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会议记录与决策跟踪一体化模板使用指南
一、适用场景与价值
本模板适用于企业内部各类会议（如项目例会、部门协调会、决策评审会、战略研讨会等），旨在通过“会议要点即时记录+决策事项落地跟踪”的一体化设计，解决传统会议记录中“结论模糊、责任不清、跟进滞后”等问题，保证会议成果有效转化为行动，提升团队协作效率与执行闭环质量。特别适合跨部门协作、项目推进、目标落地等需明确分工与进度跟踪的场景。
二、全流程操作指南
（一）会前准备：明确目标与框架
确认会议核心目标
会议发起人需提前明确本次会议需解决的关键问题（如“确定Q3产品迭代方案”“协调跨部门资源支持项目”），并预设会议输出成果（如决策事项、待办任务、时间节点等），避免讨论偏离主题。
准备会议材料与议程
提前1-2天将会议议程、相关背景资料（如项目数据、方案文档）同步给参会人员，保证各方提前熟悉内容，提高会议效率。议程中需标注每个议题的预计讨论时长，便于控制会议节奏。
指定记录人与跟踪人
会议需明确1名记录人（负责实时记录要点、决策、任务）和1名跟踪人（可由记录人兼任，负责会后任务分配与进度跟进），保证责任到人。
（二）会中记录：聚焦要点与决策
记录会议基本信息
在模板开头准确填写会议名称、日期、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息，保证会议可追溯。
结构化记录议题要点
按议程逐项记录讨论内容，重点捕捉“不同观点”“关键数据”“争议焦点”及“最终结论”。例如：
议题：Q3产品迭代优先级排序
讨论要点：（产品部）建议优先优化用户登录模块（当前投诉率30%），（技术部）提出需评估开发资源，（市场部）补充竞品动态显示用户对登录体验敏感度高；
最终结论：优先级定为“用户登录模块优化”，下周五前完成技术可行性评估。
明确决策事项与任务分工
对会议达成的每项决策，需同步标注“决策编号”（如001”）、“决策内容”“责任人”“完成时间”“所需资源”及“交付成果”，避免责任模糊。例如：
决策事项：确定用户登录模块优化方案
责任人：（技术部-李工）
完成时间：2023年11月3日
交付成果：技术方案文档+开发排期表
标注待办与风险点
对未当场解决的问题或潜在风险，需单独记录“待办事项”（明确后续跟进人）和“风险提示”（如“需协调设计部支持UI资源，当前设计人力紧张”）。
（三）会后整理与执行跟踪
24小时内完成记录初稿
记录人需根据会中笔记，整理形成会议记录初稿，重点核对决策事项、任务分工、时间节点的准确性，保证无遗漏。初稿完成后发送给主持人及核心参会人确认，1个工作日内反馈修改意见。
正式归档与分发
确认无误后，将会议记录（含模板表格）通过企业协作平台（如钉钉、飞书）或邮件同步给所有参会人员及相关方，并标注“请各责任人关注任务截止时间”。
定期跟踪与更新
跟踪人需在任务截止日前3天提醒责任人，截止后2天内收集完成情况（含“已完成”“进行中”“延期”“未开始”），并在下次会议中同步进度。对延期任务，需记录原因及调整计划（如“因需求变更，完成时间延至11月10日”）。
三、一体化模板结构说明
模块
核心内容
填写说明
会议基本信息
会议名称、日期、时间、地点、参会人员、主持人、记录人
参会人员需标注部门/职务，缺席人员注明原因
议题讨论记录
议题名称、讨论要点（含不同观点、数据支撑）、结论
按议程顺序记录，结论需明确“已确定”“待确认”状态
决策事项列表
决策编号、决策内容、责任人、完成时间、所需资源、交付成果
决策编号按“日期-序号”规则（001），责任人需具体到姓名+部门
任务执行跟踪
任务名称、负责人、关联决策、优先级（高/中/低）、当前状态、进度更新、备注
状态更新需记录具体时间及进展，延期任务需说明原因
待办与风险
待办事项描述、跟进人、截止时间、风险描述、应对措施
待办事项需明确“是否关联下次会议”，风险提示需标注影响等级（高/中/低）
四、使用关键提示
记录原则：客观简洁，突出重点
避免逐字记录讨论过程，聚焦“结论”“任务”“数据”等关键信息，语言需简洁准确（如用“通过”“否决”“需补充”等明确结论，而非“大家觉得可能可以”）。
任务分配：SMART原则落地
责任人、时间、任务需符合“具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）”原则，例如“（市场部-王经理）需在11月5日前提交用户调研报告（含至少100条有效反馈）”而非“尽快提交调研报告”。
跟踪机制：闭环管理
建立“会议记录→任务分配→进度跟踪→结果反馈→下次会议复盘”的闭环，对未按时完成的任务，需在跟踪表中记录“未完成原因”及“下一步计划”，避免任务“石沉大海”
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