2025年合同档案管理制度文档(3篇).docxVIP

2025年合同档案管理制度文档(3篇)

合同档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，提高合同管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的合同档案管理工作。合同档案是指公司在经营管理活动中形成的与合同有关的各种文件、资料，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行记录、纠纷处理文件等。合同档案管理应遵循集中管理、分类归档、安全保密、方便查阅的原则。

二、管理职责

1.档案管理部门

负责制定和完善公司合同档案管理制度，并监督执行。

对公司合同档案进行集中统一管理，建立合同档案库。

指导各部门、各分支机构的合同档案管理工作，组织相关培训。

定期对合同档案进行整理、归档、保管和销毁等工作。

负责合同档案的查阅、借阅和复制等服务工作。

2.合同承办部门

负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作。

及时将合同档案移交档案管理部门，并办理移交手续。

协助档案管理部门对合同档案进行分类、编号和编目等工作。

负责本部门合同履行过程中相关文件、资料的收集和保管工作。

3.其他部门

积极配合档案管理部门和合同承办部门的工作，提供与合同有关的文件、资料。

遵守合同档案管理制度，不得擅自查阅、借阅或复制合同档案。

三、合同档案的收集与整理

1.收集范围

合同正式文本及附件，包括合同条款、技术协议、质量标准等。

合同签订过程中的往来文件，如要约、承诺、意向书、备忘录等。

合同审批文件，如合同审批表、会签意见等。

合同履行过程中的相关文件，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等。

合同变更、解除的相关文件，如变更协议、解除协议、通知等。

合同纠纷处理文件，如起诉状、答辩状、判决书、调解书、仲裁裁决书等。

2.收集要求

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正式文本及相关附件移交档案管理部门。

在合同履行过程中，合同承办部门应及时收集相关文件、资料，并在每月[X]日前将上月的合同履行文件移交档案管理部门。

合同变更、解除或纠纷处理结束后，合同承办部门应在[X]个工作日内将相关文件移交档案管理部门。

3.整理方法

档案管理部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同的性质、签订时间、合同主体等因素进行分类。

对每份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。

建立合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、合同主体、签订时间、有效期、保管期限等信息。

四、合同档案的保管

1.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期确定，分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。

重要合同、涉及公司重大权益的合同应永久保存；一般合同的保管期限为长期；短期合同的保管期限根据实际情况确定。

2.保管条件

档案管理部门应设置专门的合同档案库，配备必要的保管设备，如档案柜、防潮设备、防火设备、防虫设备等。

合同档案库应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应符合档案保管要求。

对重要合同档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。

3.保管安全

档案管理部门应建立严格的档案保管安全制度，加强对合同档案库的管理，防止档案丢失、损坏、被盗等情况发生。

非档案管理人员未经批准不得进入合同档案库。

定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

五、合同档案的查阅与借阅

1.查阅权限

公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。

公司外部人员因特殊原因需要查阅合同档案，应持有单位介绍信，并经公司领导批准后，方可查阅。

2.查阅要求

查阅人员应遵守档案管理规定，不得在合同档案上涂改、标记、撕毁等。

查阅人员不得将合同档案带出档案管理部门，如需复制合同档案，应办理复制手续。

3.借阅权限

公司内部人员因工作需要借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。

借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。

4.借阅要求

借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得泄露合同内容。

借阅期满后，借阅人员应及时归还合同档案，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。

六、合同档案的销毁

1.销毁条件

保管期限已满且无保存价值的合同档案。

经鉴定确已失去保存意义的合同档案。

2.销毁程序

档案管理部门定期对合同档案进行清理，提出销毁意见，并编制《合同档案销毁清册》。

《合同档案销毁清册》应包括合同编号、合同名称、合同主体、签订时间、保管期限、销毁原因等信息。

《合同档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公司领导批准后，方可进行销毁。

3.销毁要求

合同档案销毁应采用安全可靠的方式，如