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销售合同管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司销售合同管理，明确各部门职责，防范经营风险，保障公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）对外销售产品、提供服务等经营活动中所订立的各类销售合同（协议）的起草、评审、签订、履行、变更、解除、归档及纠纷处理等全过程管理。

第三条基本原则

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。

（二）平等互利原则：在合同谈判与签订过程中，应遵循平等协商、等价有偿、诚实信用的原则。

（三）风险控制原则：合同管理应以风险防范为核心，对合同签订前的客户评估、合同条款的严谨性、履行过程的跟踪等环节进行有效管控。

（四）效益优先原则：在确保风险可控的前提下，追求合同效益最大化，促进公司业务发展。

第二章组织与职责

第四条销售部门

（一）负责市场开拓，寻找潜在客户，进行初步接洽与商务谈判。

（二）负责对客户进行资信调查与评估，收集客户基本信息资料。

（三）根据谈判结果及公司相关规定，负责合同文本的初步拟定或对接客户提供的合同文本。

（四）负责合同履行过程中的具体跟进，包括发货协调、款项催收、客户沟通等。

（五）及时反馈合同履行中出现的问题，并配合相关部门进行处理。

（六）负责合同签订前的内部评审发起及相关资料的准备。

第五条法务部门/合同管理部门

（一）负责公司标准销售合同文本的制定、修订与发布，并对其合法性、规范性负责。

（二）对非标准合同文本或重大、复杂合同进行法律审查，提示法律风险，提出修改建议。

（三）参与重大合同的谈判与评审，提供法律支持。

（四）负责合同专用章的保管与规范使用。

（五）指导、监督各部门的合同管理工作，组织合同管理培训。

（六）负责合同纠纷的处理，包括协商、调解、仲裁及诉讼等法律程序。

（七）负责公司合同的统一归档管理。

第六条财务部门

（一）参与合同评审，对合同中的付款方式、结算期限、税务条款等财务相关内容进行审核，评估其对公司现金流及财务风险的影响。

（二）负责合同款项的收取、发票开具等财务操作。

（三）对客户的信用额度、账期等提供财务意见。

（四）配合销售部门进行应收账款的管理与催收。

第七条其他相关部门

（一）生产部门/供应链部门：对合同中涉及的产品生产周期、交货期、产品质量标准等条款进行审核，确保能够按期履约。

（二）技术部门：对合同中涉及的技术规格、技术服务、知识产权等技术条款进行审核。

（三）各部门应在其职责范围内，配合完成合同的评审、履行及管理工作。

第三章合同的订立

第八条合同的签订范围与形式

（一）公司对外发生的销售业务，除即时结清的小额交易可采用简易订单形式并事后补办手续外，均应订立书面销售合同。

（二）书面合同形式包括合同书、补充协议、确认函、订单等，但应以合同书为主要形式。通过传真、电子邮件等方式签订的合同，应确保内容清晰、可追溯，并及时补办书面确认手续。

第九条客户资质审查

（一）销售部门在与客户签订合同前，必须对客户进行基本资质审查。审查内容包括但不限于：客户营业执照、相关资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书（如委托代理）、信用状况、经营状况及履约能力等。

（二）对于新客户或重要客户，应要求其提供必要的证明文件复印件，并加盖客户公章。必要时，可通过第三方机构查询客户信用信息。

（三）经审查，对信用状况不佳、履约能力存疑的客户，应审慎合作，可要求提供担保或采用预付款等更为安全的结算方式。

第十条合同的起草与评审

（一）合同起草应优先采用公司发布的标准销售合同文本。标准文本未涵盖的特殊业务或客户坚持使用其提供的合同文本的，由销售部门负责与客户协商，并起草或对接相应文本。

（二）合同文本一般应包含以下主要条款：当事人的名称或姓名和住所、标的（产品名称、规格型号、数量等）、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准和方法、结算方式及期限、违约责任、解决争议的方法、合同生效条件、附件等。

（三）合同正式签订前，必须履行内部评审程序。销售部门填写《合同评审表》，连同合同文本及相关背景资料，按审批权限依次提交法务部门、财务部门及其他相关部门评审。

（四）各评审部门应在规定时限内对职责范围内的条款进行认真审查，并签署明确的评审意见。对存在异议的条款，应与销售部门沟通修改。

（五）对于金额较大、涉及重大利益或风险的合同，应由公司分管领导或总经理组织专题评审会议。

第十一条合同的审批与签署

（一）合同评审通过后，由销售部门按照公司规定的审批权限逐级上报审批。审批权限根据合同金额、重要性及风险程度设定。

（二）审批流程完成后，由法务部门/合同管理部门对合同文本最