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应付账款管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司应付账款的管理，确保资金支付的准确性、及时性与合规性，防范财务风险，提高资金使用效率，维护公司良好的商业信誉，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。

（二）定义

本制度所称应付账款，是指公司因购买原材料、商品、接受劳务供应等经营活动而应支付给供应商的款项，不包含因融资活动产生的应付款项。

（三）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的应付账款管理活动。所有与公司发生采购业务往来的供应商款项结算，均须遵循本制度规定。

（四）基本原则

应付账款管理应遵循以下原则：

1.真实性原则：应付账款的确认必须以真实、合法的经济业务为依据，相关原始凭证齐全有效。

2.及时性原则：采购业务发生后，应及时办理验收、入库、发票审核等手续，确保应付账款及时准确记录；款项支付应在约定或合理期限内办理，避免逾期。

3.准确性原则：应付账款的核算应准确无误，确保账实相符、账证相符、账账相符。

4.合规性原则：应付账款的确认、支付等环节必须符合国家财经法规、公司财务制度及合同约定。

5.效益性原则：在保证信誉的前提下，合理安排付款时间，优化资金使用效率。

二、组织与职责

（一）财务管理部门

财务管理部门是应付账款的归口管理部门，主要职责包括：

1.制定和完善应付账款管理制度及相关流程。

2.负责应付账款的会计核算与账务处理，定期核对账目。

3.审核采购发票、入库单、合同等原始凭证的合规性、完整性和准确性。

4.统筹安排资金，根据审批权限办理款项支付手续。

5.定期与供应商进行对账，协调处理对账差异。

6.对应付账款进行账龄分析，监控逾期款项，预警支付风险。

7.负责应付账款相关资料的归档保管。

（二）采购部门

采购部门是应付账款产生的源头管理部门，主要职责包括：

1.负责采购合同的洽谈、签订与管理，确保合同条款清晰、权责明确。

2.及时将生效的采购合同副本提交财务管理部门备案。

3.跟踪采购物资或服务的交付情况，协调处理到货差异。

4.负责收集、初步审核供应商提供的发票等结算凭证，并及时传递给财务管理部门。

5.配合财务管理部门与供应商进行对账，对差异事项进行核实与解释。

6.对长期挂账或有争议的应付账款，主动与供应商沟通解决。

（三）仓储与使用部门

仓储部门（或具体使用部门，下同）主要职责包括：

1.对采购到货的物资进行数量和外观质量的验收，填制规范的入库单或验收单。

2.确保入库单或验收单信息准确、完整，并及时传递给采购部门和财务管理部门。

3.对于验收不合格的物资，及时通知采购部门办理退换货等事宜。

（四）法务部门（或合同管理部门）

法务部门（或合同管理部门）主要职责包括：

1.负责对采购合同的合法性、合规性进行审核。

2.协助处理因合同纠纷引起的应付账款争议。

三、应付账款确认与核算

（一）采购与验收

1.采购业务应签订规范的采购合同，明确品名、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式、付款期限及违约责任等要素。

2.物资到货后，仓储部门应根据采购合同及送货单进行验收，验收合格后开具入库单。入库单需经采购人员、仓储验收人员签字确认。

3.对于服务类采购，应由服务接收部门出具服务验收确认单，注明服务内容、完成情况、验收意见等。

（二）发票审核与传递

1.供应商应按合同约定及相关税法规定开具合法有效的发票。

2.采购部门收到发票后，应将发票与采购合同、入库单（或验收单）进行初步核对，检查发票信息（如品名、规格、数量、金额、税率等）是否与合同及验收情况一致。

3.经采购部门初步审核无误的发票及相关附件，应及时传递至财务管理部门进行进一步审核。传递过程应建立签收登记机制。

（三）财务审核与确认

1.财务管理部门收到采购部门传递的发票及附件（合同、入库单/验收单等）后，应进行如下审核：

*发票的真实性、合法性、合规性（如发票类型、开票方信息、税号、印章等）。

*发票内容与采购合同、入库单/验收单的一致性（如数量、单价、金额、规格型号等）。

*各项审批手续是否完备。

2.审核无误后，财务管理部门应及时进行会计处理，确认应付账款。对于不符合要求的发票，应退回采购部门，由其协调供应商处理。

3.对于货到票未到的业务，财务管理部门应在月末根据入库单等暂估确认应付账款，下月初红字冲回，待收到发票后按实际金额确认。

四、付款管理

（一）付款申请

1.采购部门根据采购合同约定的付款条件及供应商的付款通知，结合物资或服务的验收情况，在付款期限内，向财务管理部门提交付款申请。

2.付款申请应注明供应商名称、付款金额、付款事由、合同编号、