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上市公司档案管理制度范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本公司档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，维护公司合法权益，促进公司治理规范化、精细化，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国证券法》及相关法律法规、监管要求，并结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称档案，是指公司在各项经营管理、生产研发、资本运作、信息披露等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、控股子公司（以下统称“各单位”）的档案管理工作。参股公司可参照执行或另行约定。

第四条管理原则

公司档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：公司档案工作实行统一领导，明确各级管理职责，各单位协同配合。

（二）真实准确、完整系统：确保归档材料的真实性、准确性、完整性和系统性，反映公司活动的客观面貌。

（三）规范有序、安全保密：建立健全档案管理制度和流程，保障档案实体与信息安全，严格执行保密规定。

（四）依法利用、服务发展：在遵守法律法规和保密规定的前提下，积极提供档案利用服务，为公司经营决策、业务发展和历史研究服务。

（五）与时俱进、科学管理：积极采用先进技术和管理方法，推进档案管理数字化、智能化转型。

第二章管理机构与职责

第五条档案工作领导

公司管理层对档案工作负总责，定期研究档案工作重大事项，保障档案工作所需经费和条件。指定一名公司高级管理人员分管档案工作。

第六条档案管理部门

公司综合管理部门（或指定专门部门，下同）是档案工作的归口管理部门，履行以下职责：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度及实施细则。

（二）负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和业务培训。

（三）接收、征集、整理、保管公司总部形成的重要档案资料，对各单位档案管理工作进行检查和考核。

（四）组织开展档案利用、编研、鉴定、销毁等工作。

（五）负责公司电子档案管理系统的建设、维护和推广应用。

（六）组织档案管理人员的专业培训和业务交流。

第七条各单位档案管理职责

公司各部门及所属单位是档案形成和归档的责任主体，应指定专人（兼职或专职）负责本单位档案的收集、整理、预归档，并按规定向公司档案管理部门移交。其主要职责包括：

（一）执行公司档案管理制度，做好本单位日常文件材料的收集、积累和规范整理。

（二）按规定期限和要求向公司档案管理部门移交具有永久或长期保存价值的档案。

（三）负责本单位暂存档案的管理，确保安全完整。

（四）协助档案管理部门开展档案利用和鉴定工作。

第八条档案工作人员

档案工作人员应忠于职守，廉洁奉公，具备相应的专业知识和技能，严守保密纪律，保持相对稳定。

第三章档案的分类与归档

第九条档案分类

公司档案按其内容和形成领域，主要分为以下类别：

（一）文书档案：包括公司设立、变更、治理、战略规划、经营管理、人力资源、党群工作等活动中形成的各类文件、会议纪要、决议、报告、通知等。

（二）会计档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告及其他会计核算专业材料。

（三）业务档案：包括公司各项主营业务活动中形成的具有保存价值的文件、合同、协议、方案、记录、客户资料等。

（四）技术档案：包括产品研发、技术创新、工程建设、生产工艺、设备管理等方面的图纸、工艺文件、技术标准、研发记录等。

（五）证券事务档案：包括信息披露文件、投资者关系管理、股权变动、融资活动、三会文件（股东大会、董事会、监事会）等与证券业务相关的材料。

（六）声像及实物档案：包括照片、录音录像、光盘、磁盘、荣誉证书、奖杯、印章等。

（七）电子档案：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。

（八）其他具有保存价值的档案资料。

第十条归档范围与要求

各单位应明确本单位各类文件材料的归档范围和归档要求。凡反映本单位主要职能活动和历史面貌，对公司经营管理、历史研究具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。归档的文件材料应符合以下要求：

（一）文件材料应齐全完整，手续完备（如签字、盖章等）。

（二）文件材料的正本、定稿及重要附件应一并归档。

（三）文件材料应字迹清楚、图样清晰、介质良好。

（四）电子文件及其元数据应一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第十一条归档时间

（一）文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。

（二）会计档案由财务部门按照财政部规定整理立卷，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满