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企业行政管理流程化模板集

一、企业行政会议组织管理流程模板

适用情形

适用于公司各类例行会议（如部门周例会、月度工作会）、专项会议（如项目启动会、问题研讨会）及跨部门协调会议的组织与实施，保证会议高效有序，目标明确。

执行步骤

会议发起与申请

需求部门/人员根据工作计划提出会议需求，明确会议主题、目标、时间（建议时长不超过2小时）、地点（会议室或线上会议平台）、参会人员（含主持人、记录人）。

填写《会议申请表》（见配套表单），提前2个工作日提交至行政部审批；涉及外部人员或重要决策的会议，需提前3个工作日申请。

会议准备与通知

行政部审批通过后，协调会议室资源（含设备调试：投影仪、麦克风、视频会议软件等），或协助申请线上会议账号。

发送会议通知：通过企业内部系统或邮件通知参会人员，内容包括会议主题、时间、地点、议程（含各环节时长）、需提前准备的资料（如项目方案、数据报表）。

会议召开与记录

提前15分钟开放会议室，参会人员签到；主持人按议程主持会议，控制各环节时间，避免偏离主题。

记录人全程记录会议要点，包括讨论内容、决议事项、责任部门/人员、完成时限，形成《会议纪要》初稿。

会议纪要整理与分发

会议结束后1个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核确认后，通过内部系统发送至参会人员及相关部门。

行政部将会议纪要、签到表、相关资料统一归档保存，保存期限不少于2年。

决议事项跟踪

责任部门根据会议纪要落实工作，行政部每周跟踪决议事项进展，未按时完成的需反馈原因，保证闭环管理。

配套表单

表1：会议申请表

申请部门

申请人

联系方式

会议主题

会议类型（□例会□专项□协调）

时间

年月日时分

时长

地点（□会议室A□线上会议□其他）

参会人员（含部门、职务）

会议议程（可附页）：

需协调事项（如设备、资料）：

部门负责人签字：

行政部审批意见：

日期：

日期：

表2：会议纪要模板

会议名称

会议时间

年月日时分

地点

主持人

记录人

参会人员

会议议程：

一、议题1：讨论内容

决议事项：

责任部门/人员：

完成时限：

二、议题2：讨论内容

决议事项：

责任部门/人员：

完成时限：

附件：□会议资料□签到表□其他

主持人签字：

记录人签字：

日期：

日期：

关键要点

会议通知需明确“提前准备事项”，避免现场资料缺失；

线上会议需提前测试设备，保证音视频稳定，并告知参会人员会议及密码；

会议纪要需“一事一议”，明确责任及时限，避免模糊表述；

重要会议（如战略研讨会）可录音录像，但需提前告知参会人员。

二、办公物资申领与发放管理流程模板

适用情形

适用于企业日常办公所需的低值易耗品（如笔、纸张、文件夹）、办公设备耗材（如打印机墨盒、硒鼓）、劳保用品（如口罩、文具）等物资的申领、采购与发放管理，保证物资合理配置、规范使用。

执行步骤

需求提报与汇总

各部门每月25日前提交次月《办公物资需求计划表》（见配套表单），注明物资名称、规格、数量、用途及预计使用时间。

行政部汇总各部门需求，结合库存情况（每月盘点一次），编制《月度物资采购计划》，报行政负责人审批。

采购执行与入库

采购金额≤1000元的，由行政部自行采购（优先选择定点供应商）；＞1000元的，需通过采购部比价或招标采购。

物资到货后，行政部核对采购清单与实物，检查数量、质量及合格证，填写《物资入库单》（见配套表单），登记《库存物资台账》（含名称、规格、入库量、库存量、领用记录）。

申领审批与发放

员工填写《办公物资申领单》（见配套表单），注明申领部门、人员、物资名称及数量，部门负责人签字确认。

行政部核对申领数量是否符合部门月度计划及库存情况，审批通过后发放物资，申领人签字确认。

特殊物资（如保密设备、高价值耗材）需经部门负责人及行政总监双重审批，发放时登记《特殊物资领用登记表》。

库存盘点与补充

每月最后一个工作日，行政部组织库存盘点，保证账实相符，差异率超过5%需分析原因并整改。

对库存低于安全库存量（如常用办公用品预留1个月用量）的物资，及时启动采购流程，避免断供。

配套表单

表3：办公物资需求计划表

需求部门

负责人

物资名称

规格型号

单位

需求数量

部门负责人签字：

日期：

表4：物资入库单

入库日期

年月日

供应商

物资名称

规格型号

单位

入库数量

验收人：

保管员：

表5：办公物资申领单

申领部门

申领人

物资名称

规格型号

单位

申领数量

部门负责人签字：

发放人：

日期：

日期：

关键要点

严格执行“按需申领、计划采购”，杜绝浪费或私用；

高价值物资（如笔记本电脑、投影仪）需建立“一物一档”，记录领用、维修、报废情况；

定期向各部门反馈物资使用情况，推广节约用纸、减少耗材等环保措施；

对易损耗材（如墨盒）实行“以旧换新”，旧