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企业会议纪要制作及保存模板

一、适用情境

部门周例会、月度总结会、季度推进会

跨部门协调会、项目启动会、阶段复盘会

专题研讨会、决策评审会、年度/半年度工作部署会

临时性重要会议（如突发事件应对会、紧急任务部署会）

二、制作流程详解

（一）会前准备：奠定纪要基础

明确会议核心信息

提前获取会议通知，确认会议主题、目标、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程及预期成果。

若会议涉及敏感议题，提前提醒参会人员注意保密要求。

准备记录工具与资料

根据会议性质选择记录方式：电子文档（Word/在线协作文档）或纸质笔记本，优先使用电子文档便于后续编辑与共享。

准备往期会议纪要、相关背景资料、议程表等，提前熟悉议题内容，避免记录时出现关键信息遗漏。

分配记录职责

明确记录人（通常为会议组织者或指定人员），提前与主持人沟通，确认需重点记录的内容（如决议事项、行动项、争议点等）。

（二）会中记录：保证信息完整

聚焦核心内容，避免“流水账”

重点记录：会议达成的共识、明确的决议、分配的行动项（含负责人、完成时限）、存在的争议及待解决问题。

简化记录发言过程，提炼关键观点，避免逐字逐语记录（除非涉及重要声明或数据）。

规范记录格式与标识

使用统一的符号或标记区分内容类型：如“【决议】”表示最终决定，“【行动项】”标注待办任务，“【争议】”记录分歧点。

人名、部门名首次出现时使用全称（如“市场部经理”），后续可简称（如“经理”）；专业术语首次出现时标注解释。

动态核对与补充

对关键数据（如时间、数量、负责人姓名）当场与发言人确认，避免记录误差。

若遇信息量较大或语速较快的环节，可使用手机录音辅助（需提前征得主持人同意），会后及时补充整理。

（三）会后整理：形成规范纪要

信息核对与结构化梳理

会后2个工作日内完成纪要初稿，对照会议录音/笔记，补充遗漏信息，保证决议、行动项等内容准确无误。

按“会议基本信息—会议议程及讨论要点—决议事项—行动项清单—会议总结”的逻辑结构组织内容，层次清晰。

语言精炼与客观表述

使用中性、简洁的书面语，避免口语化表达（如“我觉得”“可能”等主观词汇），不添加个人观点或评价。

决议事项需明确“由谁、在何时、完成什么、达到什么标准”，行动项需包含“任务描述、负责人、截止日期、交付成果”。

审核与确认流程

初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项完整性及敏感信息保密性。

涉及多部门协作的会议，需将相关行动项抄送对应负责人确认，避免职责不清。

（四）归档保存：保证可追溯性

命名与分类规则

电子文件命名格式：“【会议纪要】-【日期】-【主题】-【版本号]”（如“【会议纪要】市场部Q3目标推进会-V1”）。

按部门/会议类型建立文件夹（如“总部会议-市场部”“项目会议-项目”），定期备份至企业服务器或指定云盘。

保存期限与权限管理

普通会议纪要保存期限不少于1年，重要会议（如战略决策会、年度预算会）保存期限不少于3年，涉密会议纪要按企业保密规定单独管理。

设置查阅权限：仅参会人员、直接负责人及档案管理员可查阅，外部人员需经部门负责人审批。

三、纪要内容框架

以下为会议纪要的标准模板表格，可根据实际会议类型增删调整：

模块

内容说明

填写示例

会议基本信息

-会议全称-日期（年/月/日，具体到上/下午）-时间（开始-结束时间）-地点（会议室/线上会议）-主持人-记录人-参会人员（含部门、职务）-缺席人员及原因

-会议全称：2023年Q4产品规划会-日期：2023年10月26日14:00-16:30-地点：总部3楼会议室A-主持人：研发总监-记录人：产品经理-参会人员：研发部、市场部、运营部-缺席：运营部（因客户出差）

会议议程及讨论要点

按议程顺序记录，每个议题包含：-议题名称-讨论核心观点（按部门/发言人提炼）-存在分歧或待解决问题

-议题1：Q4产品功能优先级排序-研发部：建议优先开发用户反馈量最高的“数据导出”功能-市场部：需同步考虑“会员体系”功能的上线时间，配合Q4营销活动-分歧点：“数据导出”开发周期与“会员体系”资源冲突

决议事项

明确标注“【决议】”，内容需具体、无歧义，体现最终结论

-【决议】：“数据导出”功能优先级提升，11月15日前完成开发；“会员体系”功能暂缓，12月10日前重新评估资源

行动项清单

按优先级排序，每项包含：-任务描述-负责人（部门+姓名）-截止日期-交付成果/验收标准

-行动项1：完成“数据导出”功能需求文档细化负责人：研发部截止日期：2023年11月1日交付成果：PRD文档（含原型图）-行动项2：整理用户对“会员体系”的反馈数据负责人：市场部截止日期：2023年11月20日