企业会议记录与决策跟进落实表.docVIP

企业会议记录与决策跟踪落实表工具模板

一、工具价值与应用背景

在企业运营管理中，会议是沟通信息、统一思想、推动工作的重要载体，但“议而不决、决而不行、行而不实”是常见痛点。本工具通过规范会议记录流程、明确决策责任主体、跟踪行动项落地进度，实现“会议有记录、决策有依据、落实有跟踪、结果有反馈”的闭环管理，适用于企业各类会议场景（如战略研讨会、项目启动会、月度/季度经营分析会、跨部门协调会等），助力提升会议效率与决策执行力。

二、标准化操作流程

（一）会前：充分准备，明确目标

确定会议核心目的：会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门资源冲突”），避免议题发散。

梳理会议议程与材料：列出会议议题、各议题预计讨论时间、需提前准备的资料（如数据报表、方案草案），并至少提前1天发送给参会人员，保证与会者提前熟悉内容。

准备工具模板：提前打印或电子化打开“会议记录与决策跟踪落实表”模板（含会议基本信息、议题讨论、决策事项、行动项等模块），指定专人（通常为会议组织者或助理）担任记录人。

（二）会中：客观记录，聚焦决策

记录基础信息：准确填写会议名称、时间（起止时间）、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因、会议主题。

梳理议题讨论过程：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点标注不同观点的分歧点、关键数据（如“市场部调研显示用户留存率下降15%，需优化功能体验”）、核心结论（如“一致同意优先优化登录模块”）。

明确决策事项：对每个议题的最终决策结论需清晰记录，包括：

决策编号（如“CD01”，CD为Decision缩写，日期+序号）；

决策内容（具体结论，避免模糊表述，如“由技术部负责在10月31日前完成登录模块开发”而非“尽快开发登录模块”）；

决策依据（如“基于用户调研反馈及竞品分析结果”）；

风险提示（如“若开发延期，可能影响Q3产品整体上线进度”）。

拆解行动项并落实责任：决策事项需拆解为具体可执行的行动项，每项行动项必须包含：

行动项编号（如“A01”，A为Action缩写，对应决策编号+序号）；

任务描述（具体要做什么，如“完成登录模块UI设计初稿”）；

责任人（明确到具体人员及部门，如“技术部*经理”）；

协作人（如有，需注明支持部门/人员，如“设计部*主管”）；

计划完成时间（精确到日期，如“2023年10月15日”）；

交付物成果（如“UI设计稿（含高保真原型）”）。

（三）会后：整理归档，分发传达

审核与完善记录：会议结束后24小时内，记录人需整理会议记录，重点核对决策事项与行动项的准确性（如责任人、时间、交付物是否明确），经主持人审核确认无误后定稿。

分发与传达：通过企业内部系统（如OA、钉钉、飞书）或邮件将会议记录及决策跟踪表发送至所有参会人员、相关责任部门及上级领导，保证信息同步到位。

归档管理：将定稿的会议记录（含电子版、纸质版签字版）按“年份+月份+会议类型”分类归档，便于后续查阅（如“2023年10月-战略会议-会议记录”）。

（四）跟踪：闭环管理，保证落地

指定跟踪责任人：通常由会议发起人或部门助理担任“决策跟踪员”，负责定期更新行动项进度，每周/每两周向相关负责人收集进展。

动态更新状态：行动项状态分为“进行中”“已完成”“延期”“取消”，责任人需在计划完成时间前1天反馈进展，如遇延期需说明原因及新的完成时间（如“因第三方接口调试延迟，完成时间调整为10月20日”）。

定期通报与复盘：

短期跟踪：在下次相关会议前，跟踪员汇总行动项进度，向主持人提交《决策落实情况简报》；

长期跟踪：对跨周期（如月度/季度）的重大决策，每月组织复盘会，分析未完成项原因（如资源不足、流程卡点），协调解决落地障碍；

闭环确认：行动项完成后，责任人需提交交付物（如邮件、报告、系统截图），经跟踪员确认后，状态更新为“已完成”，并归档相关成果。

三、模板表格设计

（一）会议基本信息表

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员（含部门）

缺席人员及原因

会议主题

附件材料清单

（二）议题讨论与决策记录表

议题编号

议题名称

讨论要点（含关键数据/分歧点）

关键意见（发言人*部门）

决策结论（含编号）

决策依据

风险提示

Y-01

Q3产品上线方案

市场部：用户需求优先级排序；技术部：开发资源评估

*经理（技术部）：需2周评估资源

CD01：10月31日前上线

用户调研数据、竞品分析

开发延期影响整体进度

Y-02

跨部门资源协调

销售部：需增加2名支持人员；人力部：当前招聘周期紧张

*总监（人力部）：可内部调配

CD02：10月10日前确定人员

季度业务目标