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采购申请与审批标准化作业表单

一、适用范围与业务场景

本标准化作业表单适用于公司各部门在日常运营中产生的各类采购需求，包括但不限于办公用品、生产耗材、设备配件、服务外包（如保洁、维修）等非固定资产类采购。当部门因工作需要需采购物品或服务时，均需通过此表单发起申请，保证采购流程规范、透明，资源合理配置。特别适用于预算内常规采购，对于紧急采购或大额固定资产采购，可在此基础上补充专项说明。

二、标准化操作流程

（一）采购需求发起

填写申请表：申请人根据实际需求，完整填写《采购申请与审批表》（详见第三部分模板），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及供应商建议（如有）。

附件准备：若采购物品有技术参数要求或服务有明确标准，需附上《采购需求说明书》；若涉及多家比价，需附《供应商报价单》（至少2家供应商报价）。

内部初审：申请人将填写完整的表单及附件提交至部门负责人，确认需求合理性及部门预算匹配度。

（二）部门负责人审核

审核重点：部门负责人需核对采购需求是否与部门工作计划匹配，数量、规格是否合理，预算是否在部门年度预算范围内。

意见签署：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认；若需调整，需注明修改意见并退回申请人重新填写。

（三）采购部门复核

合规性审查：采购部门收到表单后，重点审核采购品类是否符合公司采购目录（如是否需招标、是否有定点供应商），预估价格是否合理（参考历史采购价或市场均价）。

供应商确认：若无指定供应商，采购部门需在2个工作日内完成供应商比价或选型，将最优供应商信息反馈至申请人；若有指定供应商，需核实其资质及供货能力。

意见反馈：复核通过后，在“采购部门意见”栏签字；若不通过，注明原因并退回原部门。

（四）财务部门审核

预算核对：财务部门根据采购部门复核通过的表单，核对采购金额是否纳入当期预算，预算科目是否正确。

资金安排：确认预算后，在“财务部门意见”栏签署“预算已落实”或“需调整预算”；若涉及跨期预算，需注明资金支付计划。

（五）审批人审批

分级审批：根据采购金额执行分级审批：

金额≤5000元：由部门负责人与采购部门负责人双签审批；

5000元＜金额≤20000元：需增加财务部门负责人审批；

金额＞20000元：需提交至公司分管副总经理审批。

最终确认：审批人在“审批意见”栏签署“同意”或“否决”，并注明理由（如否决需明确整改方向）。

（六）采购执行与归档

订单下达：审批通过后，采购部门根据表单信息与选定的供应商签订采购合同或下达订单，明确交付时间、质量标准及付款方式。

验收确认：物品到货或服务完成后，申请人联合使用部门、采购部门共同验收，在《验收单》上签字确认，保证与申请需求一致。

资料归档：采购部门将《采购申请与审批表》《供应商报价单》《采购合同》《验收单》等资料整理成册，按月度归档保存，保存期限不少于3年。

三、采购申请与审批表（模板）

基本信息

申请单号

（由采购部门按年度统一编制，如CG-2024-001）

申请部门

申请人

*明

联系方式

内部分机号：

申请日期

年月日

采购类别

□办公用品□生产耗材□设备配件□服务外包□其他（请注明）

采购需求明细

序号

物品/服务名称

1

2

3

合计金额（大写）

供应商信息

建议供应商名称

（若有，请填写；若无，由采购部门指定）

联系人

联系方式

（填写固定电话或公司内部联系方式）

报价单附件

□已附□无需（如为服务类采购，需附服务方案）

审批流程

部门负责人意见

签字：__________日期：年月日

□同意□不同意（理由：_________________________）

采购部门意见

签字：__________日期：年月日

□同意□需调整（调整内容：_________________________）

□不同意（理由：_________________________）

财务部门意见

签字：__________日期：年月日

□预算已落实□需调整预算（调整说明：_________________________）

□预算不足（理由：_________________________）

审批人意见

（根据金额分级审批）签字：__________日期：年月日

□同意□否决（理由：_________________________）

备注信息

特殊需求说明

（如紧急采购、定制化要求、交付时限等）

附件清单

□采购需求说明书□供应商报价单（共_页）□其他：_______________

四、使用注意事项

信息填写规范：所有栏目需用黑色签字笔或电脑打印填写，保证内容真实、完整，不得涂改；规格型号、用途说明需详细，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）。

审批时效要求：各环节审批人