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采购申请与审批流程标准化表单使用指南

一、适用范围与常见应用场景

本标准化表单适用于企业、事业单位及各类组织内部因生产经营、日常办公、项目实施等需求发起的各类采购活动，具体包括但不限于：

日常办公采购：如文具耗材、办公设备配件、清洁用品等；

生产经营采购：如原材料、零部件、生产辅料等；

项目专项采购：如项目所需设备、材料、服务外包等；

固定资产采购：如电脑、打印机、machinery等价值较高、使用周期长的资产；

其他临时性采购：如活动物资、应急用品等。

无论采购金额大小、品类差异，凡需通过企业内部流程完成采购申请、预算审核、审批执行的场景，均需使用本表单，保证采购流程规范、透明、可追溯。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与表单填写

发起主体：由采购需求部门（如行政部、生产部、项目部等）的经办人发起，需明确采购的必要性和具体需求。

填写要求：

登录企业OA系统或纸质《采购申请与审批表》，逐项填写基础信息，包括但不限于：申请人姓名（某某）、所属部门、申请日期、采购用途（需注明具体项目或日常使用场景）、预算来源（如部门年度预算、专项预算等）；

详细填写采购明细：按品名、规格型号、单位、数量、单价（预估）、总价（预估）逐项列明，若为多项物资需分项填写并汇总总金额；

附件：若采购涉及技术参数、比价记录（至少3家供应商报价单）、验收标准等，需一并作为附件（纸质版需随表单一并提交）。

关键点：预估单价需基于市场调研或历史采购数据，保证合理；用途描述需清晰，避免模糊表述（如“办公用品”需具体到“A4纸500张”）。

（二）第二步：部门负责人初审

审核主体：采购需求部门负责人（如行政部经理、生产部主管等）。

审核内容：

采购需求的合理性：是否符合部门工作计划、是否为必要支出（如可替代、非紧急需求可暂缓采购）；

采购明细的准确性：数量、规格是否匹配实际需求，预估总价是否在部门预算范围内；

附件完整性：是否提供必要的比价记录、技术参数等支撑材料。

操作动作：审核通过后在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）第三步：财务部门预算审核

审核主体：财务部门专员（某某）或财务负责人。

审核内容：

预算匹配性：采购申请金额是否在申请部门对应预算科目内，是否有超预算情况；

合规性：采购项目是否符合企业财务制度（如是否需签订合同、是否需预付款等）；

金额准确性：预估总价计算是否正确，附件中的报价是否符合企业采购价格标准。

操作动作：预算充足且合规的，在“财务审核意见”栏签字确认；若超预算，需判断是否可调剂预算或申请追加预算，并反馈至申请人及部门负责人；若不符合财务规定，注明原因退回。

（四）第四步：分管领导审批

审批主体：根据采购金额或品类，由对应分管领导审批（如行政类采购由行政分管领导审批，生产类采购由生产分管领导审批）。

审批权限：

金额≤5000元：由部门负责人及财务审核后，分管领导审批即可；

5000元＜金额≤20000元：需分管领导审批，并抄送总经理备案；

金额＞20000元：需分管领导初审后，提交总经理最终审批。

审批内容：重点审核采购事项的必要性、与部门/公司战略目标的关联性，以及大额采购的性价比。

操作动作：审批通过后在“分管领导意见”栏签字；若未通过，注明原因并退回至上一环节。

（五）第五步：总经理（或授权人）终审（仅限大额或重要采购）

审批主体：企业总经理或其书面授权人（如常务副总经理）。

适用范围：通常为金额超过20000元的采购、固定资产采购、或涉及公司核心业务的专项采购。

审批内容：从公司整体利益出发，审核采购事项的合规性、预算合理性、以及对经营目标的影响。

操作动作：审批通过后在“总经理审批意见”栏签字确认；若需进一步论证，可要求采购部门补充说明材料。

（六）第六步：采购部门执行与归档

执行主体：采购部门（如采购部、行政部兼采购职能）。

执行动作：

收到审批完成的表单后，根据采购明细及要求，通过合格供应商名录进行采购（若为新供应商需履行资质审核流程）；

采购完成后，及时将供应商名称、合同编号、实际采购金额、交付日期等信息反馈至需求部门及财务部门；

物资送达后，由需求部门验收并签署《采购验收单》（作为附件），采购部门将《采购申请与审批表》及所有附件整理归档（电子版存档于系统，纸质版按月度装订成册）。

三、采购申请与审批表模板

采购申请与审批表

基础信息

申请人姓名

某某

所属部门

申请日期

2024年X月X日

采购用途

预算来源

部门年度办公预算（编码：BG-2024-001）

预算总额

采购明细

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

1

A4复印纸

80g/500张

包

10

2

签字笔

0.5mm黑色/支

支

50

3

文件夹

A4/2寸

个

30

4

抽