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2025年员工档案制度汇编4篇

目录

1.员工档案制度内容是什么

2.员工档案规章制度

3.员工档案管理规定

4.员工档案制度4篇

员工档案制度是企业管理的基础，它旨在确保员工信息的安全、准确与完整，为人力资源决策提供可靠依据。此制度不仅关乎法律合规，更是企业内部管理效能的重要体现。

内容是什么

员工档案应包括但不限于以下内容：

1.基本信息：如姓名、性别、出生日期、联系方式、家庭住址等。

2.教育背景：学历、专业、毕业院校等。

3.工作经历：入职时间、岗位、职责、绩效记录、晋升情况等。

4.培训与发展：参加的内部或外部培训、职业技能证书等。

5.薪酬福利：工资、奖金、福利待遇等。

6.劳动合同与协议：合同文本、变更记录、解约文件等。

7.行政资料：考勤记录、请假条、奖惩记录等。

规章制度

1.档案管理权限：指定专人负责，确保档案安全，未经许可不得擅自查阅。

2.信息更新：员工变动应及时更新档案，确保信息时效性。

3.保密原则：员工个人隐私应得到尊重，非必要情况下不得泄露。

4.存档期限：遵守当地法规，确定档案的保存期限。

5.访问记录：每次查阅档案需登记，以便追踪查询原因。

管理规定

1.定期审查：每年至少进行一次档案完整性检查，及时纠正错误或遗漏。

2.员工知情权：员工有权了解自己的档案内容，但不得擅自修改。

3.应急处理：发生档案丢失或损坏，应立即报告并启动应急程序。

4.数字化管理：鼓励采用电子化存储，提高检索效率，防止物理损坏。

5.法律遵从：确保所有操作符合劳动法及个人信息保护法规。

员工档案制度的执行需要全员参与，管理层要以身作则，通过持续改进和教育，确保制度的有效实施，为企业的稳定运营提供有力保障。

员工档案制度范文

第1篇工作责任制度：员工档案管理

员工档案管理工作责任制度

(1)员工的入职、奖惩、请假、辞职表、劳动合同等《11份附件》文件必须保存二年以上。

(2)以上文件由人力资源部根据入职月份按系统或部门分类装入文件袋归档,归档后统一存放在财务部资料房,未经人力资源部、财务部经理一致同意,任何人不得查阅或借出。;

(3)人力资源部对涉及薪资保密、员工个人保密信息等内容严格履行保密义务。

第2篇员工档案管理制度范例

公司的各员工档案也分为员工的入职档案,培训和工作业绩档案等方面,对于这些员工档案进行管理,一定要制定怎样的管理制度呢以下提供的员工档案管理制度的资料,可供参考。

员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工,其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工,自签订劳动合同试用期满后,按本企业调档要求,将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的,本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料,未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案管理规定:

⑴查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。

⑵查阅员工原始人事档案所获资料,由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

⑶员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

⑷非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,政府职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。

⑸员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案:

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料,包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件,员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

⑴人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

⑵员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理