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行业通用会议计划与记录模板
一、模板适用说明
二、会议全流程操作指南
（一）会议筹备：从目标到落地的准备
明确会议核心目标
召集人需先清晰定义会议要解决的问题（如“确定Q3产品迭代方向”“解决跨部门协作流程卡点”），避免“为开会而开会”。
目标需具体、可衡量（例：“产出3个备选方案并确定优先级”而非“讨论产品方向”）。
确定参会人员与分工
根据目标筛选参会人：核心决策者（如部门负责人经理）、执行层（如项目专员李工）、相关方（如客户代表女士、技术支持工程师），避免无关人员参会。
提前指定角色：主持人（把控流程，保证目标达成）、记录人（实时整理要点，形成初稿）、材料准备人（提前分发会议资料）。
制定详细会议议程
议程需包含时间节点（精确到分钟）、议题内容、负责人、输出成果，示例：
时间
议题
负责人
输出成果
14:00-14:10
开场与目标确认
*经理
全员对齐会议目标
14:10-14:40
Q2数据复盘与问题分析
*分析师
数据报告、问题清单
14:40-15:20
Q3方案讨论与投票
*李工
3个备选方案及优先级排序
15:20-15:30
行动计划确认与下次会议安排
*秘书
待办事项清单、下次会议时间
议程需提前至少1天发送给参会人，预留材料阅读时间。
准备会议材料与场地
材料包括：背景资料（如数据报告、项目文档）、讨论素材（如方案PPT、需求清单）、输出模板（如待办事项表），保证材料简洁聚焦（单次会议材料不超过20页）。
场地与设备：提前预定会议室（按参会人数选择，10人以下用小型会议室，10人以上用中型会议室），测试投影仪、麦克风、视频会议软件（若线上参会）设备，保证网络稳定。
（二）会议执行：聚焦目标，高效推进
会议开场（5-10分钟）
主持人开场：问候参会人，重申会议目标与议程，明确时间限制（例：“今天会议1小时，核心目标是确定Q3方案，请围绕议题发言，避免跑题”）。
记录人分发签到表与会议资料，确认参会人到齐情况（缺席者需提前说明原因，后续同步会议记录）。
议题讨论（核心环节，按议程推进）
主持人控场：按议程顺序引导发言，保证每人发言紧扣议题，避免长时间垄断发言（单次发言不超过3分钟）。
关键技巧：对争议点组织集中讨论（例：“关于方案A的可行性，大家有哪些不同意见？请正反方各派1人代表发言”），对达成共识的内容及时确认（例：“刚才大家一致同意优先推进方案B，记录人请标注为决议1”）。
记录人实时记录：重点记录“讨论关键点”“不同意见”“临时动议”（例：“*工提出增加用户调研环节，需额外5天时间，待会后与市场部确认可行性”）。
决策与待办确认（会议结束前15分钟）
主持人总结讨论成果，明确决议事项（需包含“决策内容、依据、负责人”），例：“决议：Q3方案采用B方案，由*李工牵头，7月15日前输出详细执行计划，依据是用户调研数据支持率85%”。
梳理待办事项：明确“任务内容、负责人、截止时间、验收标准”，例：“待办1：协调技术部资源支持B方案开发，负责人*张工，截止7月10日，验收标准：确认开发人员名单与时间表”。
（三）会议收尾：记录归档，跟进落地
会议结束总结
主持人简要回顾会议成果（决议事项、待办清单），确认下一步行动计划（例：“今天会议确定了Q3方案方向，3个待办事项负责人请按时完成，记录人会后2天内发邮件给大家确认”）。
参会人可补充说明，无异议后宣布散会。
会议记录整理与分发
记录人需在会后24小时内完成记录整理，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心议程、讨论要点、决议事项、待办事项（需包含负责人、截止时间）。
记录需客观准确（避免主观评价），关键信息（如数据、时间、人名）需核对无误。
整理完成后，发送给所有参会人及相关方，并抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室），邮件标题统一格式：“【会议记录】[会议主题]-[日期]”。
待办事项跟进与闭环
召集人/记录人需在截止日前2天提醒负责人，保证任务按时推进。
待办完成后，负责人需反馈结果（例：“*张工反馈：技术部已确认开发资源，时间表详见附件”），记录人更新“待办跟踪表”，标注“已完成”。
若遇延期，需说明原因并调整时间，保证问题闭环。
三、核心模板表格
表1：会议计划表（筹备阶段填写）
会议基本信息
会议主题
例：Q3产品迭代方向研讨会
会议时间
例：2023年7月5日14:00-15:00
会议地点/线上
例：公司3楼会议室A/腾讯会议ID：123-456-789
召集人
例：产品部*经理
主持人
例：产品部*经理
记录人
例：行政部*秘书
参会人员（含部门/职务）
例：产品部经理（召集人）、研发部李工（技术负责人）、市场部女士（用户调研负责人）、客户代表先生（特邀嘉宾）
会议目标
例：确定Q3产品迭代核心方向，输出3个备选方案并
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