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企事业单位办公用品采购流程规范

一、引言

办公用品采购是企事业单位日常运营管理中一项基础性且不可或缺的工作，其规范化程度直接影响到单位的运营成本、工作效率及廉政风险控制。为进一步提升办公用品采购管理水平，实现降本增效、阳光透明的采购目标，特制定本规范。本规范旨在为各类企事业单位提供一套科学、系统、可操作的办公用品采购流程指引，确保采购活动的合规性、经济性与高效性。

二、组织架构与职责分工

明确的组织架构和清晰的职责分工是确保采购流程顺畅运行的前提。各单位应根据自身规模和管理需求，设立或明确相应的采购管理部门及岗位。

1.需求部门：负责根据本部门实际工作需要，提出合理、准确的办公用品需求计划，并对需求的真实性、必要性负责。

2.采购部门（或指定职能部门）：作为办公用品采购的归口管理部门，负责采购计划的汇总、审核、组织实施、供应商管理、合同管理、采购过程的监督与控制等核心工作。

3.财务部门：负责采购预算的审核、采购资金的安排、采购发票的审核与付款，以及相关账务处理。

4.仓库管理部门（或行政部门）：负责办公用品的验收、入库、保管、发放与库存管理，确保账实相符。

5.使用部门：参与所购物资的验收，及时反馈使用情况。

三、采购流程详解

（一）需求提出与汇总

1.需求提报：各需求部门应根据实际工作需求和库存情况，定期（如每月、每季度）填写《办公用品需求申请表》，详细列明所需物品的名称、规格型号、数量、预估单价、建议品牌（如有）、需求日期等信息，并经部门负责人审核签字。

2.需求汇总与初审：采购部门（或指定职能部门）在规定时间内收集各部门的需求申请，进行汇总整理，并结合库存状况、历史采购价格、预算额度等因素进行初步审核，剔除不合理或超预算需求，形成初步的《办公用品采购汇总表》。

（二）采购计划制定与审批

1.编制采购计划：采购部门根据初审后的《办公用品采购汇总表》，结合单位年度或月度办公用品采购预算，编制详细的《办公用品采购计划》，明确采购物品、数量、预算金额、采购方式、预计采购时间等。

2.采购计划审批：《办公用品采购计划》需按单位规定的审批权限逐级报批。审批通过后，方可作为采购实施的依据。对于未列入预算或超预算的特殊需求，需按预算调整流程单独报批。

（三）供应商选择与管理

1.供应商资质审查：采购部门应建立合格供应商名录。在选择供应商时，需对其营业执照、经营范围、生产/经营能力、质量保证体系、商业信誉、售后服务等进行审查评估。

2.多渠道比价：原则上，对于达到一定金额标准的采购项目，应向至少三家及以上合格供应商进行询价或比价，以获取最优性价比。对于长期合作的办公用品，可考虑通过招标或竞争性谈判等方式确定年度供应商或框架协议供应商。

3.供应商动态管理：定期对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行评估，实行优胜劣汰，保持供应商队伍的活力与可靠性。

（四）采购实施

1.采购方式确定：根据采购物品的特性、金额大小及单位规定，选择合适的采购方式，如集中采购、分散采购、询价采购、比价采购、竞争性谈判、单一来源采购（需符合特定条件）或公开招标等。

2.合同签订：对于金额较大或长期合作的采购项目，应与供应商签订书面采购合同，明确产品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等关键条款。合同需履行单位规定的审批程序。

3.订单下达：对于小额、常规的办公用品采购，可直接下达采购订单，订单应包含必要的采购信息。

（五）验收与入库

1.到货验收：办公用品送达后，仓库管理部门（或行政部门）会同需求部门（或使用人）依据采购合同、订单、送货单及物品本身的质量标准进行数量和质量验收。验收合格的，在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商联系退换货事宜。

2.入库登记：仓库管理员对验收合格的办公用品及时登记入库，建立库存台账，详细记录物品名称、规格、数量、入库日期、供应商等信息。

（六）付款结算

1.票据审核：供应商按合同约定提供发票及相关结算凭证，经采购部门、仓库管理部门（或行政部门）、财务部门依次审核无误后，附上相关审批单、验收单、入库单等原始凭证。

2.付款审批与执行：财务部门根据审核通过的结算凭证和合同约定的付款条件，按单位资金支付审批流程办理付款手续。

（七）资料归档

采购活动结束后，采购部门应将采购计划、审批文件、询价单、报价单、采购合同、订单、送货单、验收单、入库单、发票复印件、付款凭证等相关资料整理归档，以备查验。

四、采购行为规范与监督

1.廉洁采购：所有参与采购活动的人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁索取或收受供应商的回扣、礼品、礼金等不正当利益，严禁利用职权或职务之便谋取私利。

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