标准化文档编写与审查工作流程表.docVIP

适用范围与应用场景

本工具模板类内容适用于各类企业、组织或团队在标准化文档编写与审查工作中的流程化管理，尤其适用于需要规范文档格式、保证内容准确性、提升协作效率的场景。例如：企业内部管理制度（如人力资源、财务、运营等制度）的制定与修订、项目计划书/可行性研究报告的编制、产品说明书/技术文档的发布前审核、合规性文件（如ISO体系文件、行业规范）的编写与审查，以及跨部门协作文档的标准化管理等。通过统一流程，可减少文档编写中的随意性，降低审查遗漏风险，保证文档内容符合组织要求及行业规范。

标准化文档编写与审查操作流程

一、文档启动阶段

需求明确

由文档发起部门（如行政部、项目部）明确文档编写目的、适用范围、核心内容及交付要求（如格式、截止日期）。

若为修订类文档，需说明修订背景（如政策变化、业务调整）及修订重点。

团队组建

指定文档编写负责人（部门主管），组建编写团队，明确编写人（专员）、资料提供人（如业务骨干、技术专家）及联络人。

若涉及跨部门内容，需提前协调相关部门指定对接人（部门接口人）。

模板选定

根据文档类型（如制度类、报告类、规范类）选择对应的标准模板（如《公司制度文件模板》《项目计划书模板》），保证模板包含必要章节（如目的、范围、职责、流程、附则等）。

二、初稿编写阶段

资料收集与整理

编写人根据需求收集相关资料，包括政策法规、现有文件、业务数据、技术标准等，保证资料来源可靠、数据准确。

对收集的资料进行分类整理，标注关键信息及引用依据。

内容撰写

严格遵循模板结构撰写内容，保证逻辑清晰、条理分明：

目的与范围：明确文档解决的问题及适用对象；

职责分工：清晰界定各部门/岗位在相关流程中的责任；

具体内容：流程步骤需具体可操作（如“申请人提交申请→部门负责人审核→分管领导审批”），标准需量化（如“审批时限不超过3个工作日”）；

附则：说明解释权、生效日期及修订机制。

语言表达需简洁、专业，避免歧义，禁用口语化或模糊表述（如“尽快”“大概”）。

格式规范

统一字体（如标题黑体、宋体）、字号（如标题三号、小四）、行距（如1.5倍）、页边距及页码格式；

图表需编号（如图1、表1）并注明标题，数据来源需标注；

参考文献需按规范格式（如GB/T7714）列出。

三、内部审核阶段

部门初审

编写人完成初稿后，提交至所在部门负责人（部门主管）进行初审，重点审核：

内容是否符合部门业务需求及职责分工；

流程是否与现有制度冲突；

数据、引用是否准确。

初审通过后，部门负责人在《文档编写与审查工作记录表》中签署“初审意见”及日期；若需修改，反馈具体修改要求至编写人。

交叉复核

对涉及跨部门内容的文档，由编写人将初稿发送至相关部门对接人（部门接口人）进行交叉复核，重点审核：

本部门职责描述是否准确；

流程中本部门环节是否可行；

是否存在遗漏或矛盾点。

各部门对接人需在2个工作日内反馈复核意见，编写人汇总意见并修订文档。

四、专业审查阶段

合规性审查

对于涉及法律法规、行业标准的文档（如质量手册、安全制度），需提交至法务部或合规专员（合规专员）进行合规性审查，重点审核：

内容是否符合最新政策法规（如《公司法》《产品质量法》）；

是否存在法律风险或违规条款。

合规审查通过后，签署“合规意见”；若需调整，明确修改依据（如具体法规条款）。

技术/业务审查

对技术性强或业务复杂的文档（如产品说明书、项目方案），需邀请相关领域专家（技术专家）或业务负责人进行审查，重点审核：

技术参数、流程步骤是否科学合理；

业务逻辑是否清晰，是否符合实际操作需求。

专家审查后，出具书面意见（或直接在文档中批注），编写人根据意见修订。

五、修订完善阶段

意见整合与修订

编写人汇总所有审核意见（初审、交叉复核、合规审查、专家审查），梳理问题清单，逐项修订文档，并保留修改痕迹（如使用Word“修订”模式）。

对存在争议的问题，由编写负责人组织相关部门召开协调会（协调会主持人），达成一致后修订。

终稿确认

修订完成后，编写人提交终稿至文档发起部门，由发起部门负责人（发起部门主管）确认内容完整、符合需求，并在《工作记录表》中签署“终稿确认意见”。

六、发布与归档阶段

审批发布

终稿需提交至分管领导（分管领导）或总经理（总经理）进行最终审批，审批通过后由行政部或指定部门（如文控中心）按统一格式编号、排版，正式发布（如通过公司OA系统、内部公告栏发布）。

发布时需明确生效日期及替代旧文件（若有）。

归档管理

发布后3个工作日内，由编写人将文档最终版（PDF及Word格式）、《文档编写与审查工作记录表》、审核意见等资料提交至档案管理部门（档案管理员）归档，保证文档可追溯。

档案管理部门需建立文档台账，记录文档编号、名称、版本、发布日期、归档日期等信息。

文档编写与审查工作记录表

文档