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行政流程通用标准执行手册
前言
为规范公司行政管理工作，统一各类行政流程的执行标准，提高工作效率，明确各环节职责，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工，涵盖日常行政工作中的高频场景，旨在通过标准化操作保证行政流程的规范性、高效性与合规性。
一、适用范围与典型场景
本手册适用于公司各部门、各岗位的行政事务处理，典型场景包括但不限于：
费用报销：员工因公产生的差旅费、办公费、招待费等费用报销流程；
用印管理：以公司名义对外出具的文件、合同、证明等材料用印申请流程；
会议组织：公司内部会议、外部会议的发起、筹备、召开及后续跟进流程；
办公用品申领：部门及日常办公所需文具、耗材、设备的申领与领用流程；
档案借阅：公司各类文件、合同、资料的内部借阅与归还流程。
二、标准化操作流程
（一）费用报销流程
申请发起
操作内容：员工在费用发生后3个工作日内，通过OA系统填写《费用报销申请表》，或提交纸质版至部门行政专员。
责任人：费用申请人*
所需材料：原始发票（需注明事由、日期、金额，且为合规发票）、费用明细清单（如差旅费需附行程单、住宿发票）、相关审批单（如招待费需附《业务招待申请表》）。
时限要求：费用发生之日起10个工作日内完成申请，逾期原则上不予受理。
部门审核
操作内容：部门负责人*或指定审核人对报销单据的合规性、真实性、合理性进行初审，重点核对发票与实际业务是否匹配、费用是否符合公司标准（如差旅住宿标准、招待费限额）。
责任人：部门负责人*
输出结果：审核通过后，在OA系统或纸质单据上签字确认；驳回并注明原因，退回申请人修改。
财务复核
操作内容：财务部门*对已通过部门审核的报销单据进行复核，检查发票真伪、金额计算准确性、附件完整性、是否符合会计准则及公司财务制度。
责任人：财务审核员*
输出结果：复核通过，提交至下一审批环节；复核不通过的，注明原因退回申请人或部门。
领导审批
操作内容：根据费用金额及审批权限，由相应层级领导审批（如5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理*审批）。
责任人：分管领导、总经理
输出结果：审批通过后，流程流转至财务部门；审批不通过的，流程终止并退回。
支付结算
操作内容：财务部门*在收到审批完成的报销单据后2个工作日内，通过银行转账或备用金方式向申请人支付款项，并在OA系统中更新报销状态。
责任人：出纳员*
输出结果：款项支付完成，向申请人发送到账通知。
资料归档
操作内容：财务部门*将报销单据、发票、审批单等资料整理归档，保存期限不少于5年。
责任人：档案管理员*
输出结果：形成完整报销档案，便于后续查阅。
（二）用印管理流程
用印申请
操作内容：申请人*填写《用印申请审批表》，注明用印材料名称、份数、用途、用印日期，并附需用印材料的电子版或纸质版。
责任人：申请人*
所需材料：需用印的文件/合同/证明（需内容完整、已审核无误）、用印申请审批表。
部门初审
操作内容：申请人所在部门负责人*对用印材料的必要性、内容合规性进行审核，确认用印用途与公司业务相关。
责任人：部门负责人*
输出结果：审核通过后签字；驳回并说明原因。
行政复核
操作内容：行政部门*对用印材料的格式规范性（如文件编号、签字盖章位置）、完整性（如合同条款齐全）及是否符合公司用印管理规定进行复核。
责任人：行政专员*
输出结果：复核通过，提交至用印审批人；复核不通过的，退回申请人修改。
领导审批
操作内容：根据用印材料类型及重要性，由相应领导审批（如一般文件由部门负责人审批，合同、对外证明由分管领导或总经理*审批）。
责任人：分管领导、总经理
输出结果：审批通过后，行政部门安排用印；审批不通过的，流程终止。
用印执行
操作内容：行政部门在审批通过后，由指定印章管理员在指定位置加盖公司公章或合同章，核对用印份数与申请一致，并在《用印登记表》中记录用印日期、材料名称、申请人、审批人等信息。
责任人：印章管理员*
输出结果：完成用印，材料交还申请人，登记表存档。
资料留存
操作内容：印章管理员*将用印后的材料复印件（或电子扫描件）与《用印申请审批表》《用印登记表》一并归档，保存期限不少于3年。
责任人：档案管理员*
输出结果：形成用印管理档案。
（三）会议组织流程
会议发起
操作内容：会议发起人*根据工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员、议程，并通过OA系统提交《会议组织申请表》，或联系行政部门协助筹备。
责任人：会议发起人*
所需材料：会议组织申请表（含主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备等）。
会前筹备
操作内容：行政部门*根据申请内容，落实会议场地（如会议室预订、布置）、设备调试（如投影仪、麦克风、视频会议系统）、材料准备（如会议议程、PPT、签到表）、茶水服务等
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