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企业公文撰写格式化工具模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业内部及对外正式公文的标准化撰写，涵盖日常管理、跨部门协作、对外沟通、向上汇报等场景。具体包括但不限于：

内部管理类：通知、通报、会议纪要、工作计划、工作总结；

请示报告类：事项请示、工作汇报、专项报告；

对外沟通类：函（商洽函、询问函、答复函）、合作邀请函；

规范制度类：管理办法、规定、细则、岗位职责说明。

无论企业规模大小、行业属性（制造业、服务业、互联网等），均可通过本模板保证公文格式规范、内容逻辑清晰，提升公文专业性与传达效率。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）前期准备阶段

明确发文目的与核心诉求

确定公文需解决的具体问题（如传达要求、请求批准、汇报进展等）；

划分受众（上级单位、内部部门、外部合作方等），调整语言风格与内容详略。

收集整理基础资料

梳理相关政策文件、数据支撑、背景信息（如《公司2024年经营目标》《部门Q1业绩数据》）；

确认发文权限（如需总经理签发的“请示”需提前与分管领导沟通）。

确定公文文种

根据目的选择合适文种（示例）：

需上级批准→“请示”；

传达事项→“通知”；

汇报工作→“报告”；

不相隶属单位商洽工作→“函”。

（二）内容撰写阶段

搭建框架结构

标准公文结构：标题→主送机关→→附件（如有）→发文机关→成文日期；

逻辑层次：开头（背景/目的）→主体（事项/措施/数据）→结尾（要求/展望/结语）。

填充核心内容

简洁明了，格式为“发文机关+事由+文种”（示例：《公司关于开展2024年度安全生产培训的通知》）；

主送机关：顶格书写，全称或规范化简称（示例：“公司各部门、各子公司：”）；

开头：说明发文依据（如“根据公司年度工作安排”）或目的（如“为提升员工安全意识”）；

主体：分点阐述事项，条理清晰（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号）；

结尾：根据文种规范（通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”）。

规范语言表达

使用书面语，避免口语化、模糊表述（如“尽快改为“于X月X日前完成”）；

数据准确、术语统一（如“营收增长率”而非“收入增长”）。

（三）审核校对阶段

初审（拟稿人自查）

检查内容完整性（是否覆盖核心诉求）、逻辑连贯性（段落衔接是否自然）；

核对关键信息（人名、日期、数据、文种）。

复核（部门负责人审核）

确认内容是否符合部门职责、是否与其他制度冲突；

修改表述不当处（如过于绝对的表述“必须”改为“应”）。

终审（分管领导/签发人审批）

重要公文（如请示、制度类文件）需经分管领导签字或盖章确认；

最终定稿后，标注“已审核”及审核人姓名（示例：“审核人：*副总经理”）。

（四）排版印发阶段

格式排版

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：固定值28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

页码：页脚居中，四号宋体，格式为“-X-”（X为页码）。

校对印发

三审三校：检查错别字、标点符号、格式统一性（如附件名称与是否一致）；

正式印发：根据份数需求打印、盖章，并做好登记（示例：《文件登记表》需记录文号、份数、领取部门）。

三、公文格式模板与要素说明

（一）通用公文结构模板（以“通知”为例）

要素

格式要求

示例

标题

居中，二号小标宋简体，不加书名号

《公司关于2024年端午节放假安排的通知》

主送机关

顶格书写，三号仿宋，后加冒号

公司各部门、全体员工：

首行缩进2字符，三号仿宋，段落分明

一、放假时间：2024年6月8日至6月10日，共3天，6月11日（星期三）正常上班。二、注意事项：（一）各部门需在放假前关闭电源、锁好门窗，做好安全防范；（二）值班人员需按时到岗，保持通讯畅通。

附件

下空一行左空2字符，三号仿宋，注明“附件：X”，后接冒号和附件名称

附件：《公司2024年端午节值班表》

发文机关

成文日期上居中，三号仿宋，全称或规范化简称

公司行政部

成文日期

发文机关下方，右空4字符，三号仿宋，用阿拉伯数字（年-月-日）

2024-05-20

（二）常见公文要素差异表

文种

适用场景

核心要素

特殊要求

请示

向上级请求指示、批准

请示缘由、请示事项、请示结语（妥否，请批示）

一文一事，不得抄送下级机关

报告

向上级汇报工作、反映情况

工作进展、存在问题、下一步计划、结语（特此报告）

不得夹带请示事项，无需上级批复

函

不相隶属机关之间商洽工作、询问答复

事由、具体事项、函告事项

语气谦和，标注“函告”或“函复”

会议纪要

记录会议主要内容和议定事项

会议时间、地点、参会人员、议题、决议

需参会人员签字确认，作为执行依据

四、撰写规范与常见问题规避

（一）格式规范要点

数字与标点

年份、金额、日期