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采购与供应商管理标准操作流程

一、适用范围与应用场景

本标准操作流程适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动及供应商全生命周期管理，具体应用场景包括但不限于：

常规采购需求处理：生产物料、办公用品、服务外包等常规采购项目的立项、执行与监控；

新供应商引入：首次合作的供应商资质审核、考察、评估及准入流程；

现有供应商管理：供应商绩效评估、合同续签、合作优化及淘汰机制；

紧急采购场景：因生产急需、市场波动等特殊情况下的快速采购响应流程；

战略供应商合作：长期合作的核心供应商战略合作协议签订与协同管理。

二、标准操作流程详解

（一）需求确认与采购申请

操作目标：明确采购需求合理性，保证采购内容与企业战略、预算及生产计划匹配。

责任主体：需求部门（生产部、行政部、项目组等）、采购部、财务部。

操作步骤：

需求提报

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、物料消耗等），填写《采购申请单》，详细注明：物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额（含明细）、技术参数（如适用）及供应商特殊要求（如品牌、资质）。

需求部门负责人对需求的必要性、准确性及预算合理性进行审核签字。

需求复核与立项

采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成复核：

核对需求与库存数据，避免重复采购；

审核技术参数是否明确，是否与现有供应商能力匹配；

确认预算是否符合公司财务制度。

复核通过后，采购部在《采购申请单》上签字确认，反馈至需求部门；若不通过，需书面说明原因并退回需求部门调整。

紧急采购处理

若遇紧急需求（如生产停线风险），需求部门可直接提报至分管副总审批，审批通过后采购部立即启动紧急采购流程，事后补办常规申请手续。

（二）供应商寻源与筛选

操作目标：通过多渠道寻源，筛选出符合资质、价格合理、服务优质的供应商，保证采购来源合规。

责任主体：采购部、技术部（如需）、质量部（如需）、需求部门。

操作步骤：

寻源渠道拓展

采购部根据采购需求类型，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、招标平台（如招标网）、企业官网、行业目录；

定向邀请：向行业内知名企业或合作过的优质供应商发出合作邀请；

推荐渠道：需求部门、技术部推荐供应商（需提供推荐理由及合作背景）。

供应商资质初审

采购部对收集到的供应商信息进行初步筛选，重点审核以下资质文件（复印件需加盖公章）：

营业执照（经营范围需覆盖采购内容）；

特殊行业资质（如食品行业需《食品生产许可证》，特种设备需《特种设备安装改造维修许可证》）；

质量体系认证（如ISO9001、IATF16949等，根据行业要求）；

近3年类似合作业绩（提供合同关键页复印件）；

财务状况证明（如近1年审计报告、银行资信证明）。

资质初审不合格的供应商，直接淘汰并记录原因。

供应商考察与评估

对资质初审合格的供应商，根据采购金额及重要性组织考察：

常规采购：由采购部负责人带队，必要时邀请技术部、质量部参与，考察供应商生产现场、仓储条件、工艺流程、品控体系；

战略/大额采购：需成立考察小组（分管副总任组长，成员含采购、技术、质量、财务负责人），形成《供应商考察报告》，重点评估产能、交付能力、成本控制、社会责任（如环保、用工合规）。

采购部结合考察结果、资质文件、报价情况（要求供应商提供《报价单》，注明单价、总价、付款方式、交货期、质保条款等），填写《供应商评估表》，从价格水平（20%）、质量保障（30%）、交付能力（25%）、服务水平（15%）、合作稳定性（10%）五个维度进行评分（满分100分），评分≥80分可进入候选名单。

供应商确定与备案

采购部根据评分排序及需求部门意见，确定1-3家候选供应商，报分管副总审批；

审批通过后，将供应商信息录入《合格供应商名录》，明确合作范围、有效期（一般为1年，到期需重新评估）。

（三）合同签订与管理

操作目标：通过规范合同条款，明确双方权利义务，降低合作风险。

责任主体：采购部、法务部（如需）、财务部、供应商。

操作步骤：

合同拟定

采购部根据采购需求及谈判结果，使用公司标准合同模板（如《采购合同》《框架合作协议》）拟定合同条款，核心内容包括：

合同主体信息（供应商全称、地址、联系人、电话）；

采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价，附技术参数表作为附件）；

质量标准（需明确验收标准，如国标、行标或双方约定标准）；

交付条款（交货地点、时间、运输方式、运费承担、风险转移节点）；

付款方式（如“预付款30%到货验收合格后付款60%质保金10%期满无息退还”）；

违约责任（逾期交货、质量不达标、售后服务缺失的违约金计算方式）；

争议解决方式（如“提交合同签订地人民法院诉讼”）；

合同生效条件（双方签字盖章后生效，一式份，双方各执份）。

合同审批

采购部将拟定合