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常见公文格式写作实用指南

在机关、企事业单位的日常办公中，公文扮演着不可或缺的角色。它是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具。一份格式规范、内容严谨、表述清晰的公文，不仅能准确高效地传递信息，更能体现发文单位的专业素养和工作水平。因此，掌握常见公文的格式要求与写作技巧，是每一位职场人士必备的基本功。本文将结合实践经验，对常见公文的格式要素及写作要点进行梳理，以期为大家提供一份实用的操作指南。

一、公文的基本构成要素

公文种类繁多，但其基本构成要素大致相同。理解并掌握这些要素的规范要求，是确保公文格式正确的基础。

（一）标题

标题是公文的“眼睛”，应当准确概括公文的主要内容并标明公文种类。通常由“发文机关+事由+文种”三部分组成，如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。拟制标题时，应力求简明扼要，避免冗长和含糊不清。事由部分应准确反映公文的核心内容，文种则需根据公文的实际用途正确选用，切不可混淆。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。

（二）主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其位置在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标注，后加冒号。向上级机关行文时，原则上主送一个上级机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

（三）正文

正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容。正文的结构一般包括开头、主体、结尾三部分。开头部分通常说明发文的缘由、依据或目的；主体部分是公文的核心内容，应围绕主旨，层次分明、逻辑清晰地阐述具体事项、要求或意见；结尾部分则根据文种不同，可提出希望、要求、请求批准或表示感谢等。正文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（四）附件说明

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。如有附件，应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名即公文的发文单位名称，应当使用全称或者规范化简称。成文日期是指公文生效的日期，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

印章是公文生效的标志。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。

（六）抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（七）印发机关和印发日期

印发机关是指公文的印制主管部门，一般为发文机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期是指公文的印制日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

二、常见文种正文写作要点简述

公文文种多样，不同文种的正文写作各有侧重和特点。以下简要介绍几种最常用公文的正文写作要点：

（一）通知

通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的文种。其正文结构通常为：发文缘由（为何发此通知）+通知事项（具体做什么、怎么做、有何要求）+执行要求（希望或强调）。写作时，事项要明确具体，条理清晰，语言简洁明了，让受文单位能够迅速理解并执行。

（二）报告

报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问的文种。报告具有陈述性和汇报性的特点。正文开头应简明扼要地说明报告的目的或依据；主体部分详细阐述工作进展、取得的成绩、存在的问题、经验教训以及下一步工作计划等；结尾常用“以上报告，请审阅”或“特此报告”等语。报告不得夹带请示事项。

（三）请示

请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关。正文结构通常为：请示缘由（为什么请示，即请示的背景、依据和必要性）+请示事项（具体请求