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行政工作事务分类与标准文档
一、文档目的与适用范围
为规范组织内部行政事务处理流程，明确各类事务的分类标准及标准化文档要求，提高行政工作效率，保障工作质量，特制定本分类与标准文档。本文件适用于企业、事业单位、机关等组织的行政管理部门，涵盖日常办公、会议管理、人事事务、资产管理、档案管理等核心行政场景，为行政人员提供事务分类指引及标准化文档编制依据。
二、行政事务分类标准制定流程
（一）明确分类维度
根据行政事务的性质、处理流程及管理需求，确定核心分类维度：
事务性质维度：按事务内容分为办公支持、会议管理、人事服务、资产运维、档案管理、后勤保障六大类；
处理流程维度：按事务处理阶段分为申请审批、执行实施、结果反馈、归档存储四类；
紧急程度维度：按处理时效分为常规（3个工作日内完成）、紧急（24小时内完成）、特急（即时处理）三级。
（二）梳理现有事务清单
通过调研行政工作台账、员工需求及历史数据，全面梳理当前需处理的行政事务，形成《行政事务清单（初稿）》，包含事务名称、发生频次、涉及部门、当前处理方式等基础信息。例如：办公用品申领、会议室预订、员工入职手续办理、办公设备维修、档案借阅等。
（三）划分事务类别并定义
基于分类维度，对《行政事务清单》中的事务进行归类，并明确每个类别的定义及边界，避免交叉或遗漏。例如：
办公支持类：指为保障日常办公顺利开展提供的事务，如办公用品采购与发放、文件打印复印、快递收发等；
会议管理类：指围绕会议筹备、召开、后续跟进的全流程事务，如会议室预订、会议材料准备、会议纪要撰写等；
人事服务类：指涉及员工入职、转正、离职、考勤等的人力资源相关事务，如劳动合同签订、社保公积金办理、请假审批等。
（四）制定标准文档要求
针对每个二级事务类别，明确其对应的标准文档类型及核心要素。例如：
办公用品申领类需填写《办公用品申领单》，包含申领部门、物品名称、规格型号、数量、用途、申领人等信息；
会议管理类需编制《会议纪要》，包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程、决议事项、责任人及完成时限等。
（五）审核与修订
组织行政管理部门负责人、各业务部门代表及法务（如需）对分类结果及标准进行评审，重点检查分类逻辑的合理性、文档要素的完整性及流程的可行性。根据评审意见修订完善后，形成正式版本并发布。
（六）发布实施与培训
通过内部办公系统、公告栏等方式发布《行政事务分类与标准文档》，组织行政人员及各部门对接人开展培训，讲解分类标准、文档填写规范及流程要求，保证全员理解并执行。
三、标准示例
（一）行政事务分类表（部分示例）
一级类别
二级类别
具体事项
事务说明
责任部门
办公支持类
办公用品管理
办公用品申领
部门因工作需要领取纸笔、文件夹等办公耗材
行政部-后勤组
办公支持类
办公用品管理
办公用品盘点
每季度对库存办公用品进行清点，核对账实情况
行政部-后勤组
会议管理类
会议筹备
会议室预订
提前预订会议室，确认设备需求（投影仪、麦克风等）
行政部-会务组
会议管理类
会议后续
会议纪要分发
会议结束后2个工作日内完成纪要撰写，经审核后分发至参会人员及相关领导
行政部-会务组
人事服务类
入职办理
员工入职手续
新员工劳动合同签订、工牌制作、社保公积金开户、办公位安排等
行政部-人事组
人事服务类
离职办理
员工离职交接
监督离职人员完成工作交接、资产归还、权限注销等流程
行政部-人事组
（二）标准文档信息表（示例）
文档名称
适用事务
核心内容要素
编制部门
生效日期
修订记录（日期/内容）
《办公用品申领单》
办公用品申领
申领部门、物品名称/规格/数量、用途、申领人/日期、审批人、领用人签字、发放日期
行政部-后勤组
2023-10-01
2024-01-15：增加“预算编号”字段
《会议纪要》
各类会议后续跟进
会议主题/时间/地点、参会人员、议程、决议事项、责任人、完成时限、附件清单
行政部-会务组
2023-10-01
2024-02-20：明确“决议事项需标注‘已完成/进行中/延期’”
（三）事务处理流程表（示例：会议室预订）
事务名称
流程步骤
责任岗位
所需材料/系统操作
时限要求
会议室预订
1.提交预订申请
申请人（各部门）
登录OA系统“会议室管理”模块，填写预订信息（时间/人数/需求）
会议开始前3个工作日
2.审核申请
行政部-会务组
核查会议室可用性及申请合理性
1个工作日内
3.确认预订
行政部-会务组
系统反馈审核结果，同步预订成功通知
审核通过后即时
4.会前准备
行政部-会务组
按需求布置会议室（调试设备、摆放桌牌、准备茶水等）
会议开始前30分钟
5.会后清洁
行政部-后勤组
检查会议室设施，恢复原状，关闭设备
会议结束后1小时内
四、关键注意事项
（一）分类逻辑需统
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