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物资采购申请与审批流程标准化模板

一、适用范围与核心场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织内部常规物资采购的申请与审批管理，覆盖办公用品、生产原料、固定资产、后勤保障等各类物资采购场景。具体包括：

日常办公类：文具、耗材、清洁用品等；

生产运营类：原材料、零部件、设备配件等；

后勤保障类：劳保用品、餐饮物资、安防设备等；

固定资产类：电脑、仪器、办公家具等（单价较高或使用周期长的物资）。

当部门因工作需要新增或补充物资时，均需按本流程发起申请，保证采购行为合规、高效、可控。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与申请表填写

操作人：物资使用部门申请人（一般为部门专员或需求提出人）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作计划、实际消耗或项目需要，确定所需物资的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算金额。

填写《物资采购申请表》（模板见第三部分），需完整填写以下信息：

基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

物资详情：名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（数量×单价）；

用途说明：详细描述物资的具体使用场景、使用人及必要性；

附件清单：如涉及大额采购（如固定资产），需附《采购需求说明书》或比价依据（如历史采购价格、市场询价记录等）。

提交申请：将填写完整的《物资采购申请表》及附件提交至部门负责人审核。

注意事项：

需求描述需清晰准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品名及数量）；

预估单价需参考历史采购数据或市场合理价格，保证预算准确性；

附件材料需真实有效，不得虚报或隐瞒。

（二）第二步：部门负责人审核

操作人：申请部门负责人（如部门经理、主管）

操作内容：

审核需求合理性：确认物资需求是否符合部门年度工作计划、是否为必要支出，是否存在重复采购或可替代物资（如现有物资可维修使用则无需新购）。

审核预算合规性：核对预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需注明原因并附预算调整申请说明。

审核信息完整性：检查《物资采购申请表》填写是否完整、附件是否齐全，对不合格的申请退回申请人补充修改。

审批结果处理：

审核通过：在《物资采购申请表》“部门负责人审核意见”栏签字确认，转至采购部门；

审核不通过：注明退回原因（如“需求不明确”“超预算未说明”等），返回申请人重新发起。

注意事项：

部门负责人需对需求的真实性与必要性负直接责任；

超预算采购需提前与财务部门沟通，确认预算调整可行性后再审批。

（三）第三步：采购部门复核与采购方案制定

操作人：采购部门专员及负责人

操作内容：

接收申请：从部门负责人处接收审核通过的《物资采购申请表》，登记《采购申请台账》（记录申请编号、部门、物资名称、金额、进度等）。

复核需求与预算：

核对物资规格型号、数量是否与申请一致，必要时与申请人沟通确认细节；

复核预算金额是否符合公司采购政策（如单价上限、总价控制标准等）。

制定采购方案：

常规物资（如办公用品）：采用固定供应商采购或电商平台直购，无需招标；

大额/专项物资（如单价超5000元或批量超2万元）：需组织至少3家供应商比价，或采用公开招标、竞争性谈判等方式，形成《采购比价报告》或《招标结果说明》；

定制化物资：需提供技术参数要求，联系供应商确认样品及报价，附《定制化物资确认函》。

提交审批：将《物资采购申请表》《采购方案》《比价报告》（如有）等材料提交至财务部门审核。

注意事项：

采购方案需优先选择性价比高、服务优质的供应商，避免单一来源采购；

涉及特种设备、危险品等特殊物资，需确认供应商具备相应资质。

（四）第四步：财务部门预算与合规性审核

操作人：财务部门专员及负责人

操作内容：

预算审核：确认采购项目是否在年度预算范围内，预算指标是否充足（如为跨季度采购，需核对预算余额）。

合规性审核：

检查采购方式是否符合公司《采购管理制度》（如大额采购是否履行招标程序）；

审核物资定价是否合理（对比历史价格、市场均价或同行水平），防止价格虚高；

核对付款方式、发票类型等是否符合财务规定（如预付款比例不超过30%）。

审批结果处理：

审核通过：在《物资采购申请表》“财务部门审核意见”栏签字，转至分管领导或总经理审批；

审核不通过：注明原因（如“预算不足”“定价过高”“采购方式不合规”等），返回采购部门调整方案。

注意事项：

财务部门需重点关注预算执行与资金使用效率，避免超预算、无预算采购；

对“三重一大”采购事项（重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额资金运作），需启动专项合规审查。

（五）第五步：分管领导/总经理最终审批

操作人：分管副总经理/总经理（根据采购金额及物资类型确定审批权限）

操作内容：

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：由部门负责人+采购部门+财务部门审批即可；

5000元＜金