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财务共享中心日常操作手册与规范

前言

本手册旨在规范财务共享中心（以下简称“共享中心”）的日常运营流程与操作行为，确保财务数据处理的准确性、及时性、合规性与安全性，提升整体工作效率与服务质量。共享中心全体人员须严格遵照本手册规定执行各项工作。本手册将根据业务发展与管理需求适时修订，相关人员应关注更新并遵照最新版本执行。

第一章基本原则

1.1准确性原则

所有财务数据的录入、核算与报告必须以真实、合法的原始凭证为依据，确保数据无误。操作人员在处理每一笔业务时，均需仔细核对相关信息，对不确定事项及时与相关部门或人员沟通确认。

1.2及时性原则

各项业务处理应在规定时限内完成，避免因延迟影响财务信息的时效性及业务部门的正常运作。对于紧急事项，应启动加急处理流程，并做好记录。

1.3合规性原则

严格遵守国家财经法律法规、公司财务管理制度及共享中心内部操作规程。对于不符合规定的业务，应拒绝处理并向主管汇报，同时提示业务发起部门进行整改。

1.4保密性原则

共享中心人员接触大量敏感财务信息，须严格遵守公司保密规定，不得私自泄露、传播或用于与工作无关的目的。严禁私自拷贝、留存或向外部人员提供公司财务数据。

1.5协作性原则

共享中心内部各岗位之间、共享中心与业务部门之间应保持良好沟通与协作，共同解决业务处理中遇到的问题，提升整体财务服务水平。

第二章组织架构与岗位职责

2.1组织架构概述

共享中心通常包含以下核心职能模块：费用报销组、应付账款组、应收账款组、资金结算组、总账报表组及综合支持组。各模块在共享中心负责人的统一领导下开展工作。

2.2核心岗位职责

*共享中心负责人：全面负责共享中心的运营管理，制定工作计划，协调内外部关系，确保共享中心目标达成。

*费用报销组：负责员工日常费用报销单据的接收、审核、账务处理及付款申请。

*应付账款组：负责供应商发票的接收、校验、账务处理、付款安排及对账工作。

*应收账款组：负责客户收款的确认、账务处理、账龄分析及催款支持。

*资金结算组：负责各类款项的支付操作、银行账户管理、资金头寸监控及银行对账。

*总账报表组：负责总账科目的核对与维护、期末结账、财务报表的编制与报送。

*综合支持组：负责共享中心的流程优化、系统运维支持、人员培训及日常行政事务。

第三章核心业务流程操作规范

3.1费用报销处理

3.1.1单据接收与初步审核

接收业务部门提交的费用报销单据，检查单据的完整性（如报销单、原始发票、行程单等是否齐全）。

初步审核发票的合规性，包括发票抬头、税号、开票日期、发票类型、金额等要素是否符合要求。

对不符合要求的单据，一次性告知报销人需补充或更正的内容。

3.1.2费用标准与政策复核

根据公司费用报销政策及标准，复核报销事项是否符合规定，如差旅费中的交通、住宿标准，业务招待费的审批权限等。

重点关注费用发生的真实性、合理性及相关性，对异常费用需向报销人或其部门负责人进行核实。

3.1.3账务处理与付款申请

对审核通过的报销单据，准确录入财务系统，选择正确的费用科目、成本中心及项目信息。

生成付款申请，提交至资金结算组安排付款。付款信息应与报销单信息一致，确保收款人、账号无误。

3.2付款业务处理

3.2.1付款申请审核

接收来自费用报销组、应付账款组及其他业务部门的付款申请，审核申请单的完整性、审批流程的合规性。

核对付款金额、收款人信息、银行账户等关键要素，确保与原始依据一致。

3.2.2资金支付与账务处理

根据付款申请的优先级及资金状况，统筹安排付款。

通过网上银行或其他支付系统进行支付操作，支付过程中需执行双人复核机制。

支付完成后，及时在财务系统中进行账务处理，更新付款状态。

3.2.3银行对账

每日接收银行对账单，及时与财务系统中的银行存款日记账进行核对。

对未达账项进行逐笔核查，编制银行存款余额调节表，并跟踪处理差异。

3.3核算业务处理

3.3.1凭证审核与过账

对录入系统的记账凭证进行复核，检查借贷平衡、科目运用、金额及附件的准确性。

复核无误后进行凭证过账，确保数据准确记入相关账簿。

3.3.2期末结账

月末按照既定流程进行各项账务清理与核对工作，包括往来款项核对、存货盘点核对、固定资产折旧计提等。

确保所有经济业务均已及时、准确入账，在规定时间内完成结账操作。

3.3.3财务报表编制

根据总账数据及相关明细账，按照会计准则及公司规定的格式编制财务报表。

对报表数据进行勾稽关系检查与合理性分析，确保报表信息真实、准确、完整。

第四章系统操作与数据管理

4.1财务系统操作规范

操作人员须使用本人账号登录财务系统，妥善保管密码，定期更换，并对个人账号下的操作行为负责。

严格按照业务流程在系统中