合同文本审核及签署流程表.docVIP

通用合同文本审核及签署流程表

一、适用场景与业务背景

本流程表适用于企业各类业务合作中合同文本的标准化审核与规范签署管理，具体场景包括但不限于：

采购合同（原材料、设备、服务等采购）

销售合同（产品、服务销售及订单确认）

合作协议（项目合作、联营、代理等）

服务合同（外包服务、咨询、技术服务等）

劳动合同（适用于标准化劳动合同的签署流程）

通过明确审核节点、责任分工及操作步骤，可保证合同条款合法合规、权责清晰，有效降低合同履行风险，同时提升合同管理效率，适用于企业法务部门、业务部门、管理层及相关协作人员。

二、合同审核及签署全流程操作指南

（一）合同发起与材料准备

责任人：业务部门经办人（如经理、专员）

操作内容：

业务部门根据合作需求，与对方初步沟通合同核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等），起草合同文本。

准备配套材料：对方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人身份证明，需加盖对方公章）、合作背景说明、过往合作记录（如有）、特殊需求文件等。

填写《合同审核及签署发起表》（见模板表格），注明合同名称、类型、对方主体、预计签订日期、金额、核心诉求及需重点关注的风险点，提交至法务部门。

输出物：合同初稿、配套材料、《合同审核及签署发起表》

（二）法务部门审核

责任人：法务专员/法务经理（如法务、主管）

操作内容：

收到材料后1个工作日内完成形式审查：检查合同文本是否完整（含封面、附件、签署页等）、材料是否齐全（如对方主体资格证明缺失需退回补充）。

3个工作日内完成实质审核，重点审查：

主体资格：对方是否为合法存续企业，经营范围是否涵盖合作内容，法定代表人/授权代表签字权限是否有效；

条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定，如格式条款是否公平、争议解决方式是否明确；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理（如违约金是否过高或过低）；

业务一致性：合同内容是否与业务部门提交的《合同审核及签署发起表》中的核心诉求一致，如价格、数量、交付标准等；

风险提示：识别潜在法律风险（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款等），提出修改意见。

审核完成后，出具《合同审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论，并逐条列明修改建议（需标注重点修改条款）。

输出物：《合同审核意见书》（含修改后的合同文本，如需修改）

（三）业务部门确认与修订

责任人：业务部门负责人（如总监、总经理）、经办人

操作内容：

收到《合同审核意见书》后，业务部门结合合作需求，对法务提出的修改意见进行评估：

对于合法合规且不影响核心业务利益的修改意见，应在2个工作日内完成合同修订；

对于涉及重大业务调整或与对方存在分歧的条款，由业务部门与对方沟通协商，达成一致后反馈法务部门。

修订完成后，经业务部门负责人签字确认，再次提交法务部门复核（如修改内容较多或涉及重大风险调整）。

输出物：修订版合同文本、《业务部门确认意见》（签字版）

（四）管理层审批

责任人：分管领导/总经理（如总、董事长）

操作内容：

法务部门复核通过后，根据合同金额、重要性分级提交管理层审批：

一般合同（金额≤10万元）：由分管业务领导审批；

重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务/战略合作）：由总经理办公会审批。

管理层重点审批：合作必要性、经济效益、风险控制措施及是否符合公司战略规划。

审批通过后，在《合同审批表》中签署意见；如未通过，退回业务部门重新谈判或调整条款。

输出物：《合同审批表》（签字版）

（五）合同签署与用印

责任人：行政部用印专员、业务部门经办人

操作内容：

业务部门收到审批通过的《合同审批表》后，确认合同最终文本（含所有附件），填写《用印申请单》，提交行政部。

行政部核对《合同审批表》与合同文本一致性，确认审批手续齐全后，安排用印：

纸质合同：加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同盖章），每份合同正本至少一式两份（双方各执一份），副本根据需要留存；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、电子签名有效，签署完成后存档。

签署完成后，业务部门在1个工作日内将对方签字盖章的合同正本收回，核对无误后移交行政部归档。

输出物：签署版合同正本/电子合同文件、《用印申请单》

（六）合同归档与跟踪

责任人：行政部档案管理员、法务部门

操作内容：

行政部收到合同正本后，1个工作日内完成分类归档：

按合同类型建立台账，记录合同编号、名称、对方主体、签订日期、金额、到期日、存放位置等信息；

纸质合同存入专用档案柜，电子合同备份至公司服务器（加密存储），保证防篡改、可追溯。

法务部门定期（每季度）对已签订合同进行风险排查，重点关注合同履行进度、付款节点、违约情况等，形成《合同履行跟踪表》同步业务部门。

合同到期前1个月，业务