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办公设备设施管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司办公设备设施的管理，提高资产使用效率，保障办公活动的正常有序进行，降低运营成本，确保资产安全完整，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司各部门及全体员工在日常办公活动中涉及的所有办公设备与设施的规划、采购、验收、登记、领用、使用、维护、保养、维修、报废等管理工作。

第三条定义

本办法所称办公设备设施，是指公司拥有或租赁的，用于支持办公运作的各类有形资产，主要包括：

1.办公自动化设备：计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、多功能一体机、碎纸机等。

2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅、沙发等。

3.通讯设备：电话、网络设备（路由器、交换机等）。

4.空调设备：中央空调、分体式空调等。

5.其他办公相关设施：如饮水机、投影仪、白板、装订机等，以及为保障办公环境正常运行的基础设施（如照明、强弱电系统等）。

第四条管理原则

办公设备设施管理遵循以下原则：

1.统一规划，合理配置：根据公司发展及实际工作需求，科学规划设备设施的配置，避免盲目采购和资源浪费。

2.谁使用，谁负责：明确使用部门及个人对所使用设备设施的保管、维护责任。

3.规范操作，安全第一：严格遵守操作规程，确保人身及设备设施安全。

4.注重维护，延长寿命：加强日常维护保养，及时处理故障，最大限度发挥设备效能。

5.高效利用，动态管理：建立健全资产台账，定期清查盘点，实现资产的动态监控与高效利用。

第五条管理部门

行政部为本公司办公设备设施的归口管理部门，负责本办法的组织实施、监督检查及解释工作。各部门为办公设备设施的使用和保管部门，应指定专人（或兼职人员）负责本部门设备设施的日常管理工作。财务部负责办公设备设施的价值核算与监督。

第二章设备设施分类与配置

第六条设备设施分类

办公设备设施按其性质和用途，参照本办法第三条进行分类管理。行政部可根据实际情况对分类进行调整和细化。

第七条配置原则

办公设备设施的配置应遵循“按需配置、经济适用、节能环保”的原则，与部门职能、人员编制及工作任务相匹配。避免超标准、超数量配置。

第八条配置标准

行政部会同相关部门，根据工作需要和公司财务状况，制定办公设备设施的配置标准（如计算机配置、办公家具规格等），报公司审批后执行。特殊岗位确需超标准配置的，须专项报批。

第三章采购与验收

第九条采购申请与审批

各部门因工作需要新增、更换办公设备设施时，应填写《办公设备设施采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及必要性等，经部门负责人审核后，按审批权限报相关领导审批。大额或批量采购需进行可行性论证。

第十条采购实施

经批准的采购申请，由行政部（或指定采购部门）统一组织采购。采购应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择性价比高、售后服务好的供应商。达到公司招标标准的采购项目，应按招标程序执行。

第十一条验收与入库

设备设施到货后，行政部应会同申请部门及相关技术人员（如需）共同对设备的数量、规格型号、外观、性能参数、随机资料及配件等进行查验和测试，确保符合采购要求。验收合格后，填写《办公设备设施验收单》，办理入库手续，登记固定资产台账或低值易耗品台账，明确保管责任人。

第四章登记、领用与变更

第十二条资产登记

所有符合固定资产标准的办公设备设施，均由行政部统一编号、登记，建立固定资产卡片，详细记录资产信息。低值易耗品也应建立相应的管理台账。

第十三条领用与归还

员工领用办公设备设施时，需填写《办公设备设施领用单》，经部门负责人签字同意后，到行政部办理领用手续。领用人员即为该设备设施的直接保管责任人，负责其日常保管和维护。员工离职、调动或不再需要使用某设备时，须办理归还手续，确保资产完好无损。

第十四条资产变更

办公设备设施的使用部门、使用人发生变更时，应及时到行政部办理变更登记手续，更新台账信息，明确新的保管责任。设备设施需进行内部调拨的，由相关部门提出申请，经行政部审核后办理调拨手续。

第五章使用与维护

第十五条规范使用

使用人应熟悉所领用办公设备设施的性能和操作规程，正确、合理使用，避免违规操作造成损坏。严禁私自拆卸、改装、外借公司办公设备设施。确需外借的，须经公司领导批准。

第十六条日常保养

使用人应负责办公设备设施的日常清洁和基础保养工作。行政部应会同设备供应商或内部技术人员，对大型、精密或易损设备制定定期维护保养计划，并组织实施。

第十七条故障报修

办公设备设施发生故障时，使用人应立即停止使用，并向行政部报修。行政部接到报修后，应及时组织检查和维修。属于供应商保修范围的，联系供应商