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会议策划与会议纪要编写指南

一、会议策划的适用场景与价值

会议策划是保证会议高效、目标明确的前置保障，适用于以下场景：

项目启动/里程碑复盘：明确项目目标、分工及风险，或阶段性总结经验教训；

跨部门协同决策：需多部门共同商议并确定方案（如产品上线策略、预算审批等）；

问题专项解决：针对特定问题（如客户投诉率上升、流程效率低下）集中讨论解决方案；

信息同步与传达：向团队传达重要政策、目标或阶段性成果（如季度战略发布会）。

科学的会议策划能避免“无效开会”，提升会议效率，保证参会人员聚焦核心目标，推动问题解决和决策落地。

二、会议策划的详细执行步骤

（一）会议筹备阶段

明确会议核心目标

根据会议场景，用“动词+具体成果”定义目标，例如：“确定Q3产品迭代优先级并明确责任人”“解决项目资源瓶颈并制定协调方案”。

避免目标模糊（如“讨论问题”），需保证会议结束后有明确结论或行动项。

确定会议基本信息

时间：优先选择参会人员均方便的时段（避开周一上午、周五下午），单次会议时长控制在1-2小时内（超过2小时需安排中场休息）；

地点/形式：线下会议需提前预订会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板等）；线上会议需选择平台（如腾讯会议、Zoom）并测试功能，提前发送会议；

参会人员：邀请与会议目标直接相关的人（决策者、执行者、信息提供者），避免无关人员参会（可会后同步纪要）。

制定会议议程

议程需包含：时间分配、议题内容、主讲人、预期成果，按“重要且紧急”顺序排列议题。

示例：

时间

议题内容

主讲人

预期成果

14:00-14:10

开场及会议目标说明

*经理

明确会议方向

14:10-14:40

Q2销售数据复盘及问题分析

*主管

梳理3个核心问题

14:40-15:20

Q3销售目标分解及策略讨论

*专员

确定各区域目标及打法

15:20-15:40

资源需求及跨部门协作方案

*主管

明确资源支持方及责任人

15:40-16:00

总结及行动项确认

*经理

形成会议决议及待办清单

准备会议物料

必要材料：会议议程、相关数据报告（如销售数据、竞品分析）、PPT演示稿、签到表、空白笔记本及笔；

特殊场景：若需头脑风暴，提前准备白板纸、便签纸；若需决策，准备投票器或决策表。

发送会议通知

提前3-5天通过邮件/企业发送通知，内容需包含：会议目标、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的物料（如“请各区域主管提前准备Q3销售目标草案”）。

（二）会议执行阶段

开场引导（5-10分钟）

主持人*经理开场：重申会议目标、议程及时限，提醒会议纪律（如“聚焦议题，避免跑题”“每人发言不超过3分钟”）。

议题讨论（核心环节）

按议程顺序推进，每个议题由主讲人先简述背景，再引导参会人员讨论；

主持人需控制节奏：避免某个人垄断发言，鼓励沉默人员参与，对偏离议题的讨论及时拉回；

关键结论需当场确认（如“关于Q3华北区域目标，大家是否同意完成500万？同意请举手”）。

记录关键信息

记录人*助理需同步记录：讨论要点（不同观点）、决议事项（最终结论）、待办事项（负责人、截止时间），避免仅记录“同意”“反对”等模糊表述。

（三）会后跟进阶段

整理会议纪要

会议结束后2小时内完成初稿，24小时内发给参会人员确认（具体要求见第三部分“会议纪要编写规范”）。

落实待办事项

根据会议纪要中的待办清单，责任人需按时完成，记录人每周跟踪进度，并在下次会议前同步完成情况。

归档会议资料

将会议通知、议程、纪要、签到表、演示稿等资料整理存档（按“年份-月份-会议名称”命名），便于后续查阅。

三、会议纪要的适用场景与核心价值

会议纪要是会议成果的书面载体，适用于：

信息同步：向未参会人员传达会议核心内容（如出差人员、关联部门）；

责任追溯：明确决议事项及待办责任人，避免“议而不决、决而不行”；

工作复盘：作为后续项目推进、问题解决的依据（如“根据6月会议纪要，问题需在7月15日前解决”）。

规范的会议纪要能保证会议结论落地，减少沟通成本，是团队协作的重要工具。

四、会议纪要的编写全流程

（一）会前准备：明确记录框架

熟悉会议议程：提前知晓议题及预期成果，明确需重点记录的内容（决策点、行动项）；

准备记录工具：电子文档（推荐用Word/石墨文档）或专用纪要模板，预留“讨论要点”“决议事项”“待办事项”等模块。

（二）会中记录：抓取关键信息

记录基本信息

会议名称、时间、地点/线上、主持人、记录人、参会人员（含请假人员）、缺席人员及原因。

记录议程概要与讨论要点

按议程顺序记录，每个议题需包含：讨论背景、不同观点（简要概括，避免逐字稿）、核心分歧点。

示例：

议题：Q3销售目标分解

背景：基于公司Q3整体目标1000万，需分解至各区域；

观点：华东区域主管建议“华东目标600万（占比60