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2025年档案管理员面试试题及答案

一、基础理论题

1.请简述2020年修订的《中华人民共和国档案法》相较于旧法的核心变化，并结合档案管理实际说明其对日常工作的指导意义。

答案：2020年修订的《档案法》核心变化体现在五个方面：一是明确“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，强化了档案管理的规范性；二是新增“档案信息化建设”专章，要求建立档案信息共享机制，推动传统载体档案数字化；三是将档案开放期限由30年缩短为25年（涉及国家安全或重大利益等特殊情况除外），扩大了社会利用范围；四是增设“档案监督检查”章节，明确档案主管部门的监督职责和检查手段；五是加大法律责任，对损毁、擅自销毁档案等行为提高处罚额度（最高可达50万元）。对日常工作的指导意义：例如在数字化工作中，需依据“档案信息化建设”要求，同步规划电子档案管理系统与传统档案管理，确保数字化成果符合长期保存标准；在开放鉴定时，需严格区分25年开放期限与特殊情形，避免因开放不当引发法律风险；在档案安全管理中，需加强对损毁档案行为的防范，完善监控、门禁等硬件设施，降低法律责任风险。

2.档案分类方案设计需遵循哪些原则？请结合某单位（如高校）实际，设计一套包含一级、二级类目的分类方案框架。

答案：档案分类方案设计需遵循四个原则：一是逻辑性，类目划分需符合档案形成规律和内在联系；二是稳定性，分类体系不宜频繁调整，确保历史档案与新档案的连续性；三是实用性，类目设置需便于检索、利用和保管；四是扩展性，预留类目空间以适应未来业务发展。以高校为例，分类方案框架可设计为：

一级类目：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、财会类、人事类、声像类、电子类；

二级类目（以教学类为例）：教学管理（含教学计划、课程大纲、教学评估）、学籍管理（含新生录取、学提供绩、毕业档案）、实践教学（含实验报告、实习记录、毕业论文）、教材建设（含自编教材、课件、教学资源库）。

二、实操技能题

3.某单位需对2010-2023年形成的纸质档案进行全面数字化，现有设备为高速扫描仪（分辨率1200dpi）、图像处理软件（含OCR识别功能）、档案管理系统（支持XML元数据挂接）。请详细描述数字化工作流程及各环节的关键控制点。

答案：数字化工作流程及关键控制点如下：

（1）前期准备：①成立项目组（含档案员、技术人员、质检人员）；②制定方案（明确扫描范围、格式要求、进度计划）；③拆卷整理（去除金属物，修复破损档案，标注页码）。关键控制点：拆卷时需登记原卷内文件顺序，避免复原错误；破损档案需采用无酸纸修补，防止二次损伤。

（2）设备调试：①校准扫描仪色彩（确保RGB值与原档一致）；②测试扫描速度（高速模式下需保证图像无重影、歪斜）；③设置扫描参数（彩色档案用24位真彩色，黑白档案用1位二值，分辨率不低于300dpi）。关键控制点：需用标准测试页验证设备性能，避免批量扫描后出现质量问题。

（3）扫描与图像处理：①单页扫描（按页码顺序，确保图像端正、无遮挡）；②去噪处理（去除扫描产生的黑点、划痕，保留原档字迹）；③OCR识别（提取标题、关键词，提供可检索文本）；④图像格式转换（彩色用JPEG2000，黑白用TIFF，压缩率不超过50%以保证清晰度）。关键控制点：OCR识别需人工校对，避免识别错误影响检索；图像命名需与档号一一对应，防止数据混乱。

（4）质量检查：①外观检查（图像完整率≥99%，歪斜度≤2°，清晰度符合阅读要求）；②元数据检查（档号、责任者、日期等字段完整率100%）；③数据挂接测试（在档案管理系统中验证图像与条目关联准确性）。关键控制点：抽检比例不低于10%，重点检查易出错的跨年度、多页文件。

（5）数据备份与归档：①将数字化成果备份至本地硬盘（一式两份）、云端（采用加密传输）；②打印数字化成果登记表（含扫描时间、设备型号、责任人）；③复原原档案（按原顺序装订，标注“已数字化”标识）。关键控制点：备份介质需定期（每6个月）检测读取性能，防止存储失效。

4.某企业2024年形成的电子档案包含办公系统产生的Word文档（含审批流程）、财务系统提供的PDF报表（带电子签名）、生产系统导出的Excel数据（含计算公式）。请说明如何对这三类电子档案进行归档，并阐述电子档案单套制管理的实施要点。

答案：三类电子档案的归档方法：

（1）办公系统Word文档：①提取元数据（含文件号、拟稿人、审批人、成文日期）；②保存原文（.doc或.docx格式）及审批流程日志（XML格式）；③通过档案管理系统接口自动归档，确保版本唯一（最终签发版）。

（2）财务系统PDF报表：①验证电子签名有效性（通过CA机构证书）；②保存签名原文（不可修改的PDF格式）及签名