合同管理文档模板与流程.docVIP

合同管理与流程指南

一、合同管理体系的适用范围与应用场景

本合同管理体系适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务合作、技术开发、租赁、劳动合同等多类型合同场景。具体包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等，需明确供应商资质、交付标准、付款条件及质量保障条款；

销售类合同：产品销售、服务提供等，需约定客户需求、交付周期、验收标准及违约责任；

合作类合同：项目合作、联合研发、品牌授权等，需明确合作权责、利益分配、知识产权归属及退出机制；

其他专项合同：租赁、借款、保密协议等，需符合行业监管要求及内部管理制度。

二、合同全生命周期管理操作流程

（一）需求发起与审批阶段

需求提报

业务部门根据项目或业务需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、数量、预算金额、期望履行期限等核心要素。

附带材料：合作方资质文件（营业执照复印件、相关行业许可证等）、需求说明（如技术参数、服务标准）、过往合作记录（如有）。

内部审批

需求申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部门复核预算合理性，再报至法务部门*进行合规性预审（重点审查合作方主体资格、合同可行性）。

涉及重大金额（如超过万元）或战略合作的合同，需报请分管领导及总经理审批，最终形成《合同审批单》书面意见。

（二）合同文本起草阶段

起草主体

一般合同由业务部门根据审批通过的需求申请表起草；复杂或重大合同由法务部门*牵头，会同业务部门、财务部门共同拟定。

核心条款要求

主体信息：合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，需与营业执照一致；

标的与数量：明确产品名称、规格型号、服务内容、具体数量，避免模糊表述（如“一批”“若干”）；

质量标准：约定国家标准、行业标准或具体技术参数，附相关技术附件；

价款与支付：明确金额、币种、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）；

履行期限与地点：约定交付/服务开始时间、截止时间，明确履行地点（如“甲方仓库”“乙方指定项目现场”）；

违约责任：量化违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式，上限不超过实际损失的30%；

争议解决：约定仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，一般选择甲方所在地法院）；

保密条款：明保证密范围、期限及违约责任，涉及商业秘密的需单独签订《保密协议》；

生效条件：自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章）之日起生效，另有约定的除外。

（三）合同内部评审阶段

评审组织

法务部门牵头组织召开合同评审会，参与部门包括业务部门、财务部门、审计部门及使用部门（如需）。

评审重点

合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；

合规性：是否符合公司内部管理制度（如采购流程、预算管理）；

商务条款：价款、支付方式、履约周期是否与需求一致，是否存在商业风险；

财务风险：付款节点是否合理，质保金比例是否充足，发票开具要求是否明确。

评审结果处理

评审通过后，法务部门*出具《合同评审表》，明确“同意签署”及修改意见；

评审未通过的，由业务部门根据意见修改后重新提交评审，直至通过。

（四）合同签署与用印阶段

签署授权

合同签署人需为法定代表人或其书面授权的委托代理人，授权委托书需载明授权范围、期限并由法定代表人签字盖章。

用印管理

业务部门持《合同审批单》《合同评审表》及最终版合同文本，至行政部门*申请用印；

行政部门*核实审批手续齐全后，加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替），同步记录用印台账（含合同名称、编号、用印日期、份数）。

文本分发

合同一式X份（如正本2份、副本X份），正本由双方各执1份，副本由业务部门、财务部门、法务部门、档案管理部门*各执1份（电子版同步存档至公司合同管理系统）。

（五）合同履行与跟踪阶段

履约责任

业务部门为合同履约第一责任人，负责跟踪合作方履行进度（如生产、交付、验收），留存交货单、验收报告、付款凭证等书面证据。

异常处理

合作方未按约履约（如逾期、质量不合格），业务部门应在3个工作日内书面通知对方，要求限期整改并保留索赔权利；涉及重大违约的，立即上报分管领导及法务部门，启动争议解决程序。

付款管理

财务部门*凭业务部门提交的履约证明（如验收合格单）、发票及合同付款条款，办理付款手续，保证“无合同不付款”“无审批不付款”。

（六）合同变更与解除阶段

变更流程

需变更合同时由双方协商一致并签订《合同变更协议》，参照原合同审批流程履行内部评审及用印手续，变更协议作为原合同补充文件。

解除条件

符合法定解除条件（如不可抗力、根本违约）或约定解除条件的，由守约方向对方发出《合同解除通知书》，明确解除事由及