购；

需求描述是否清晰、无歧义，规格参数是否经过业务部门负责人*确认。

供应商选择方式审查

根据采购金额和类型，确认采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）是否符合内部规定；

若采用非招标方式（如单一来源），需提供合规性说明（如唯一供应商证明）及审批记录。

供应商资质审查

核查供应商营业执照、生产许可证（若涉及）、相关资质证书是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购标的；

对于特殊行业（如食品、医疗器械），需核查行业-specific许可（如食品经营许可证）。

合同条款审查

重点审查合同主体是否与供应商一致，标的、数量、价格、交付时间等核心信息是否与采购申请一致；

质量标准、验收方法、违约责任、知识产权归属等条款是否完整，是否符合企业合同模板要求；

法务部门*需对合同合法性、合规性出具审核意见。

履约与验收审查

核查交付物品/服务是否与合同约定一致，验收人员（业务部门、质检部门*）是否签字确认，验收标准是否执行到位；

若存在质量问题，需核查是否记录整改要求及供应商处理结果。

付款与发票审查

核查付款金额是否与合同、验收报告一致，付款流程是否经过财务部门*复核；

发票类型（如增值税专用发票/普通发票）是否符合税务规定，发票信息（名称、税号、金额）是否与采购方信息一致。

（四）汇总问题并跟踪整改

编制审查报告：对审查中发觉的不合规问题（如“供应商资质过期”“合同未约定违约责任”），详细记录问题描述、涉及环节、责任部门及整改建议，形成《采购合规性审查报告》。

反馈与沟通：将审查报告抄送采购部门负责人、业务需求部门负责人及分管领导*，明确整改时限（一般不超过5个工作日）。

复核确认：责任部门完成整改后，由审查小组（采购、财务、法务）复核整改结果，确认合规后方可进入下一流程（如付款或归档）。

（五）资料归档与记录留存

审查完成后，将采购申请资料、审查报告、整改记录等整理归档，保存期限不少于5年（根据企业档案管理制度确定），保证可追溯、可审计。

三、合规审查表模板

审查环节

审查要点

审查标准

审查结果（合规/不合规/需整改）

问题描述

责任部门/人

整改期限

需求与预算

采购申请完整性、预算匹配度

需求描述清晰，无超预算、无预算采购

□合规□不合规□需整改

若需整改，说明：如“未附需求规格说明书”

业务需求部门*

YYYY-MM-DD

供应商选择方式

采购方式合规性

符合《采购管理办法》规定的适用情形

□合规□不合规□需整改

若需整改，说明：如“50万元采购未采用招标方式”

采购部门*

YYYY-MM-DD

供应商资质

资质文件有效性、经营范围覆盖

证件在有效期内，经营范围涵盖采购标的

□合规□不合规□需整改

若需整改，说明：如“供应商安全生产许可证过期”

采购部门*

YYYY-MM-DD

合同条款

核心条款完整性、合法性

标的、价格、违约责任等条款明确，符合合同模板