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会议策划与执行工具集
一、适用情境
本工具集适用于各类会议的策划与执行全流程，涵盖企业内部会议（如季度工作会、项目推进会、部门例会）、外部会议（如客户交流会、行业研讨会、供应商洽谈会）及大型活动（如年会、新品发布会、培训会）等场景。无论会议规模大小（10人以下小型会议、10-50人中型会议、50人以上大型会议），均可通过本工具集规范流程、明确分工、提升效率，保证会议目标达成。
二、全流程操作指南
（一）筹备阶段：从0到1搭建会议框架
1.明确会议核心要素（启动会议前必做）
目标：清晰定义会议要解决的问题或达成的成果，避免“为开会而开会”。
操作：
与发起人（如部门负责人、客户对接人*）沟通，确认会议类型（决策型/信息同步型/讨论型/执行型）；
用SMART原则细化目标（例如：“明确Q3产品迭代方案，确定3个核心功能优先级”而非“讨论产品迭代”）；
输出《会议目标确认表》（见模板1），由发起人签字确认。
2.制定会议议程与时间规划
目标：保证会议高效推进，避免内容发散或超时。
操作：
根据会议目标拆解议题（如“议题1：Q2业绩复盘（30分钟）；议题2：Q3目标拆解（45分钟）；议题3：资源协调（15分钟）”）；
每个议题明确“负责人”（主讲人）、“输出物”（如PPT、数据报表）及“时长”，预留10%缓冲时间（如总时长90分钟，预留9分钟机动）；
提前3天发送议程给参会人，确认无异议后最终定稿。
3.确定参会人员与分工
目标：明确角色职责，避免责任不清。
操作：
必参会人员：与会议目标直接相关（如决策需部门负责人、执行需专员）；
可选参会人员：提供支持或需同步信息（如技术支持岗、记录员）；
分配核心角色：
主持人：把控流程、引导发言（建议由发起人或资深员工*担任）；
主讲人：负责议题内容输出（提前1天提交资料给主持人审核）；
记录员：记录关键决策、待办事项（使用《会议记录模板》，见模板3）；
后勤保障：负责场地、设备、物料（提前1天完成布置）。
4.场地、设备与物料准备
目标：保障会议现场硬件条件到位，避免技术故障或物资短缺。
操作：
场地选择：根据会议规模确定（小型会议用会议室，大型会议租用酒店宴会厅），提前确认容纳人数、桌型（课桌式/圆桌式/剧院式）、隔音效果；
设备清单（提前1天调试）：
设备类型
检查项
负责人
音视频设备
投影仪/显示屏、麦克风（含备用）、音响
后勤岗*
会议系统
视频会议软件（如需）、签到系统
IT支持岗*
办公设备
白板、马克笔、便利贴、激光笔
后勤岗*
物料准备：会议资料（纸质版+电子版，按人数+10%备份）、饮用水、签到表、席卡（如需）、伴手礼（大型会议）。
5.发布会议通知
目标：保证参会人准时参加，提前准备相关材料。
操作：
提前5-7天通过企业内部系统/邮件发送通知，包含：
会议主题、时间（精确到分钟，如“2024年X月X日14:00-16:30”）、地点（线上会议需附和密码）；
议程及提前阅读资料（如“请提前查阅《Q2业绩报告》，附件1”）；
参会人员名单、联系人及联系方式（如“疑问请联系行政部*，分机号X”）；
特别提醒（如“请携带笔记本电脑”“会议禁止录音”）。
（二）执行阶段：现场把控与灵活调整
1.签到与入场引导
操作：
提前30分钟开放签到，线上会议提前10分钟测试设备；
线下：使用《会议签到表》（见模板2）核对身份，发放会议资料、席卡；引导参会人入座（重要嘉宾安排前排）；
线上：通过签到系统统计入会人数，提醒未入会人员，协助技术故障人员调试设备。
2.会议流程控制
操作：
开场（5分钟）：主持人开场，重申会议目标、议程及时长规则（“每个议题严格控制在分钟内，超时将提醒”）；
议题推进：主讲人按议程发言，主持人引导讨论（避免偏离主题，控制发言时长，如“感谢李经理的意见，我们请下一位同事分享”）；
决策环节：明确决策方式（投票/共识/负责人拍板），记录员当场记录结果；
中场休息（如需）：大型会议可安排15分钟休息，提醒参会人员准时返回。
3.应急问题处理
常见场景与应对：
设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、笔记本电脑），IT支持岗*5分钟内到场处理；
人员迟到/缺席：主持人询问是否需调整议程（如将非关键议题后置），记录员在记录中标注“因原因缺席”；
讨论激烈偏离主题：主持人及时拉回（“这个话题很重要，建议会后单独讨论，我们回到当前议题”）；
时间不足：优先保证核心议题，将次要议题转为“会后沟通项”，明确负责人及完成时间。
（三）收尾阶段：成果落地与复盘优化
1.会议资料整理与归档
操作：
会议记录：会后2小时内，记录员整理《会议纪要》（见模板3），包含：
会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员）；
各议题讨论要点（简明扼要，避免流水账）；
关键决策
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