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电梯维保公司档案管理制度

一、总则

为了加强电梯维保公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司运营、维保服务、技术研发和客户服务等方面的作用，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有与电梯维保业务相关的档案管理工作，包括但不限于客户档案、维保档案、设备档案、人员档案、技术档案等各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。

二、档案管理机构与职责

（一）档案管理部门

公司设立专门的档案管理部门，负责统筹协调公司档案管理工作。该部门的主要职责包括：

1.制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并监督执行。

2.组织档案的收集、整理、分类、编号、装订和归档工作。

3.负责档案的日常保管、存储和安全保护，定期检查档案的保管状况，确保档案的完整性和安全性。

4.建立档案检索系统，方便档案的查询、借阅和利用。

5.组织档案的鉴定和销毁工作，对已过保管期限或失去保存价值的档案进行清理和销毁。

6.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化。

7.对公司各部门的档案管理工作进行指导、培训和监督检查。

（二）各部门职责

公司各部门是档案的形成和使用部门，负责本部门业务范围内档案的收集、整理和初步审核工作，并及时向档案管理部门移交档案。具体职责如下：

1.市场部门：负责客户档案的收集和整理，包括客户基本信息、合同协议、项目报价等资料。

2.维保部门：负责维保档案的收集和整理，包括电梯维保记录、故障处理报告、维修保养计划等资料。

3.技术部门：负责技术档案的收集和整理，包括电梯图纸、技术文件、检测报告、研发成果等资料。

4.人力资源部门：负责人员档案的收集和整理，包括员工基本信息、培训记录、绩效考核等资料。

5.财务部门：负责财务档案的收集和整理，包括财务报表、会计凭证、审计报告等资料。

三、档案分类与编号

（一）档案分类

根据公司业务特点和档案管理需要，将档案分为以下几类：

1.客户档案：记录公司客户的基本信息、业务往来和合作情况，包括客户名称、地址、联系方式、营业执照、合同协议、项目报价、付款记录等资料。

2.维保档案：记录电梯维保工作的全过程，包括电梯基本信息、维保记录、故障处理报告、维修保养计划、零部件更换记录、检测报告等资料。

3.设备档案：记录电梯设备的技术参数、安装调试、运行维护等情况，包括电梯型号、规格、生产厂家、安装日期、验收报告、图纸资料、使用说明书等资料。

4.人员档案：记录公司员工的基本信息、工作经历、培训情况、绩效考核等情况，包括员工姓名、性别、年龄、学历、专业技能、入职时间、劳动合同、培训证书、绩效考核表等资料。

5.技术档案：记录公司在电梯技术研发、应用和创新方面的成果和经验，包括电梯新技术、新工艺、新材料的研究报告、试验数据、专利证书、软件著作权等资料。

6.行政档案：记录公司行政管理工作的相关文件和资料，包括公司规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、通知公告等资料。

7.财务档案：记录公司财务收支、会计核算和财务管理等情况，包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等资料。

（二）档案编号

为了便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：

1.客户档案编号：采用“KH+客户代码+年份+顺序号”的格式，例如：KH0012024001，表示客户代码为001的客户在2024年的第1份档案。

2.维保档案编号：采用“WB+电梯编号+年份+顺序号”的格式，例如：WB0012024001，表示电梯编号为001的电梯在2024年的第1份维保档案。

3.设备档案编号：采用“SB+电梯编号”的格式，例如：SB001，表示电梯编号为001的设备档案。

4.人员档案编号：采用“RY+员工工号”的格式，例如：RY001，表示员工工号为001的人员档案。

5.技术档案编号：采用“JS+年份+顺序号”的格式，例如：JS2024001，表示2024年的第1份技术档案。

6.行政档案编号：采用“XZ+年份+顺序号”的格式，例如：XZ2024001，表示2024年的第1份行政档案。

7.财务档案编号：采用“CW+年份+顺序号”的格式，例如：CW2024001，表示2024年的第1份财务档案。

四、档案收集与整理

（一）档案收集

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理要求，及时收集本部门业务活动中形成的各种文件和资料。档案收集的具体要求如下：

1.完整性：收集的档案应涵盖业务活动的全过程，包括文件的原件、复印件、电子文档