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企业采购管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，防范采购过程中的各类风险，确保企业生产经营活动的有序进行，依据国家相关法律法规及本企业实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内所有与生产经营相关的物资、设备、服务等采购活动。企业各部门、各分支机构的采购行为均须遵守本制度规定。特殊采购项目如涉及国家专项规定或企业另有特别安排的，从其规定，但仍应遵循本制度的基本原则。

（三）基本原则

1.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，采购决策依据充分、程序规范。

2.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资和服务，注重综合效益。

3.集中采购与分散采购相结合原则：对于通用性强、采购金额较大的物资和服务，实行集中采购以发挥规模效应；对于特殊、小额的采购需求，可适度分散采购以提高效率。

4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保权责清晰、责任可追溯。

5.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及企业内部规章制度，杜绝违法违规行为。

二、组织与职责

（一）采购管理部门

企业设立专门的采购管理部门（或指定相关部门负责采购管理职能），作为采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和完善企业采购管理制度及相关流程，并监督执行。

2.统筹企业集中采购工作，组织实施大宗物资、重要设备及服务的采购。

3.供应商的开发、评估、管理及维护，建立和更新供应商信息库。

4.采购合同的审核、签订、管理及履约跟踪。

5.采购成本的分析与控制，提出降本增效建议。

6.采购相关文件、资料的归档与管理。

7.协调处理采购过程中的争议与纠纷。

（二）需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

1.根据生产经营计划及实际需要，提出真实、准确、完整的采购需求，并对需求的合理性负责。

2.参与相关采购物资的技术参数确认、市场调研及供应商考察。

3.负责采购物资的验收工作，对物资的数量、质量是否符合需求负责。

4.配合采购部门进行供应商评估及采购合同履约评价。

（三）财务部门

财务部门在采购管理中履行以下职责：

1.负责采购预算的审核与控制，根据审批后的采购计划安排资金。

2.参与采购合同的审核，特别是涉及付款方式、金额、税务等条款。

3.按照采购合同及验收合格证明办理付款手续。

4.对采购成本进行核算与监督，参与采购价格的审核。

5.负责采购相关的会计核算及财务档案管理。

（四）法务部门（或指定法务人员）

法务部门（或指定法务人员）负责：

1.对采购合同的合法性、合规性进行审核，防范法律风险。

2.参与处理采购活动中涉及的法律纠纷。

3.提供与采购相关的法律咨询服务。

（五）监督与审计部门

监督与审计部门负责对采购活动的全过程进行监督与审计，确保采购制度的有效执行，防止舞弊行为发生。

三、采购流程管理

（一）采购需求与计划

1.需求提报：需求部门根据实际需要，填写《采购需求申请表》，明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、需求日期、用途等信息，并按审批权限逐级报批。

2.需求审核：采购部门对需求部门提报的采购需求进行汇总、审核，重点审核需求的合理性、必要性及技术参数的规范性。涉及大额或重大采购项目，需组织相关部门进行联合评审。

3.采购计划编制：采购部门根据审核通过的采购需求，结合库存情况及市场供应状况，编制《采购计划》，明确采购物资、数量、供应商（如需）、采购方式、预算金额、预计采购周期等，按规定程序报批后执行。

（二）采购方式选择

企业应根据采购物资的特性、金额、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式，主要包括：

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的物资或服务，应严格遵守国家及企业关于招投标的相关规定。

2.邀请招标：对于符合公开招标条件，但符合特定条件的，可向三家以上合格供应商发出投标邀请书。

3.竞争性谈判/询价：适用于采购金额较小、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目，应邀请三家以上供应商进行报价和谈判。

4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的证明材料并按规定报批。

5.框架协议采购：对于长期需要、规格标准相对统一的物资，可与合格供应商签订框架协议，约定一定时期内的采购数量、价格、服务等条款。

6.其他合规采购方式：在符合国家法律法规和企业内部规定的前提下，可采用其他适宜的采购方式。

（三）供应商选择与报价

1.采购部门应根据采购计划及采购方式，从合格供应商库中选取或通过市