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商务合同审批与执行标准化模板

一、适用业务场景

本标准化模板适用于各类企业日常经营中的商务合同管理场景，具体包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包（如IT运维、营销推广）等；

销售类合同：产品销售、服务提供（如咨询培训、定制开发）等；

合作类合同：项目联合开发、渠道代理、战略合作等；

其他商务合同：租赁、运输、技术许可等非即时结清的长期履约类合同。

通过标准化流程，可规范合同全生命周期管理，降低法律风险，提升审批效率与执行合规性。

二、标准化操作流程

（一）合同起草与提报

需求发起

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见附件1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履约期限等核心要素，经部门负责人*审批后，启动合同起草。

材料准备

起草人需收集以下材料：

合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明等，需加盖公章）；

合作方资质文件（如行业许可证、认证证书等，根据业务类型确定）；

前期沟通记录（如会议纪要、报价单、技术方案等）；

公司内部审批依据（如预算批复、立项文件等）。

合同拟定

依据公司《合同管理办法》及模板，使用《合同基本信息表》（见附件2）框架拟定合同文本，明确以下核心条款：

合同主体（名称、地址、法定代表人等）；

标的物（名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（双方主要责任、交付/验收标准、付款方式等）；

违约责任（违约情形、赔偿计算方式等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；

合同生效条件与有效期。

（二）内部审批流程

部门审核

合同起草完成后，首先提交至业务部门负责人*审核，重点确认：

合同内容是否符合业务需求；

商务条款（价格、付款周期等）是否在预算范围内；

履约风险是否可控。

审核通过后，流转至下一审批节点。

法务审核

法务部门*对合同文本进行合法性、合规性审查，重点关注：

主体资格是否合法（如合作方是否具备相应资质）；

条款是否存在法律漏洞（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）；

是否违反法律法规或公司内部制度。

法务需在2个工作日内反馈审核意见，起草人根据意见修改后重新提交。

财务审核

财务部门*对合同涉及的资金条款进行审核，重点确认：

付款方式、进度是否与公司财务政策一致；

税费承担、发票开具等约定是否明确；

大额资金支付是否需要分期或设置担保条件。

管理层审批

根据合同金额及重要性，提交至对应管理层审批：

金额≤10万元：由分管副总*审批；

10万元＜金额≤50万元：由总经理*审批；

金额＞50万元：提交至总经理办公会集体审批。

审批通过后，合同文本定稿，进入签署环节。

（三）合同签署与生效

签署准备

法务部门核对最终版合同文本与审批记录一致性，保证所有修改意见已落实；行政部准备合同正本（一式两份及以上，合作方与公司各执一份，如需备案增加相应份数）。

签署方式

纸质签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），签署日期需统一；

电子签署：通过公司指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）完成，保证签署过程合规、文件可追溯。

生效确认

合同签署后，由行政部*将一份正本原件返还业务部门，同时扫描电子版存档；如约定“签字盖章后生效”，需确认双方均已完成签署手续；如约定“附条件生效”（如收到预付款后生效），需待条件成就后通知相关部门。

（四）合同履行与跟踪

履行启动

业务部门*作为合同履行主体，根据合同约定制定《合同执行计划》（见附件3），明确各阶段任务、负责人、时间节点及交付成果，同步抄送法务、财务部门。

过程监控

业务部门按计划跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收），填写《合同执行进度跟踪表》（见附件4），每周更新进度；

发觉合作方违约（如延期交付、质量不达标）时，及时收集证据（如邮件、函件、验收报告），由法务部门*协助发出《履约催告函》，要求限期整改。

变更与解除

合同履行过程中如需变更（如标的、金额、期限等），需由双方协商一致并签订《补充协议》，参照原审批流程完成内部审批；

因不可抗力或合作方严重违约需解除合同时业务部门提交《合同解除申请》，经法务部门审核合法性后，按管理层权限审批，书面通知合作方并办理终止手续。

（五）合同归档与复盘

归档管理

合同履行完毕或终止后，由行政部*负责整理归档材料，包括：

合同正本及附件（如技术协议、补充协议）；

审批流程记录（立项表、各环节审核意见单）；

履行过程中的关键文件（验收报告、付款凭证、沟通函件等）。

归档时统一编制档案号（如“年份-合同类型-序号”），录入电子档案系统，保证可查询、可追溯。

复盘改进

每季度由法务部门牵头，组织业务、财务部门对当期合同管理情况进行复盘，分析典型问题（如审批延误、履约纠纷），优化模板条款或流程，形成《合同管理复盘报告》，报总经理审阅。

三、核心模板清单