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企业资源计划（ERP）模块—物资采购与库存管理工具模板
一、业务应用场景概述
本模块适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、物流业等）的采购部门、库存管理部门及相关协同岗位，旨在通过系统化流程实现物资采购需求提报、供应商管理、采购订单执行、入库验收、库存监控、采购结算等全流程规范化管理。具体应用场景包括：
生产型企业：根据生产计划提报原材料采购需求，控制原材料库存水平，保证生产连续性；
贸易型企业：管理商品采购与库存周转，优化采购成本，避免库存积压或缺货；
项目型企业：按项目进度采购物资，跟踪项目库存消耗，控制项目采购成本；
集团型企业：实现多公司/多仓库采购与库存数据统一管理，支持跨部门、跨区域协同。
二、核心业务操作流程
（一）采购需求提报与审批
操作目标：规范需求发起与审批流程，保证采购需求合理、合规。
操作步骤：
需求发起：由需求部门（如生产部、销售部、项目部）在ERP系统中填写《采购申请单》，需明确以下信息：
物资编码、名称、规格型号、单位、需求数量、需求日期、用途说明（如“生产A产品”“项目X采购”）；
预算金额（若有预算管控需求）、紧急程度（普通/紧急）。
示例：生产部需采购“钢材型号HRB400Φ12mm”10吨，用于2024年Q3生产计划，需求日期2024-07-01，预算金额5万元。
部门审核：需求部门负责人（如生产部经理*）在系统中审核申请单，确认需求必要性及数量合理性；紧急需求需标注原因并同步至采购部。
跨部门协同审核（根据企业流程）：
财务审核：财务人员核对预算金额是否符合年度/季度预算，超预算需求需提交财务总监审批；
仓库审核：仓库管理员*查询当前库存及在途数量，避免重复采购（若库存可满足需求，则驳回申请）。
审批通过：按审批权限（如部门负责人→分管副总→总经理）完成审批后，系统自动将需求流转至采购部，“待处理采购需求池”。
（二）供应商管理与采购订单创建
操作目标：通过供应商资质管控与比价机制，保证采购性价比最优。
操作步骤：
供应商信息维护：
采购专员*定期更新《供应商信息表》（含供应商名称、编码、联系人、资质文件、合作历史、供货周期、付款条件等）；
新供应商需通过“供应商准入评审”（含资质审核、样品测试、现场考察），评审通过后方可录入系统。
供应商选择与比价：
采购部根据《采购申请单》需求，从系统中筛选符合条件的供应商（如“钢材类合格供应商”）；
对3家及以上供应商进行询价，填写《询价比价记录表》，记录报价、交货期、质量承诺等信息，选择综合最优供应商（兼顾价格、质量、交期）。
创建采购订单：
采购专员*在ERP系统中基于审批通过的《采购申请单》和选定供应商信息，创建《采购订单》，明确以下条款：
订单编号、供应商信息、物资明细（编码、名称、规格、数量、单价、金额）、交货日期、交货地点、质量标准、验收方式、付款条件；
订单需经采购经理*审核，保证订单信息与需求一致、条款合规。
（三）物资采购执行与入库
操作目标：保证物资按时、按质、按量入库，更新库存数据。
操作步骤：
订单跟踪：采购专员*通过系统跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/发货状态，保证按期交货；若延期，需及时反馈至需求部门并协调解决方案。
到货通知：供应商发货后，在系统中录入《发货单》，同步物流信息；采购部收到货物后，通知仓库准备验收。
质量检验：
仓库管理员*核对到货物资与《采购订单》信息（名称、规格、数量、外包装完整性）；
对于需质检的物资（如原材料、设备），由质检员*按《质量检验标准》进行检验，填写《检验报告》，判定结果为“合格”“不合格”或“让步接收”。
入库登记：
检验合格后，仓库管理员*在ERP系统中创建《入库单》，关联《采购订单》编号，录入实收数量、入库仓库（如“原材料仓1号库”）、存放位置；
系统自动更新库存数量（“可用库存”增加），并《入库通知单》同步至采购部、财务部。
（四）库存日常管理
操作目标：实时监控库存状态，避免积压、缺货，保障库存数据准确。
操作步骤：
入库/出库操作：
出库：领料部门（如生产部）提交《领料申请单》，仓库管理员*审核后发放物资，创建《出库单》，系统扣减库存；
调拨：跨仓库/跨公司调拨时，填写《库存调拨单》，系统更新调出方、调入方库存数量及位置。
库存盘点：
定期盘点：每月/每季度末，仓库组织全员盘点，打印《库存盘点表》，记录账面数量、实盘数量、差异原因；
差异处理：盘点差异需提交《库存盘点差异报告》，经仓储经理*、财务部审核后，调整库存账面数据（如盘亏计入“管理费用”，盘盈冲减“管理费用”）。
库存预警监控：
在系统中设置库存预警阈值（如安全库存、最高库存、最低库存）；
当库存低于“最低库存”时，系统自动触发“补货提醒”，推送至采购部；
当库存高于“最高库存”时，提醒采购部暂停采购或推动促销
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