证照管理详细规定.docVIP

XX企业证照管理要求

为规范企业各类证照管理，维护企业利益，确保企业各项工作高效运转，特制订本要求。

一、证照管理范围：

1、企业类证照文件：营业执照、许可证、法人代码证、税务登记证、同意证书、贷款证、土地证、房产证、体系认证证书、专利证书、各类标准证书、产品检测（验）汇报、项目建设批复文件及相关基建证照等证照原件及其申办原始资料。

2、企业资信类文件，如：验资汇报、审计汇报、评定汇报等。

二、证照管理部门及职责：

1、行政部门负责企业各类证照申报、登记、变更、年检、注销和各类证照保管、登记、立案。

2、财务部门负责企业资信类文件申报、登记、变更、年检、注销和各类证照保管、登记、立案。

3、行政部门是企业证照管理部门，并指定专员进行管理，证照专管员必需对全部证照使用进行登记造册。

三、证照资料借用管理

1、借用程序：借用人填写《XX企业证照借用申请表》→对应部门责任人审核→企业领导或分管领导审批→行政部门证照专管员处办理手续领用。

企业职员因工作需要须借用企业证照资料时，应先填写《XX企业证照借用申请表》，写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，按借用程序审批后，到证件专管员办理对应手续。如企业领导不在时，必需经电话或短信请示同意后，方可办理。

2、证照借用审批权限：

①企业融资、借款及其它担保、抵押和证照内容变更、证照注销及其它不确定事宜办理需借用原件，按程序报企业总裁审批；

②因证照年检年审、基建项目申报需要借用原件，按程序报行政分管领导审批；

③营销机构因业务需要借用原件，按程序报营销内务分管领导审批；

④生产部门因专利申报等业务需要借用原件，按程序报生产分管领导审批；

⑤复印件、电子版借用审批权限（同上）。

全部证照复印件使用按程序审批后，必需到证照专管员处进行登记并加盖“仅限使用再次复印无效”章和企业公章后方可使用，不然视为无效证件。

仅限

仅限使用

再次复印无效

3、全部证照原件及电子版、复印件（除财务部保管范围资信类和因融资、担保、抵押工作及营销业务工作需要备存部分电子版及复印件外），其原件、电子版及复印件全部由行政部门统一管理。

4、证照专管员仅凭签批申请表办理借用、复印等业务，其它人员提出任何要求，均不予受理。

5、凡借用证照资料，必需在申请日期内归还，不能按时归还应申请延期，按借用手续办理，但最长不得超出30天。

6、证照借用期间不得转借（除企业统一调配外）；证照使用完成后，借用人和证照专管员应在记录表上注明领取（交回）时间并签字。

四、证照资料保管

1、凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，造成证照及关键文件资料遗失，由证照专管员负担补办费用及相关责任。

2、凡因借用、借阅人过失而造成证照资料丢失，由借用、借阅人负担补办费用及相关法律责任。

3、如因证照专管员主观原因造成证照逾期年检等行政罚款均由证照专管员自行负担。

4、凡因个人复制企业证照和私自使用企业证照复印件，所造成一切责任由其自行负担，企业将追究其法律责任。

五、本要求自公布之日起实施，由企业行政部门负责解释和修订。

附件：

1、《XX企业证照借用申请表》

2、《XX企业证照使用记录表》

附件1：

XX企业证照借用申请表

借用部门/机构

借用人

用途

借用时间

年月日

归还时间

年月日

证

照

种

类

名称

原件/

复印件

份数

借用部门/机构

责任人签字

管理部门意见

企业领导意见

附件2：

XX企业证照借用记录表

序号

证照名称

原件/

复印件

份数

用途

使用部门

使用时间

使用人

归还时间

备注