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产品说明书编写规范模板

一、总则

（一）制定目的

为规范企业内部产品说明书的编写流程，统一内容结构与表达风格，保证说明书信息准确、逻辑清晰、用户易懂，降低用户使用成本及售后咨询压力，提升产品专业形象与用户满意度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于企业所有类型产品（包括硬件设备、软件工具、服务类产品等）的说明书编写，涵盖新产品发布、版本迭代、功能更新等场景下的说明书编制工作。编写人员包括产品经理、技术文档工程师、市场专员及相关业务部门协作人员。

（三）定义与术语

产品说明书：指伴随产品交付给用户的说明性文件，用于帮助用户知晓产品特性、掌握使用方法、解决常见问题，是产品与用户沟通的重要载体。

版本号规则：采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），主版本号重大功能更新时递增，次版本号新增功能时递增，修订号修正错误时递增。

（四）基本原则

准确性：技术参数、功能描述、操作步骤等信息需与产品实际功能完全一致，避免误导用户。

易懂性：语言简洁通俗，避免专业术语堆砌，必要时通过图表、案例辅助说明。

完整性：覆盖产品从开箱到使用维护的全流程信息，无关键内容遗漏。

规范性：格式统一、层级清晰，符合用户阅读习惯及行业通用标准。

二、适用对象与编写场景

（一）核心编写团队

产品经理：提供产品需求文档、功能逻辑及用户场景需求，确认说明书内容与产品一致性。

技术文档工程师：负责内容撰写、结构搭建及语言优化，保证技术描述准确、步骤清晰。

技术负责人：审核技术参数、功能原理等专业内容的准确性。

测试工程师：验证操作步骤的可执行性，提供测试环境下的操作反馈。

市场专员：提供产品卖点、目标用户画像等信息，保证说明书突出用户价值。

（二）常见编写场景

新产品上市：伴随产品首次量产交付，需编写完整版说明书，包含产品概述、功能特性、详细使用方法等。

版本迭代更新：产品功能升级或优化时，需更新说明书，重点说明新增功能、变更操作步骤及兼容性提示。

用户反馈优化：针对用户集中咨询的问题（如操作复杂、功能隐藏等），补充说明或调整内容结构，提升易用性。

法规或标准变更：若行业法规、安全标准或环保要求发生更新，需同步修订说明书中的合规性条款（如安全警示、环保标识等）。

三、产品说明书核心构成要素

一份完整的产品说明书需包含以下核心模块，具体模块可根据产品类型（如硬件/软件/服务）灵活调整，但不得遗漏关键内容：

（一）封面信息

产品名称（需与产品包装、铭牌一致）

版本号（如V2.1.0）、发布日期

企业LOGO、品牌slogan

适用产品型号（如适用，可标注“适用型号：X/X/X”）

文档类型（如“用户手册”“快速入门指南”“技术说明书”等）

（二）目录

自动目录，包含章节标题、页码，层级不超过3级（如“1产品概述→1.1产品定义→1.1.1核心价值”）。

软件类产品可增加“快捷操作索引”，按功能模块分类，方便用户快速定位。

（三）产品概述

产品定义：简要说明产品是什么、解决用户什么核心问题（如“本产品是一款面向家庭的智能空气净化器，可有效去除PM2.5、甲醛等污染物，实时监测空气质量”）。

核心特性：列出3-5项核心卖点（如“智能联动APP控制”“三重过滤系统”“超静音运行”），避免功能罗列。

包装清单：列明内含所有物品（如主机、电源适配器、说明书、保修卡等），并提示“若物品缺失，请联系客服*”。

（四）技术参数

硬件类产品：尺寸、重量、材质、颜色、电源规格、工作环境（温度/湿度）、接口类型等。

软件类产品：支持操作系统（如Windows10及以上、Android8.0及以上）、内存占用、网络要求、版本兼容性等。

服务类产品：服务内容、服务时长、响应时间、服务范围等。

参数需以表格形式呈现，单位标注清晰（如“尺寸：250mm（长）×150mm（宽）×200mm（高）”）。

（五）功能说明

功能模块划分：按功能逻辑分模块说明（如硬件类可分“基础操作”“智能模式”“设置功能”；软件类可分“核心功能”“辅助工具”“账户管理”）。

功能描述：每个模块说明“功能作用+使用场景+操作入口”（如“智能模式：根据空气质量自动调节净化风速，适用于用户无暇手动调节的场景，操作入口为主机‘智能’按键或APP‘自动模式’页面”）。

图示配合：复杂功能需配界面截图、结构示意图或操作流程图（截图需标注关键按钮/区域，示意图需标明部件名称）。

（六）使用方法

操作环境准备：硬件类需说明“开箱检查、电源连接、初始设置”；软件类需说明“安装、登录注册、权限开启”。

分步骤操作指南：按“操作目标→操作步骤→预期结果”结构编写，步骤不超过5步/项，避免跨步骤描述（示例见下表）。

常见场景操作：针对用户高频使用场景（如“首次连接WiFi”“数据导出”“故障重启”）单独说明。

（七