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公司会议策划与执行记录参考范本

一、本模板适用场景

本工具模板适用于公司内部各类会议的策划筹备、过程执行及后续记录归档工作，包括但不限于：

常规会议：部门周例会、月度工作总结会、季度/年度规划会；

专项会议：项目启动会、跨部门协调会、问题复盘会、客户需求对接会；

决策会议：预算评审会、方案研讨会、人事任免讨论会等。

通过标准化流程与工具，可提升会议效率、明确责任分工、保证会议成果有效落地。

二、会议策划与执行全流程操作

（一）会前筹备：明确目标与分工

步骤1：确定会议核心目标

明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目推进计划”“解决跨部门协作流程卡点”），避免“为开会而开会”；

输出《会议目标说明》，作为后续议程设计、参会人员邀请的依据。

步骤2：制定会议议程与时间规划

根据目标拆解会议议题，按“重要-紧急”程度排序，明确每个议题的讨论时长（建议总时长不超过90分钟，避免疲劳）；

示例议程框架：

开场与上次会议回顾（5分钟）：主持人经理简述会议目的，记录人助理同步上次会议行动项完成情况；

议题一：当前项目进度汇报（20分钟）：负责人*主管汇报数据，参会人员提问；

议题二：跨部门协作问题讨论（30分钟）：各部门负责人发言，达成初步共识；

议题三：Q3计划制定（25分钟）：集体研讨，明确关键节点；

总结与行动项确认（10分钟）：主持人总结决议，明确负责人与截止日期。

步骤3：邀请参会人员与确认场地

根据议题内容确定“必须参会人员”（决策者、执行者）和“可选参会人员”（提供信息支持者），提前3-5天发送会议邀请（含议程、目标、预读材料）；

预订会议室时需确认：容纳人数、设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）、茶歇（如需），并提前1天测试设备运行状态。

步骤4：准备会议物料与预沟通

物料清单：会议议程表、签到表、相关数据报表、演示文稿、纸质材料（按参会人数打印）、录音/录像设备（如需）；

提前与核心发言人员（如议题汇报人）沟通发言要点，保证内容聚焦目标，避免超时。

（二）会中执行：聚焦目标与高效决策

步骤1：开场与氛围营造

主持人提前5分钟到场，检查设备、签到，准时开场（迟到者需简要说明原因）；

开场重申会议目标、议程及时长要求，强调“发言紧扣议题、避免跑题”。

步骤2：议题讨论与过程控制

按议程顺序推进，主持人需控制发言节奏：对超时发言礼貌提醒（如“*同事，您刚才的观点很关键，我们再给2分钟时间总结核心内容”），对偏离议题话题及时引导（如“这个问题很重要，但可能属于下一个议题，我们先聚焦当前议题”）；

关键讨论点需记录人实时记录（含不同意见、决策依据），避免遗漏。

步骤3：形成决议与明确行动项

每个议题讨论结束后，主持人需总结“共识结论”和“待解决问题”；

对需落地的事项，明确“行动项描述、负责人、计划完成时间、所需支持”，现场与负责人确认（如“*专员，负责整理Q3计划初稿，下周五下班前提交，是否可行？”）。

步骤4：会议收尾与信息同步

主持人简要回顾会议成果（决议事项、行动项清单），确认无遗漏后宣布散会；

提醒记录人于24小时内整理会议纪要，并发送给所有参会人员。

（三）会后跟进：落实成果与归档

步骤1：整理会议纪要与行动项

会议纪需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人、记录人）、议程回顾、各议题讨论要点、决议事项、行动项清单（负责人、截止日期）；

行动项清单需单独成表（详见“配套工具表格模板”），标注优先级，便于跟踪。

步骤2：分发纪要与督促执行

会议纪要经主持人审核后，于会后1个工作日内通过公司内部系统/邮件发送给参会人员及相关方；

行动项负责人需在截止日期前提交完成情况，记录人每周更新《行动项跟踪表》，同步给管理层。

步骤3：会议资料归档

将会议纪要、行动项跟踪表、签到表、演示文稿、录音/录像（如有）等资料整理归档，按“会议名称-日期”分类存储，保存期限不少于1年（重要决议类建议长期保存）。

三、配套工具表格模板

表1：会议策划表

会议名称

会议类型

□例会□专项□决策

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A

会议目标

1.确定Q3项目关键节点；2.解决跨部门协作卡点

主持人

*经理

记录人

*助理

必须参会人员

主管（项目组）、总监（市场部）、*专员（运营部）

可选参会人员

*助理（行政部，负责设备支持）

议程安排

时间

议题

发言人

14:00-14:05

开场与回顾

*经理

14:05-14:25

项目进度汇报

*主管

14:25-14:55

跨部门讨论

各部门负责人

14:55-15:20

Q3计划制定

全体

15:20-15:30

总结与行动项

*经理

物料准备

□议程表□签到表□项目报表□投影仪□麦克风□茶歇

负责人

*助理

联系方式

内线分机

表